Une convention de services d'administrateur mal rédigée expose la société à trois risques simultanés : requalification du lien en contrat de travail, perte du droit à l'indemnisation prévue à la Loi sur les sociétés par actions (LSAQ), et responsabilité personnelle de l'administrateur pour des décisions prises sans cadre contractuel clair. La grande majorité des PME québécoises constituent leur conseil d'administration sans jamais formaliser ce qui lie l'administrateur à la société — une lacune que les actionnaires regrettent presque toujours au moment d'un litige ou d'un départ conflictuel.
directors service agreement quebec — free, fillable template; download as PDF or Word.
La distinction fondamentale que les actionnaires ratent : administrateur vs dirigeant
La LSAQ distingue expressément l'administrateur (membre du conseil d'administration, articles 77 à 109) du dirigeant (officier nommé par le conseil, articles 110 à 144). Un même individu peut occuper les deux rôles, mais les obligations, pouvoirs et régimes de responsabilité qui y sont attachés sont distincts.
Un administrateur exerce sa fonction dans le cadre du conseil. Ses devoirs — agir avec prudence et diligence, agir avec honnêteté et loyauté dans l'intérêt de la société (art. 119 LSAQ) — relèvent du mandat au sens du Code civil du Québec (CCQ), articles 2130 et suivants. Le dirigeant, lui, exerce une fonction exécutive déléguée. La confusion entre les deux rôles dans une même convention mélange deux régimes juridiques qui ne se superposent pas proprement.
Erreur classique : rédiger un contrat intitulé « convention de services d'administrateur » qui décrit en réalité un rôle de direction quotidienne — heures de travail, objectifs opérationnels, supervision hiérarchique. Ce glissement de langage a des conséquences directes sur la requalification.
Requalification en contrat de travail : le piège le plus coûteux
Le Code civil du Québec (art. 2085 à 2097) définit le contrat de travail par trois éléments : prestation de travail, rémunération, et lien de subordination. Les tribunaux québécois n'hésitent pas à requalifier une convention d'administrateur en contrat de travail lorsque les faits révèlent un lien de subordination réel, peu importe l'étiquette choisie par les parties.
Les indices qui retiennent l'attention des tribunaux incluent : l'intégration de l'administrateur dans les opérations courantes, l'obligation de rendre compte à un supérieur désigné, la fixation d'un horaire, et l'exclusivité de services. Si la convention prévoit que l'administrateur doit « se consacrer à temps plein aux affaires de la société » et qu'il reçoit une rémunération mensuelle fixe sans lien avec les réunions du conseil, la requalification devient probable.
Les conséquences sont sérieuses. La société devra verser les cotisations au Régime québécois d'assurance parentale (RQAP), à l'assurance-emploi et au Régime de rentes du Québec (RRQ) pour toute la période concernée, avec pénalités et intérêts. L'administrateur requalifié bénéficiera en outre des protections de la Loi sur les normes du travail (LNT), notamment les recours contre le congédiement sans cause juste et suffisante — résultat que la société voulait précisément éviter en optant pour un mandat.
Pour neutraliser ce risque, la convention doit refléter la réalité du mandat : présence aux réunions du conseil, participation aux délibérations, exercice du droit de vote, sans instructions quotidiennes d'un supérieur.
L'indemnisation de l'administrateur : les articles 159–160 LSAQ que personne ne lit
L'article 159 de la LSAQ oblige la société à indemniser l'administrateur contre les jugements, frais judiciaires et règlements découlant de fonctions exercées avec honnêteté et loyauté dans l'intérêt de la société. L'article 160 précise que cette protection ne s'applique pas lorsqu'un tribunal constate une faute lourde ou intentionnelle.
Or, l'indemnisation légale ne couvre pas tout. Elle ne s'applique pas automatiquement aux frais de défense engagés avant qu'un jugement définitif soit rendu, ni aux procédures engagées par la société elle-même contre l'administrateur. Une convention bien rédigée complétera donc ce plancher légal en prévoyant une avance sur frais de défense pendant l'instance, le remboursement des honoraires d'avocat dès la mise en cause (sous réserve de remboursement si l'honnêteté ou la loyauté est infirmée), et la couverture des procédures administratives (ex. : enquêtes de l'Autorité des marchés financiers).
Autre angle mort fréquent : l'assurance responsabilité des administrateurs et dirigeants (D&O). La convention devrait exiger de la société qu'elle maintienne une police D&O d'un montant minimal, et préciser ce qui advient de la couverture après la fin du mandat — les réclamations « faites pendant la période de couverture » (claims-made) peuvent laisser un ancien administrateur sans protection si la police n'est pas renouvelée.
Cinq clauses que les actionnaires oublient systématiquement
1. La clause de confidentialité post-mandat. La fin du mandat d'administrateur ne crée pas automatiquement une obligation de confidentialité étendue en droit québécois. Sans clause expresse, un ancien administrateur peut divulguer des informations stratégiques acquises lors de son mandat. La convention doit définir précisément ce qui est confidentiel, pour quelle durée après le mandat, et les exceptions applicables (ex. : divulgation requise par la loi).
2. La clause de non-concurrence. En droit québécois, une clause de non-concurrence visant un administrateur (par opposition à un employé ou à un vendeur d'entreprise) est soumise aux critères de validité du CCQ (art. 2089 pour les contrats de travail) — mais l'article 2089 CCQ ne s'applique pas directement aux mandataires. La validité repose alors sur les principes généraux de la liberté contractuelle et de l'ordre public. Les actionnaires qui omettent cette clause découvrent souvent que l'administrateur sortant siège aussitôt au conseil d'un concurrent.
3. La durée du mandat et les conditions de révocation. La LSAQ (art. 106) prévoit que les administrateurs peuvent être révoqués par les actionnaires. Mais si la convention prévoit une durée déterminée et une rémunération fixe, la révocation anticipée par les actionnaires pourrait engager la responsabilité contractuelle de la société, à moins qu'une clause de résiliation sans motif avec préavis ne soit explicitement prévue.
4. Le sort des droits de propriété intellectuelle. Un administrateur qui crée des outils, des processus ou des documents dans l'exercice de ses fonctions — sans clause d'attribution — conserve la propriété des droits d'auteur en vertu de la Loi sur le droit d'auteur (Canada). La convention doit expressément céder ces droits à la société ou prévoir une licence exclusive.
5. Le conflit d'intérêts et la procédure de divulgation. La LSAQ (art. 122 à 127) encadre les conflits d'intérêts : l'administrateur doit dénoncer la nature et la valeur de tout intérêt dans un contrat ou une opération de la société (art. 122) et s'abstenir de voter sur toute décision dans laquelle il est en conflit (art. 127). La convention peut prévoir une procédure interne plus exigeante, notamment l'obligation de déclarer tout intérêt potentiel dès la négociation (et non seulement lors du vote), et l'abstention de toute délibération, même préparatoire.
Rémunération : éviter les ambiguïtés fiscales
La rémunération d'un administrateur au Québec peut prendre plusieurs formes : jetons de présence par réunion, honoraires forfaitaires, actions ou options. Chaque forme a un traitement fiscal distinct — les jetons de présence sont généralement imposables comme revenu d'emploi si l'administrateur est un salarié par ailleurs, ou comme revenu d'entreprise dans d'autres configurations.
La convention doit préciser la nature juridique de la rémunération, les conditions de versement, et le traitement applicable en cas d'absence aux réunions. Une clause vague du type « rémunération à convenir entre les parties » est une source garantie de litige. Si la rémunération inclut des options d'achat d'actions, les règles fiscales fédérales (Loi de l'impôt sur le revenu, art. 7) s'appliquent et méritent une attention particulière dans la rédaction.
Ce que doit contenir une convention solide
Une convention de services d'administrateur adaptée au droit québécois devrait inclure au minimum : l'identification précise du rôle (administrateur, dirigeant, ou les deux), la durée du mandat, les conditions de renouvellement et de révocation, le détail de la rémunération et son régime fiscal anticipé, les obligations de confidentialité et leur durée post-mandat, les modalités d'indemnisation complémentaires aux art. 159–160 LSAQ, l'exigence de maintien d'une assurance D&O, les clauses de non-concurrence et non-sollicitation le cas échéant, la propriété intellectuelle et l'attribution des droits, ainsi que la procédure de gestion des conflits d'intérêts.
Pour les sociétés qui cherchent un point de départ structuré, forms-legal.com propose un modèle de convention de services d'administrateur pour le Québec conforme au cadre de la LSAQ et du CCQ, adaptable aux spécificités de chaque mandat.
Le moment où la convention compte vraiment
La plupart des actionnaires pensent à la convention d'administrateur après un incident — un départ conflictuel, une poursuite contre un dirigeant, une enquête réglementaire. À ce stade, l'absence de convention transforme chaque point en litige : la durée du mandat, le montant dû à la révocation, l'étendue de la confidentialité, l'obligation d'indemnisation.
Formaliser la relation dès la nomination coûte infiniment moins qu'un arbitrage commercial ou un procès civil. Les actionnaires qui siègent également au conseil — situation courante dans les PME — devraient être particulièrement attentifs : sans convention, ils mélangent leur capacité d'actionnaire et leur rôle d'administrateur sans filet contractuel, ce qui complique toute réclamation ultérieure dans l'une ou l'autre qualité.
La LSAQ fournit un cadre. Une convention bien rédigée le rend opérationnel.
Need the document itself? Download the free template →
This article is general information, not legal advice — see our accuracy & editorial policy. Confirm the cited law is current before relying on it.