Oświadczenie o wyrażeniu zgody

Czym jest oświadczenie o wyrażeniu zgody

Oświadczenie o wyrażeniu zgody to pisemne potwierdzenie woli osoby, której dotyczy podejmowane działanie. Polskie prawo cywilne precyzuje w art. 60–65 Kodeksu cywilnego, że oświadczenie woli może być złożone przez każde zachowanie ujawniające wolę w sposób dostateczny — jednak w sytuacjach szczególnej wagi dokument pisemny stanowi najtrwalszy i najbezpieczniejszy dowód. Forma pisemna eliminuje wątpliwości co do treści zgody, jej zakresu i momentu złożenia.

W kontekście ochrony danych osobowych Rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO) art. 6 ust. 1 lit. a stanowi, że przetwarzanie danych jest zgodne z prawem, jeżeli osoba, której dane dotyczą, wyraziła na to zgodę. Artykuł 7 RODO precyzuje warunki tej zgody: musi być ona dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna. Pełna treść zgody powinna być zrozumiała i łatwo dostępna, a jej wycofanie — równie proste jak jej udzielenie.

W obszarze medycznym art. 34 ustawy z 5 grudnia 1996 r. o zawodach lekarza i lekarza dentysty nakłada na lekarza obowiązek uzyskania pisemnej zgody pacjenta przed przeprowadzeniem zabiegu operacyjnego albo zastosowaniem metody leczenia lub diagnostyki stwarzającej podwyższone ryzyko. Brak takiego dokumentu może rodzić odpowiedzialność cywilną i zawodową lekarza, niezależnie od tego, czy zabieg przebiegł pomyślnie.

Kiedy potrzebne jest to oświadczenie

Oświadczenie o wyrażeniu zgody pojawia się w wielu sytuacjach życia codziennego i zawodowego. Najczęściej sporządza się je w przypadkach:

Zabiegów medycznych i dentystycznych. Każda procedura operacyjna lub diagnostyczna o podwyższonym ryzyku wymaga pisemnej zgody pacjenta na mocy art. 34 ustawy o zawodach lekarza i lekarza dentysty. Dotyczy to zarówno planowych operacji, jak i niektórych badań inwazyjnych czy aplikacji leków w warunkach podwyższonego ryzyka.

Przetwarzania danych osobowych. Gdy organizacja — firma, stowarzyszenie, szkoła, klub — zamierza przetwarzać dane osobowe na podstawie zgody, wymagany jest wyraźny, udokumentowany akt woli osoby zainteresowanej. RODO art. 7 wskazuje, że ciężar udowodnienia, iż zgoda została udzielona, spoczywa na administratorze danych.

Udostępniania wizerunku. Jeżeli czyjeś zdjęcie, nagranie lub wizerunek mają być opublikowane lub komercyjnie wykorzystane, zgoda osoby utrwalonej jest niezbędna. Dokument pisemny chroni zarówno autora publikacji, jak i osobę, której wizerunek dotyczy.

Udostępniania dokumentacji medycznej. Przekazanie historii choroby lub wyników badań osobie trzeciej — nawet bliskiej rodzinie — możliwe jest wyłącznie za wyraźną zgodą pacjenta lub jego ustawowego przedstawiciela.

Czynności wykonywanych w imieniu osoby małoletniej lub ubezwłasnowolnionej. W takich przypadkach oświadczenie składa rodzic, opiekun prawny lub kurator, a w treści dokumentu należy wyraźnie wskazać tę okoliczność.

Kluczowe elementy oświadczenia

Dobrze sporządzone oświadczenie o wyrażeniu zgody powinno zawierać następujące składniki:

Dane identyfikujące składającego oświadczenie. Imię i nazwisko, numer PESEL lub inny element pozwalający jednoznacznie ustalić tożsamość osoby wyrażającej zgodę. Jeśli zgoda dotyczy osoby małoletniej, niezbędne są także dane jej przedstawiciela ustawowego.

Precyzyjne określenie przedmiotu zgody. Ogólnikowe sformułowania takie jak „wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych" są niewystarczające. Należy wskazać, na co konkretnie osoba się zgadza: jaki rodzaj zabiegu, jakie kategorie danych, w jakim celu i przez kogo będą one przetwarzane.

Oświadczenie o dobrowolności. Dokument powinien zawierać wyraźne zapewnienie, że zgoda jest udzielana bez przymusu i że jej nieudzielenie nie pociągnie za sobą negatywnych konsekwencji tam, gdzie jest to wymagane przez RODO.

Informacja o prawie do wycofania zgody. Zgodnie z art. 7 ust. 3 RODO osoba ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę na przetwarzanie danych. W dokumencie dotyczącym danych osobowych powinno znaleźć się pouczenie o tym uprawnieniu oraz o sposobie wycofania.

Potwierdzenie zapoznania się z informacjami. W kontekście medycznym art. 34 ustawy o zawodach lekarza i lekarza dentysty zakłada, że lekarz udzielił pacjentowi przystępnej informacji o stanie zdrowia, proponowanej metodzie i przewidywanych skutkach. Oświadczenie pacjenta powinno potwierdzać ten fakt.

Data i podpis. Data złożenia oświadczenia ma istotne znaczenie dowodowe — pozwala ustalić, czy zgoda poprzedzała działanie, którego dotyczy. Podpis zamienia dokument w wiążące oświadczenie woli w rozumieniu art. 60 Kodeksu cywilnego.

Bezpłatny wzór gotowy do wypełnienia znajdziesz na stronie Oświadczenie o wyrażeniu zgody.

Jak prawidłowo wypełnić oświadczenie

Wypełnienie oświadczenia o wyrażeniu zgody nie wymaga pomocy notariusza ani prawnika, pod warunkiem że dokument jest sporządzony rzetelnie i kompletnie. Kilka praktycznych wskazówek:

Działaj przed, nie po. Zgoda musi poprzedzać działanie, którego dotyczy. Uzyskiwanie zgody po zabiegu, po zebraniu danych czy po opublikowaniu wizerunku jest bezskuteczne i może stanowić naruszenie praw osoby zainteresowanej.

Unikaj języka niezrozumiałego. Dokument powinien być napisany językiem zrozumiałym dla osoby składającej oświadczenie. Nie powinien zawierać skrótów prawniczych bez wyjaśnienia ani specjalistycznej terminologii medycznej bez opisu w języku potocznym.

Przechowuj oryginał. Podmiot, który uzyskał zgodę — lekarz, administrator danych, organizator wydarzenia — powinien zachować podpisany oryginał dokumentu przez cały czas, przez który zgoda pozostaje aktywna, a także przez wymagany ustawowo okres po jej zakończeniu lub wycofaniu.

Zadbaj o odrębność zgody od innych dokumentów. RODO art. 7 ust. 2 stanowi, że jeżeli zgoda jest wyrażana w kontekście pisemnego oświadczenia dotyczącego też innych kwestii, prośba o wyrażenie zgody musi być wyraźnie odróżniona od pozostałych treści. Zgoda schowana pośród regulaminu lub ogólnych warunków umowy może być podważona.

Uwzględnij osoby niezdolne do samodzielnego wyrażenia zgody. Dzieci poniżej ustawowego progu samodzielności, osoby z ograniczoną zdolnością do czynności prawnych lub ubezwłasnowolnione potrzebują zgody przedstawiciela ustawowego. Wiek, od którego małoletni może samodzielnie wyrazić zgodę na określone działania, wynika z przepisów szczególnych — sprawdź właściwe regulacje przed sporządzeniem dokumentu.

Najczęstsze błędy i jak ich unikać

Praktyka pokazuje, że oświadczenia o wyrażeniu zgody są podważane lub okazują się nieskuteczne z kilku powtarzających się powodów:

Brak konkretności. Zgoda musi być „konkretna" — tak stanowi RODO art. 7 w odniesieniu do danych osobowych. Zgoda blankietowa, obejmująca „wszelkie przyszłe działania", jest zazwyczaj bezskuteczna. Każdy odrębny cel przetwarzania danych wymaga odrębnej zgody.

Zgoda warunkowa lub wymuszona. Jeżeli odmowa wyrażenia zgody wiąże się z odmową wykonania usługi, do której świadczenia podmiot jest zobowiązany, zgoda może zostać uznana za niedobrowolną. Wyjątek stanowią sytuacje, gdy dane przetwarzanie jest rzeczywiście niezbędne do realizacji usługi.

Brak pouczenia o prawie wycofania. Pominięcie informacji o możliwości cofnięcia zgody czyni oświadczenie niekompletnym w świetle art. 7 ust. 3 RODO i może prowadzić do jego zakwestionowania przez organ nadzorczy.

Podpis złożony bez zapoznania się z treścią. W kontekście medycznym art. 34 ustawy o zawodach lekarza i lekarza dentysty wymaga, by lekarz uprzednio poinformował pacjenta o istocie zabiegu i jego konsekwencjach. Podpis złożony bez tej informacji może nie chronić lekarza w ewentualnym sporze.

Brak daty lub nieczytelny podpis. Choć Kodeks cywilny w art. 60–65 nie wymaga szczególnej formy dla wszystkich oświadczeń woli, w sytuacji sporu sądowego brak daty lub trudności z identyfikacją podpisującego mogą skutecznie osłabić moc dowodową dokumentu.

Zgoda udzielona przez osobę nieuprawnioną. W przypadku zabiegów u małoletnich lub osób ubezwłasnowolnionych zgoda osoby nieposiadającej stosownych uprawnień przedstawicielskich jest prawnie bezskuteczna — nawet jeżeli działała ona w dobrej wierze.

Jak zadbać o ważność oświadczenia w czasie

Zgoda wyrażona raz nie zawsze zachowuje ważność bezterminowo. W przypadku przetwarzania danych osobowych osoba może wycofać zgodę w każdej chwili, a po wycofaniu administrator powinien zaprzestać przetwarzania — o ile nie istnieje inna podstawa prawna. Warto zatem w treści oświadczenia wskazać, czy zgoda jest udzielana na czas oznaczony czy nieoznaczony, oraz w jaki sposób i komu należy złożyć oświadczenie o jej cofnięciu.

W relacjach długoterminowych — na przykład gdy placówka medyczna prowadzi wieloletnią dokumentację pacjenta — dobrą praktyką jest okresowe przypominanie pacjentom o przysługujących im prawach i potwierdzanie aktualności udzielonych zgód.

Solidnie sporządzone oświadczenie o wyrażeniu zgody nie jest biurokratyczną formalnością — to wyraz poszanowania autonomii osoby, której dotyczy decyzja, i zarazem skuteczne narzędzie ochrony prawnej dla wszystkich stron. Warto poświęcić chwilę na dokładne przygotowanie dokumentu niż mierzyć się ze skutkami jego braku.