Board Meeting Minutes Denmark

Et bestyrelsesreferat i Danmark er det dokument, der gengiver forhandlingerne og beslutningerne på et bestyrelsesmøde i et anpartsselskab (ApS) eller aktieselskab (A/S). Referatet dokumenterer, hvilke medlemmer der deltog, hvad der blev drøftet, og hvilke beslutninger bestyrelsen traf. Det er reguleret af selskabsloven (lovbekendtgørelse nr. 1168 af 1. september 2023), hvor § 128 kræver, at der føres en forhandlingsprotokol over bestyrelsens møder.

Bestyrelsen er det ledelsesorgan, der varetager den overordnede og strategiske ledelse af selskabet og fører tilsyn med direktionen. For et aktieselskab er en bestyrelse eller et tilsynsråd obligatorisk, mens et anpartsselskab kan vælge at have en bestyrelse ud over direktionen, men ikke er forpligtet hertil, jf. selskabsloven § 111. Når et selskab har en bestyrelse, fastlægger denne selskabets politikker og budgetter, ansætter og fører tilsyn med direktionen og træffer beslutninger om væsentlige forhold, der ligger ud over den daglige ledelse.

Bestyrelsens pligter fremgår blandt andet af selskabsloven § 115. Bestyrelsen skal sikre en forsvarlig organisation af selskabets virksomhed, påse at bogføringen og regnskabsaflæggelsen sker på en måde, der er tilfredsstillende, og at der er etableret de nødvendige procedurer for risikostyring og interne kontroller. Bestyrelsen skal desuden løbende vurdere selskabets økonomiske situation og sikre, at kapitalberedskabet til enhver tid er forsvarligt. Bestyrelsesreferatet dokumenterer, at bestyrelsen har varetaget disse pligter.

Bestyrelsesmødet ledes normalt af bestyrelsesformanden, jf. selskabsloven § 123, der indkalder til møder, fastsætter dagsordenen og sikrer, at møderne afholdes, når det er nødvendigt. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når over halvdelen af medlemmerne er repræsenteret, medmindre vedtægterne stiller strengere krav, jf. selskabsloven § 124. Beslutninger træffes som udgangspunkt ved simpelt flertal blandt de tilstedeværende medlemmer, og ved stemmelighed kan formandens stemme være afgørende, hvis vedtægterne bestemmer det. Et bestyrelsesmøde kan afholdes fysisk, telefonisk eller elektronisk, hvis det er foreneligt med en forsvarlig udførelse af bestyrelsens hverv.

Bestyrelsesreferatet underskrives af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer og indføres i selskabets forhandlingsprotokol, jf. selskabsloven § 128. Et medlem, der ikke er enig i en beslutning, har ret til at få sin opfattelse ført til protokols. Referatet er et vigtigt bevis for, at bestyrelsen har truffet en bestemt beslutning, og det har betydning ved en eventuel senere vurdering af ledelsesansvar.

Bestyrelsesreferatet adskiller sig fra et generalforsamlingsreferat, der dokumenterer kapitalejernes beslutninger på generalforsamlingen, og fra vedtægterne, der er selskabets grundlov. Bestyrelsesreferatet vedrører ledelsens beslutninger, mens generalforsamlingsreferatet vedrører ejernes. Forms-legal.com leverer en skabelon til bestyrelsesreferat, men selskabet bør sikre, at referatet tilpasses den konkrete dagsorden, og at det opbevares systematisk i forhandlingsprotokollen som dokumentation for bestyrelsens arbejde.

Et bestyrelsesreferat i Danmark er nødvendigt, hver gang et selskab med en bestyrelse afholder et bestyrelsesmøde, da selskabsloven § 128 kræver, at der føres forhandlingsprotokol. Følgende situationer kræver et bestyrelsesreferat.

Løbende bestyrelsesmøder. Selskaber med en bestyrelse afholder typisk møder med faste mellemrum, for eksempel kvartalsvis, hvor bestyrelsen gennemgår selskabets drift og økonomi, godkender budgetter og træffer strategiske beslutninger. Hvert møde dokumenteres i et referat, der viser, at bestyrelsen har varetaget sine pligter efter selskabsloven § 115, herunder tilsynet med direktionen og vurderingen af kapitalberedskabet.

Godkendelse af årsrapport og budgetter. Når bestyrelsen godkender udkastet til årsrapport, før det forelægges generalforsamlingen, eller godkender selskabets budget for det kommende år, dokumenteres beslutningen i et bestyrelsesreferat. Referatet viser, at bestyrelsen har behandlet og godkendt det regnskabsmæssige grundlag, hvilket har betydning for ansvarsfordelingen.

Væsentlige forretningsmæssige beslutninger. Når bestyrelsen træffer beslutninger om forhold, der ligger ud over den daglige ledelse, for eksempel optagelse af større lån, indgåelse af væsentlige kontrakter, køb eller salg af aktiver eller etablering af et datterselskab, dokumenteres beslutningen i et referat. Direktionen kan ikke uden bestyrelsens beslutning foretage dispositioner af usædvanlig art eller stor betydning, jf. selskabsloven § 117.

Ansættelse og tilsyn med direktionen. Når bestyrelsen ansætter, fastsætter vilkår for eller afskediger en direktør, dokumenteres beslutningen i et bestyrelsesreferat. Bestyrelsens tilsyn med direktionen er en central del af dens opgaver, og referatet viser, at tilsynet er udøvet, og at ansættelsesbeslutninger er truffet korrekt.

Håndtering af økonomiske vanskeligheder. Når selskabet kommer i økonomiske vanskeligheder, og kapitalberedskabet trues, skal bestyrelsen handle og overveje tiltag som kapitaltilførsel, omkostningsreduktion eller i sidste ende rekonstruktion eller konkurs. Bestyrelsens vurderinger og beslutninger i denne situation bør nøje dokumenteres i referater, da de har stor betydning ved en eventuel senere vurdering af ledelsesansvar.

Forberedelse af generalforsamling. Når bestyrelsen forbereder en ordinær eller ekstraordinær generalforsamling, herunder fastlægger dagsordenen og indstillinger til kapitalejerne, dokumenteres dette i et bestyrelsesreferat. Referatet viser, at indkaldelsen og forslagene er behandlet af bestyrelsen.

Dokumentation ved ansvarsvurdering og transaktioner. Bestyrelsesreferater har stor betydning, hvis der senere rejses spørgsmål om bestyrelsens ansvar, for eksempel efter en konkurs, eller ved due diligence i forbindelse med et salg eller en investering. Køberens rådgivere gennemgår referaterne for at vurdere, hvordan selskabet er blevet ledet, og om beslutninger er truffet forsvarligt. Velførte referater beskytter bestyrelsesmedlemmerne ved at dokumentere, at de har handlet ansvarligt og i selskabets interesse.

Et retligt holdbart bestyrelsesreferat i Danmark indeholder følgende elementer for at opfylde selskabsloven § 128 og dokumentere bestyrelsens beslutninger korrekt.

Identifikation af selskab og møde. Selskabets navn og CVR-nummer samt datoen og stedet eller formen for mødet. Et bestyrelsesmøde kan afholdes fysisk, telefonisk eller elektronisk, og dette bør angives. En klar identifikation knytter referatet entydigt til selskabet og det konkrete møde. For en komplet tjekliste og relaterede skabeloner kan du besøge forms-legal.com.

Deltagere og mødeleder. Angivelse af, hvilke bestyrelsesmedlemmer der er til stede, og hvem der leder mødet, normalt bestyrelsesformanden, jf. selskabsloven § 123. Eventuelle fraværende medlemmer angives, så det kan vurderes, om bestyrelsen er beslutningsdygtig. Hvis en direktør eller andre deltager uden stemmeret, bør dette fremgå.

Konstatering af beslutningsdygtighed. Angivelse af, at bestyrelsen er beslutningsdygtig. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når over halvdelen af medlemmerne er repræsenteret, medmindre vedtægterne stiller strengere krav, jf. selskabsloven § 124. Mødelederen konstaterer beslutningsdygtigheden ved mødets begyndelse.

Godkendelse af forrige referat. Angivelse af, at referatet fra det forrige bestyrelsesmøde er godkendt. Godkendelsen sikrer kontinuitet og bekræfter, at det tidligere referat er en korrekt gengivelse af forhandlingerne.

Status for drift og økonomi. En gengivelse af den orientering, bestyrelsen har modtaget om selskabets drift og økonomiske situation, for eksempel gennemgang af et periode- eller kvartalsregnskab, likviditet og igangværende projekter. Bestyrelsen skal løbende vurdere, at kapitalberedskabet er forsvarligt, jf. selskabsloven § 115, og referatet dokumenterer denne vurdering.

Trufne beslutninger og flertal. En angivelse af de konkrete beslutninger, bestyrelsen har truffet, og med hvilket flertal. Beslutninger træffes som udgangspunkt ved simpelt flertal blandt de tilstedeværende medlemmer, jf. selskabsloven § 124. Hver beslutning bør beskrives konkret, så det entydigt fremgår, hvad bestyrelsen har besluttet.

Uenighed og protokoltilførsel. Angivelse af, hvis et medlem ikke er enig i en beslutning og ønsker sin opfattelse ført til protokols. Retten til at få en afvigende opfattelse ført til protokols er væsentlig ved en eventuel senere vurdering af ansvar, da et medlem, der har stemt imod en beslutning, kan undgå ansvar for den.

Eventuelt og næste møde. Angivelse af eventuelle øvrige drøftelser under punktet eventuelt samt tidspunktet for næste bestyrelsesmøde. Dette sikrer kontinuitet i bestyrelsens arbejde og en klar planlægning af de kommende møder.

Afslutning og underskrift. Angivelse af, at mødet blev hævet, samt dato. Referatet underskrives af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer og indføres i selskabets forhandlingsprotokol, jf. selskabsloven § 128. Et underskrevet referat er et vigtigt bevis for bestyrelsens beslutninger. Vi anbefaler at gennemgå relaterede skabeloner som generalforsamlingsreferat og direktørkontrakt for fuldstændig dokumentation af selskabets ledelse.

Et bestyrelsesreferat i Danmark udfyldes omhyggeligt gennem følgende trin, så det opfylder selskabsloven § 128 og dokumenterer beslutningerne korrekt.

Trin 1 - Identificer selskabet og mødet. Angiv selskabets navn og CVR-nummer samt dato og sted eller form for mødet. Skriv datoen i dansk datoformat (DD-MM-ÅÅÅÅ). Angiv, om mødet afholdes fysisk, telefonisk eller elektronisk.

Trin 2 - Angiv mødeleder og deltagere. Anfør, hvem der leder mødet, normalt bestyrelsesformanden efter selskabsloven § 123, og hvilke bestyrelsesmedlemmer der er til stede. Angiv eventuelle fraværende medlemmer samt eventuelle deltagere uden stemmeret, for eksempel direktøren eller revisor.

Trin 3 - Konstater beslutningsdygtighed. Lad mødelederen konstatere, at bestyrelsen er beslutningsdygtig. Bestyrelsen er som udgangspunkt beslutningsdygtig, når over halvdelen af medlemmerne er repræsenteret, medmindre vedtægterne stiller strengere krav, jf. selskabsloven § 124.

Trin 4 - Godkend forrige referat. Angiv, om referatet fra det forrige bestyrelsesmøde blev godkendt. Godkendelsen bekræfter, at det tidligere referat er en korrekt gengivelse, og skaber kontinuitet i protokollen.

Trin 5 - Gennemgå status for drift og økonomi. Beskriv den orientering, bestyrelsen modtog om selskabets drift og økonomi, for eksempel gennemgang af kvartalsregnskab, likviditet og igangværende projekter. Husk, at bestyrelsen løbende skal vurdere, at kapitalberedskabet er forsvarligt efter selskabsloven § 115.

Trin 6 - Beskriv de trufne beslutninger. Angiv de konkrete beslutninger, bestyrelsen traf, for eksempel godkendelse af budget, optagelse af lån, indgåelse af en væsentlig kontrakt eller ansættelse af en medarbejder. Beskriv hver beslutning konkret, så det entydigt fremgår, hvad der blev besluttet, og angiv flertallet.

Trin 7 - Notér eventuel uenighed. Hvis et medlem ikke er enig i en beslutning og ønsker sin opfattelse ført til protokols, angives dette i referatet. Det har betydning ved en eventuel senere vurdering af ansvar, da et medlem, der har stemt imod, kan undgå ansvar for beslutningen.

Trin 8 - Behandl eventuelt og næste møde. Angiv eventuelle øvrige drøftelser under punktet eventuelt samt tidspunktet for næste bestyrelsesmøde. En klar planlægning af kommende møder sikrer kontinuitet i bestyrelsens arbejde.

Trin 9 - Afslut og underskriv. Angiv, at mødet blev hævet, samt datoen. Lad de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer underskrive referatet. Det underskrevne referat indføres i selskabets forhandlingsprotokol efter selskabsloven § 128.

Trin 10 - Opbevar referatet systematisk. Sørg for, at referatet opbevares i selskabets forhandlingsprotokol sammen med de tidligere referater. En systematisk opbevaring sikrer, at bestyrelsens beslutninger kan dokumenteres ved en senere ansvarsvurdering eller ved due diligence i forbindelse med et salg eller en investering.

Et bestyrelsesreferat i Danmark er omfattet af selskabsloven og tilknyttet selskabs- og ansvarsret, der fastsætter krav til bestyrelsens arbejde og dokumentation.

Selskabsloven § 128 (forhandlingsprotokol). Selskabsloven § 128 kræver, at der over forhandlingerne på bestyrelsens møder føres en forhandlingsprotokol, der underskrives af samtlige tilstedeværende medlemmer. Bestyrelsesreferatet udgør denne protokol. Et medlem, der ikke er enig i en beslutning, har ret til at få sin opfattelse ført til protokols. Manglende protokol svækker dokumentationen for, at bestyrelsen har truffet sine beslutninger forsvarligt.

Bestyrelse i ApS og A/S. For et aktieselskab er en bestyrelse eller et tilsynsråd obligatorisk, mens et anpartsselskab kan vælge at have en bestyrelse, men ikke er forpligtet hertil, jf. selskabsloven § 111. Har et ApS en bestyrelse, skal den bestå af mindst tre medlemmer. Reglerne om bestyrelsens arbejde i selskabsloven gælder, når selskabet har en bestyrelse.

Bestyrelsens pligter (selskabsloven § 115). Bestyrelsen skal varetage den overordnede og strategiske ledelse og sikre en forsvarlig organisation af selskabets virksomhed. Bestyrelsen skal påse, at bogføring og regnskabsaflæggelse foregår tilfredsstillende, at der er etableret de nødvendige procedurer for risikostyring og interne kontroller, og at selskabets kapitalberedskab til enhver tid er forsvarligt. Referatet dokumenterer, at bestyrelsen har varetaget disse pligter.

Formandens rolle og indkaldelse (selskabsloven § 123). Bestyrelsesformanden skal sørge for, at bestyrelsen holder møde, når det er nødvendigt, og påse, at samtlige medlemmer indkaldes. Et medlem af bestyrelsen eller en direktør kan forlange, at bestyrelsen indkaldes. Formanden leder normalt mødet og sikrer, at forhandlingerne og afstemningerne foregår korrekt.

Beslutningsdygtighed og flertal (selskabsloven § 124). Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når over halvdelen af samtlige medlemmer er repræsenteret, medmindre vedtægterne stiller strengere krav. Beslutninger træffes ved simpelt flertal blandt de tilstedeværende, og vedtægterne kan bestemme, at formandens stemme er afgørende ved stemmelighed. Referatet skal angive det opnåede flertal.

Forholdet mellem bestyrelse og direktion (selskabsloven § 117). Direktionen varetager den daglige ledelse og skal følge de retningslinjer og anvisninger, bestyrelsen har givet. Dispositioner af usædvanlig art eller stor betydning kan direktionen kun foretage efter bemyndigelse fra bestyrelsen, medmindre bestyrelsens beslutning ikke kan afventes uden væsentlig ulempe. Bestyrelsesreferatet dokumenterer de bemyndigelser og beslutninger, bestyrelsen har truffet.

Ledelsesansvar. Medlemmer af bestyrelsen kan pålægges erstatningsansvar efter selskabsloven §§ 361 ff., hvis de under udførelsen af deres hverv forsætligt eller uagtsomt har påført selskabet, kapitalejere eller tredjemand skade. Bestyrelsesreferater har stor betydning ved vurderingen af ansvar, da de dokumenterer, hvordan beslutninger er truffet, og om et medlem har stemt imod en skadevoldende beslutning.

Tavshedspligt og habilitet. Bestyrelsesmedlemmer er underlagt tavshedspligt om selskabets forhold og må ikke deltage i behandlingen af spørgsmål, hvor de har en væsentlig interesse, der kan stride mod selskabets, jf. reglerne om inhabilitet i selskabsloven § 131. Ved tvister om bestyrelsens beslutninger anvendes dansk ret, og sager behandles ved byret med mulighed for anke til landsret, eller ved Sø- og Handelsretten i selskabsretlige sager i Storkøbenhavn.

Et bestyrelsesreferat i Danmark svækkes af følgende fejl, der ofte begås, og som kan medføre uklarhed om beslutninger eller øget ansvarsrisiko.

Fejl 1 - Manglende referat overhovedet. En udbredt fejl er helt at undlade at føre referat af bestyrelsesmøderne, særligt i mindre selskaber, hvor ejer og bestyrelse er sammenfaldende. Selskabsloven § 128 kræver en forhandlingsprotokol, og uden referater mangler bestyrelsen dokumentation for, at den har varetaget sine pligter. Udarbejd altid et referat af hvert bestyrelsesmøde.

Fejl 2 - Upræcis beskrivelse af beslutninger. Et referat, der blot angiver, at et punkt blev drøftet, uden at gengive den konkrete beslutning, er utilstrækkeligt som dokumentation. Beskriv hver beslutning konkret, for eksempel beløb, modpart og vilkår, så det entydigt fremgår, hvad bestyrelsen har besluttet, og hvilken bemyndigelse direktionen har fået.

Fejl 3 - Manglende notering af uenighed. Hvis et bestyrelsesmedlem stemmer imod en beslutning, men dette ikke fremgår af referatet, kan medlemmet senere få vanskeligt ved at frigøre sig for ansvar for beslutningen. Et medlem, der er uenig, har ret til at få sin opfattelse ført til protokols efter selskabsloven § 128. Notér altid afvigende opfattelser i referatet.

Fejl 4 - Manglende dokumentation af økonomivurdering. Bestyrelsen skal løbende vurdere, at selskabets kapitalberedskab er forsvarligt, jf. selskabsloven § 115. Hvis denne vurdering ikke fremgår af referaterne, kan det ved en eventuel konkurs blive vanskeligt at dokumentere, at bestyrelsen har overvåget økonomien. Dokumenter altid gennemgangen af selskabets økonomi i referatet.

Fejl 5 - Beslutninger uden for bestyrelsens kompetence. Det er en fejl, hvis direktionen træffer dispositioner af usædvanlig art eller stor betydning uden bestyrelsens beslutning, jf. selskabsloven § 117. Et referat, der ikke afspejler, at bestyrelsen har bemyndiget en væsentlig disposition, kan medføre, at ansvaret placeres uklart. Sørg for, at væsentlige dispositioner besluttes af bestyrelsen og fremgår af referatet.

Fejl 6 - Manglende underskrift. Et referat, der ikke er underskrevet af de tilstedeværende medlemmer, mangler den bekræftelse, selskabsloven § 128 forudsætter, og har svagere bevisværdi. Lad altid de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer underskrive referatet, og indfør det i forhandlingsprotokollen.

Fejl 7 - Manglende håndtering af inhabilitet. Det er en fejl, hvis et bestyrelsesmedlem deltager i behandlingen af et spørgsmål, hvor medlemmet har en væsentlig modstridende interesse, uden at dette håndteres. Reglerne om inhabilitet i selskabsloven § 131 skal overholdes. Angiv i referatet, hvis et medlem har været inhabilt og er trådt ud af behandlingen af et punkt.

Fejl 8 - Usystematisk opbevaring. At opbevare referaterne spredt eller slet ikke gør det vanskeligt at dokumentere bestyrelsens arbejde ved en ansvarsvurdering eller ved due diligence i forbindelse med et salg. Opbevar referaterne systematisk i selskabets forhandlingsprotokol, så bestyrelsens beslutninger til enhver tid kan dokumenteres.