Authorisation Letter (Portugal)

A Carta de Autorização é o documento pessoal usado em Portugal nos termos de Código Civil artigos 262.º e 1157.º.

A Carta de Autorização distingue-se da Procuração estrita por ter natureza de simples autorização para acto determinado, em regra de carácter administrativo ou material e sem implicações patrimoniais relevantes. A Procuração, regulada pelo artigo 262.º do Código Civil, é o ato unilateral pelo qual alguém atribui a outrem poderes representativos, podendo abranger amplo leque de atos, incluindo a alienação de bens. A Carta de Autorização ocupa o segmento mais simples desta família documental — autorizar um terceiro a agir em nome do autorizante numa situação pontual, sem necessidade de escritura pública, reconhecimento presencial complexo ou inscrição no sistema de Registo de Atos dos Advogados/Solicitadores criado pelo Decreto-Lei nº 116/2008 de 4 de Julho.

No plano comercial e administrativo português, a Carta de Autorização é instrumento corrente em entidades como a Direção-Geral dos Impostos (atual Autoridade Tributária e Aduaneira), o Instituto dos Registos e do Notariado, I.P. (IRN), o Instituto da Segurança Social, I.P. (ISS), o Serviço Nacional de Saúde (SNS), o Serviço de Estrangeiros e Fronteiras (atualmente integrado na Agência para a Integração, Migrações e Asilo, I.P. — AIMA), os CTT e as instituições de crédito como Caixa Geral de Depósitos, Millennium BCP, Santander Totta e Novo Banco. Estas entidades aceitam a Carta de Autorização para atos como levantamento de documentos, entrega de declarações, requerimento de certidões e acesso a sistemas informáticos com palavra-passe transitória.

A forma da Carta de Autorização é livre por força do princípio da liberdade de forma consagrado no artigo 219.º do Código Civil. O documento pode ser redigido manualmente, dactilografado ou gerado em formulário, sendo válido em suporte papel com assinatura manuscrita ou em suporte eletrónico com assinatura digital qualificada associada ao Cartão de Cidadão ou à Chave Móvel Digital ao abrigo do Regulamento (UE) 910/2014 (eIDAS) e do Decreto-Lei nº 12/2021 de 9 de Fevereiro. Para reforço probatório, recomenda-se o reconhecimento presencial da assinatura junto de notário registado na Ordem dos Notários, advogado inscrito na Ordem dos Advogados, solicitador inscrito na Ordem dos Solicitadores e dos Agentes de Execução (OSAE), balcão da Conservatória do Registo Civil ou Junta de Freguesia ao abrigo do artigo 38.º do Decreto-Lei nº 76-A/2006 de 29 de Março e do artigo 16.º da Lei nº 75/2013 de 12 de Setembro (Regime Jurídico das Autarquias Locais).

O regime substantivo aplicável à relação interna entre autorizante e autorizado segue, na maioria dos casos, o tipo legal do mandato regulado pelos artigos 1157.º a 1184.º do Código Civil. O autorizado fica obrigado a praticar o acto autorizado nos termos das instruções recebidas, a prestar contas ao autorizante nos termos do artigo 1161.º alínea d), a entregar tudo o que tenha recebido em execução do mandato nos termos da alínea e) e a responder por culpa nos termos do artigo 1166.º. A Carta de Autorização pode ser gratuita (em regra) ou onerosa, e a sua eficácia depende da clareza dos poderes conferidos: poderes vagos ou ambíguos podem ser recusados pela entidade destinatária ou conduzir a litígios sobre o âmbito do mandato.

A Carta de Autorização não é título executivo nos termos do artigo 703.º do Código de Processo Civil aprovado pela Lei nº 41/2013 de 26 de Junho, mas integra o conjunto documental que sustenta a actuação do autorizado e pode ser invocada em sede de prova testemunhal e documental. Em caso de uso indevido pelo autorizado, o autorizante pode reclamar indemnização nos termos da responsabilidade civil contratual dos artigos 798.º a 812.º do Código Civil ou, em casos de dolo, configurar-se crime de abuso de confiança (artigo 205.º do Código Penal aprovado pelo Decreto-Lei nº 400/82 de 23 de Setembro) ou crime de burla (artigo 217.º do mesmo Código).

A Carta de Autorização em Portugal é necessária sempre que o autorizante esteja impedido de comparecer pessoalmente para praticar um acto que exija identificação e legitimidade — por motivos de saúde, deslocação no estrangeiro, sobreposição de horários profissionais, distância geográfica ou simples conveniência. As entidades públicas e privadas portuguesas aceitam a Carta de Autorização como prova de mandato simples para actos determinados, ao abrigo do princípio da informalidade do procedimento administrativo consagrado no artigo 56.º do Código do Procedimento Administrativo aprovado pelo Decreto-Lei nº 4/2015 de 7 de Janeiro.

Nos serviços postais dos CTT e congéneres, a Carta de Autorização é exigida para o levantamento de correspondência registada, encomendas, vales e correio expresso EMS. O remetente pode endereçar a correspondência ao autorizante e este, por sua vez, autoriza um familiar ou colaborador a fazer o levantamento na estação postal, mediante apresentação do documento de autorização, do Cartão de Cidadão original do autorizado e de cópia simples do documento do autorizante. As lojas pickup de operadoras como CTT Expresso, DPD, Chronopost, MRW e GLS seguem regras semelhantes.

No Sistema Nacional de Saúde, a Carta de Autorização é instrumento essencial para o levantamento de receitas médicas, especialmente após a desmaterialização da prescrição que tornou possível a delegação por código de dispensa (CDM/CDU) através da plataforma SPMS — Serviços Partilhados do Ministério da Saúde, E.P.E. Para utentes acamados ou em isolamento, a carta autoriza um cuidador, familiar ou vizinho a levantar medicamentos sujeitos a receita médica em farmácia comunitária, incluindo medicamentos psicotrópicos sujeitos ao regime especial do Decreto-Lei nº 15/93 de 22 de Janeiro com as alterações da Lei nº 7/2017 de 2 de Março. A apresentação da carta dispensa o utente de deslocação física à farmácia.

Nas instituições de crédito supervisionadas pelo Banco de Portugal — Caixa Geral de Depósitos, Millennium BCP, Santander Totta, Novo Banco, Banco Best, ActivoBank, Bankinter, Crédito Agrícola, Caixa de Crédito Agrícola Mútuo, BPI — a Carta de Autorização permite o levantamento de cheques, depósito de numerário em conta de terceiro, requerimento de extractos, levantamento de cartões debit/credit emitidos no balcão e requerimento de senhas de acesso a homebanking. Para operações bancárias mais complexas (ordens de transferência avultadas, contratação de produtos de investimento sob a Diretiva 2014/65/UE — MiFID II, alterações de titularidade), a generalidade dos bancos exige procuração com reconhecimento presencial em vez de simples Carta de Autorização, atenta a Lei nº 83/2017 de 18 de Agosto sobre prevenção de branqueamento de capitais e financiamento do terrorismo.

Nas conservatórias e cartórios — Conservatórias do Registo Civil, Conservatórias do Registo Predial, Conservatórias do Registo Comercial, Cartórios Notariais — a Carta de Autorização é admitida para o levantamento de documentos requeridos por terceiro autorizado: certidão de nascimento, casamento, óbito, certidão predial permanente (alternativa ao acesso online em www.predialonline.justica.gov.pt mediante código), certidão comercial permanente (www.empresaonline.pt). Para actos que constituam, modifiquem ou extingam direitos, a entidade exige procuração com reconhecimento presencial e poderes específicos para o acto, nos termos do artigo 116.º do Código do Notariado aprovado pelo Decreto-Lei nº 207/95 de 14 de Agosto.

Nos serviços da Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) — Repartição de Finanças, Portal das Finanças (www.portaldasfinancas.gov.pt) — a Carta de Autorização permite ao autorizado entregar declarações, levantar certidões de não-dívida, comprovar a situação tributária do autorizante, e requerer atestados. Para representação fiscal de não residentes em Portugal nos termos do artigo 19.º da Lei Geral Tributária aprovada pelo Decreto-Lei nº 398/98 de 17 de Dezembro, é necessária procuração formal com poderes específicos.

Em estabelecimentos de ensino, a Carta de Autorização é instrumento corrente para autorizar terceiro a inscrever, requisitar documentos, recolher boletins de avaliação, autorizar visitas de estudo de menores, levantar certificados de habilitações ou diplomas em escolas públicas e privadas, em universidades como a Universidade de Lisboa, Universidade do Porto, Universidade de Coimbra, Universidade Nova de Lisboa e Instituto Superior Técnico (IST), e em centros de formação profissional do Instituto do Emprego e Formação Profissional, I.P. (IEFP). Para autorização de viagem de menor, deve ser usado o documento específico de autorização de viagem de menor regulado pelo Decreto-Lei nº 138/2006 de 26 de Julho com modelo aprovado pelo Serviço de Estrangeiros e Fronteiras.

Em contexto laboral e empresarial, a Carta de Autorização permite ao trabalhador autorizar colega a recolher documentos pessoais junto do departamento de Recursos Humanos, levantar recibo de vencimento, acessar à plataforma de Segurança Social Direta do Instituto da Segurança Social com senha pessoal transitória ou levantar declaração de rendimentos. Em sociedades comerciais reguladas pelo Código das Sociedades Comerciais (DL 262/86), a gerência pode autorizar colaborador a praticar actos administrativos perante registos públicos, sem necessidade de procuração formal nos termos do artigo 252.º (Sociedade por Quotas) ou do artigo 405.º (Sociedade Anónima).

Uma Carta de Autorização em Portugal eficaz e aceite pelas entidades destinatárias deve conter um conjunto bem definido de elementos cuja ausência ou imprecisão é causa frequente de recusa pelo balcão de atendimento.

Identificação completa do autorizante. A carta deve indicar o nome civil completo conforme Cartão de Cidadão, número do Cartão de Cidadão (formato 12345678 9 ZZ0) com data de validade, número de identificação fiscal (NIF) emitido pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), morada com código postal NNNN-NNN, profissão e contactos directos (telefone +351 e correio eletrónico). Para pessoas coletivas, indique a denominação social registada na Conservatória do Registo Comercial, número de identificação de pessoa coletiva (NIPC), sede, capital social e identificação do representante legal com poderes de vinculação. A precisão na identificação evita rejeições por dúvida sobre a legitimidade.

Identificação completa do autorizado. Devem constar nome civil completo, número do Cartão de Cidadão, NIF, morada e contactos. O autorizado deverá comparecer com o seu Cartão de Cidadão original no acto autorizado para confronto pela entidade destinatária. Quando a tarefa exija acesso a credenciais (palavra-passe transitória do Portal das Finanças, Segurança Social Direta ou Portal do SNS), considere fornecer essas credenciais por via separada e segura, evitando a sua inclusão na própria carta para minimizar riscos de violação de dados nos termos dos artigos 32.º e 33.º do Regulamento (UE) 2016/679 (RGPD).

Identificação da entidade destinatária. A carta deve indicar com precisão a entidade onde o acto será praticado ("Direção de Finanças de Lisboa, Repartição da Avenida João XXI", "Estação CTT da Avenida da Liberdade", "Caixa Geral de Depósitos, balcão de Cascais", "Conservatória do Registo Civil de Sintra"), o que vincula a carta a esse uso específico e protege o autorizante contra utilização desviada. Em alternativa, em casos de uso multi-balcão ("qualquer balcão dos CTT em território nacional"), explicite a abertura.

Descrição precisa do acto autorizado. Esta é a cláusula central. Evite formulações vagas ("para tratar de assuntos pessoais") e prefira descrições operacionais ("para levantar a encomenda registada referência RR123456789PT", "para entregar a declaração Modelo 3 do IRS referente ao ano de 2025", "para recolher a receita médica electrónica nº 1234567890 emitida pelo Centro de Saúde de Cascais em 20/04/2026"). A precisão evita recusas no balcão e responsabiliza o autorizado se exorbitar dos poderes conferidos, nos termos do artigo 268.º do Código Civil aprovado pelo Decreto-Lei nº 47 344.

Período de validade. A carta deve indicar a data ou o intervalo durante o qual a autorização é válida. Em regra, autorizações para actos pontuais expiram imediatamente após a sua execução; autorizações para actos repetidos (levantamento mensal de pensão, recolha periódica de receitas crónicas) devem indicar o termo final (tipicamente 6 a 12 meses), prazo que pode ser prorrogado por nova carta. Esta cláusula respeita o princípio da limitação do mandato e protege o autorizante contra utilizações futuras não desejadas.

Poderes acessórios. A carta deve clarificar se o autorizado pode subdelegar (em regra, NÃO, salvo autorização expressa nos termos do artigo 264.º do Código Civil), se pode renunciar (em regra, sim, nos termos do artigo 1170.º) e se há restrições adicionais (limites de valor, requisito de presença do autorizante por chamada vídeo, obrigação de prestar contas em prazo determinado).

Declaração de exoneração da entidade destinatária. Cláusula útil em que o autorizante declara que exonera a entidade destinatária de qualquer responsabilidade pela entrega ou prática do acto ao autorizado devidamente identificado, salvo dolo ou culpa grave. Esta cláusula facilita a aceitação no balcão e evita exigências adicionais.

Lei aplicável e foro. Embora desnecessária na esmagadora maioria dos casos (autorizações domésticas), em situações com elemento internacional (autorizante residente no estrangeiro autorizando familiar em Portugal), pode ser útil declarar a lei portuguesa como lei aplicável ao abrigo do Regulamento (CE) 593/2008 (Roma I) e indicar foro para eventuais litígios.

Local, data e assinatura. A carta deve indicar local de emissão, data por extenso ou em formato DD/MM/AAAA e ser assinada pelo autorizante. Para reforço probatório, recomenda-se reconhecimento presencial da assinatura por notário, advogado, solicitador, balcão da Conservatória ou Junta de Freguesia ao abrigo do artigo 38.º do Decreto-Lei nº 76-A/2006 — em particular para actos perante instituições financeiras, repartições fiscais e conservatórias. Em alternativa, assinatura electrónica qualificada via Cartão de Cidadão ou Chave Móvel Digital tem valor probatório equivalente nos termos do Regulamento (UE) 910/2014 (eIDAS) e do Decreto-Lei nº 12/2021 de 9 de Fevereiro.

A forms-legal.com disponibiliza este modelo de Carta de Autorização em Portugal como ferramenta prática para actos correntes perante CTT, farmácias, escolas, balcões fiscais e conservatórias. Para actos com implicação patrimonial relevante (alienação de imóveis, constituição de hipoteca, contratação de empréstimo, representação em assembleia geral de sociedade) recomenda-se a Procuração formal com poderes específicos e reconhecimento presencial. Documentos relacionados disponíveis no nosso catálogo: Procuração Geral, Procuração Especial e Autorização de Viagem de Menor (esta com modelo regulado pelo Decreto-Lei nº 138/2006).

O preenchimento da Carta de Autorização em Portugal segue uma sequência prática que minimiza o risco de recusa pela entidade destinatária e protege o autorizante contra utilização desviada do documento. A boa prática começa pela identificação inequívoca do acto a praticar e termina pelo arquivo seguro do exemplar original.

Primeiro passo: definir com precisão o acto a autorizar. Antes de redigir, escreva numa linha o que pretende que o autorizado faça em seu nome ("levantar nos CTT a encomenda registada referência RR123456789PT entregue na Estação Cascais"). A precisão no enunciado é o factor mais determinante para o sucesso da carta no balcão.

Segundo passo: confirmar os requisitos da entidade destinatária. Algumas entidades publicam requisitos próprios — a Caixa Geral de Depósitos, a Autoridade Tributária e Aduaneira, o Instituto da Segurança Social — incluindo a exigência de reconhecimento presencial da assinatura ou de antiguidade máxima da carta (tipicamente 30 dias). Consulte o sítio institucional ou contacte previamente o balcão antes de redigir, evitando deslocações desnecessárias.

Terceiro passo: recolher os dados de identificação do autorizante. Confirme nome civil completo conforme Cartão de Cidadão, número do CC (formato 12345678 9 ZZ0 com 8 dígitos + 1 dígito de controlo + 2 letras de versão + 1 dígito), data de validade, NIF (9 dígitos), morada actualizada com código postal NNNN-NNN, profissão e contactos. Para pessoas coletivas, obtenha a certidão permanente actualizada na Conservatória do Registo Comercial (acesso pago em www.empresaonline.pt) e confirme a denominação social, NIPC, sede, capital social e poderes de representação dos signatários.

Quarto passo: recolher os dados de identificação do autorizado. Confirme nome, CC, NIF, morada e contactos. O autorizado deverá apresentar o seu Cartão de Cidadão original no balcão para confronto. Em caso de incumprimento desta exigência, a entidade destinatária pode recusar a prática do acto.

Quinto passo: redigir a carta. Indique local e data por extenso ("Lisboa, 24 de abril de 2026") ou em formato DD/MM/AAAA, identifique a entidade destinatária com nome e morada, abra com fórmula de identificação do autorizante e prossiga com a cláusula de autorização: "Eu, [autorizante], autorizo o(a) Sr.(a) [autorizado] a, em meu nome, [acto preciso] junto da [entidade destinatária]". Especifique poderes acessórios e período de validade.

Sexto passo: incluir cláusula de exoneração da entidade destinatária. Acrescente uma frase do tipo "Mais declaro que exonero [entidade destinatária] de qualquer responsabilidade pela entrega ao autorizado devidamente identificado, salvo dolo ou culpa grave". Esta cláusula facilita a aceitação no balcão.

Sétimo passo: assinar e reconhecer a firma. Assine manualmente o exemplar original. Para actos perante instituições financeiras, repartições fiscais ou conservatórias, leve a carta a notário, advogado, solicitador, balcão da Conservatória ou Junta de Freguesia para reconhecimento presencial da assinatura ao abrigo do artigo 38.º do Decreto-Lei nº 76-A/2006 de 29 de Março. O custo do reconhecimento por advogado situa-se tipicamente entre 5 e 15 EUR; em Junta de Freguesia, varia entre 3 e 8 EUR. Em alternativa, use assinatura eletrónica qualificada com Cartão de Cidadão ou Chave Móvel Digital ao abrigo do Regulamento (UE) 910/2014 (eIDAS).

Oitavo passo: anexar documentos comprovativos. Junte cópia simples do Cartão de Cidadão do autorizante e, conforme exigência, cópia da fatura, da receita médica, do extracto bancário ou da notificação que motivou o acto. Estas cópias servem para confronto com o original que o autorizado apresenta no balcão.

Nono passo: entregar ao autorizado. Entregue o exemplar original em mão ou por correio registado com aviso de recepção. Conserve uma cópia datada em arquivo pessoal durante 12 meses para fins probatórios.

Décimo passo: informar a entidade destinatária quando exigido. Em alguns casos (acessos a contas bancárias, levantamentos de valores elevados, alteração de titularidade em conservatória), é prudente comunicar previamente à entidade que será apresentada Carta de Autorização, indicando o nome do autorizado e a data prevista do acto, para acelerar a verificação no balcão e prevenir bloqueios automáticos por sistemas anti-fraude.

Os requisitos legais da Carta de Autorização em Portugal resultam da articulação entre o regime do mandato dos artigos 1157.º a 1184.º do Código Civil, o regime da procuração do artigo 262.º do mesmo Código, e as regras formais aplicáveis a entidades específicas (instituições financeiras, fiscais, registrais e de segurança social).

Capacidade. Pode emitir Carta de Autorização qualquer pessoa singular maior de 18 anos com capacidade civil plena nos termos dos artigos 67.º e 130.º do Código Civil aprovado pelo Decreto-Lei nº 47 344 de 25 de Novembro de 1966. Maiores acompanhados ao abrigo do Regime Jurídico do Maior Acompanhado (Lei nº 49/2018 de 14 de Agosto) emitem dentro do âmbito do acompanhamento decretado. Pessoas coletivas autorizam através do gerente da Sociedade por Quotas nos termos dos artigos 252.º e seguintes do Código das Sociedades Comerciais (CSC, Decreto-Lei nº 262/86) ou do administrador da Sociedade Anónima nos termos dos artigos 405.º e seguintes, com poderes confirmados pela certidão permanente da Conservatória do Registo Comercial.

Forma. O artigo 219.º do Código Civil consagra o princípio da liberdade de forma. A Carta de Autorização é válida em suporte papel ou electrónico. Para certos actos, a forma especial é exigida: a procuração para alienar imóveis exige escritura pública nos termos do artigo 116.º do Código do Notariado aprovado pelo Decreto-Lei nº 207/95 de 14 de Agosto; a procuração para representação em assembleia de sociedade comercial exige forma escrita nos termos do artigo 380.º do CSC. A Carta de Autorização simples cobre apenas actos não sujeitos a forma especial — é, por definição, instrumento subordinado à liberdade de forma.

Reconhecimento. O reconhecimento presencial da assinatura não é obrigatório por lei, mas é exigido por muitas entidades destinatárias por reforçar a fé pública sobre a autoria do documento. Pode ser efectuado por notário inscrito na Ordem dos Notários, advogado inscrito na Ordem dos Advogados, solicitador inscrito na OSAE, conservador, ou Junta de Freguesia ao abrigo do artigo 38.º do Decreto-Lei nº 76-A/2006 de 29 de Março e do artigo 16.º da Lei nº 75/2013 de 12 de Setembro (Regime Jurídico das Autarquias Locais). A Câmara de Comércio e Indústria pode também reconhecer firmas para actos relativos à actividade comercial.

Objecto. O acto autorizado deve ser determinado ou determinável e lícito nos termos dos artigos 280.º e 281.º do Código Civil. Autorizações vagas ("para tratar de assuntos pessoais junto da entidade X") podem ser recusadas por indeterminabilidade. Autorizações para actos ilícitos (por exemplo, levantamento de bens junto de penhora) são nulas e expõem ambos os subscritores a responsabilidade civil e criminal.

Limitação temporal. A Carta de Autorização caduca pela prática do acto autorizado, pelo decurso do prazo nela fixado, pela revogação pelo autorizante (que pode ser feita a qualquer momento nos termos do artigo 1170.º do Código Civil), pela renúncia do autorizado, pela morte ou incapacidade superveniente do autorizante (salvo nos casos do artigo 265.º nº 3, em que a procuração foi conferida no interesse do procurador ou de terceiro), ou pelo fim do interesse subjacente.

Deveres do autorizado. O autorizado deve praticar o acto nos termos das instruções recebidas (artigo 1161.º alínea a)), prestar contas ao autorizante (alínea d)), entregar tudo o que tenha recebido em execução (alínea e)) e responder por culpa nos termos do artigo 1166.º. O incumprimento gera responsabilidade contratual nos termos dos artigos 798.º a 812.º.

Proteção de dados. Quando a carta envolva tratamento de dados pessoais (em regra envolve, ao indicar dados de identificação do autorizante e do autorizado), aplica-se o Regulamento (UE) 2016/679 (RGPD) e a Lei nº 58/2019 de 8 de Agosto. A base de licitude é tipicamente o consentimento do titular dos dados (autorizante e autorizado) ao abrigo do artigo 6.º nº 1 alínea a) ou a execução de diligências pré-contratuais ao abrigo da alínea b). A Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD) pode aplicar coimas até 20 milhões de euros ou 4% do volume de negócios anual mundial nos termos do artigo 83.º do RGPD em casos de tratamento ilícito.

Fiscalidade. A emissão de Carta de Autorização não é, em regra, facto tributável — não está sujeita a IVA, Imposto do Selo ou IRS. Custos eventuais limitam-se aos emolumentos de reconhecimento da firma (5 a 15 EUR por advogado/solicitador, 3 a 8 EUR em Junta de Freguesia, conforme tabelas em vigor), aos custos de notariado quando aplicável e à apostila da Procuradoria-Geral da República (25 EUR) para uso em país signatário da Convenção da Haia de 1961.

Prescrição. Eventuais acções de responsabilidade contratual contra o autorizado prescrevem em 20 anos nos termos do artigo 309.º do Código Civil. Acções por responsabilidade extracontratual prescrevem em 3 anos a contar do conhecimento do direito, com prazo máximo de 20 anos a contar do facto danoso, nos termos do artigo 498.º.

Os erros mais frequentes na elaboração de Carta de Autorização em Portugal podem traduzir-se em recusa pela entidade destinatária, deslocação inútil do autorizado ao balcão, perda de prazos administrativos e mesmo responsabilidade civil para o autorizante.

Descrição vaga do acto autorizado. A formulação "para tratar de assuntos pessoais" é o erro mais comum e a primeira causa de recusa. A entidade destinatária — CTT, banco, repartição fiscal, conservatória, escola — não dispõe de margem de discricionariedade para interpretar o que o autorizante quis dizer. A correção implica descrever operacionalmente o acto: número da encomenda, número da declaração fiscal, número da receita médica, número do processo, valor concreto a movimentar.

Identificação incompleta do autorizante ou do autorizado. Cartas que omitem o número do Cartão de Cidadão, o NIF ou a morada actualizada não permitem à entidade destinatária confrontar a identidade do autorizado com a do autorizante. A correção exige a identificação completa de ambos com todos os dados constantes do Cartão de Cidadão (formato 12345678 9 ZZ0 com 8 dígitos + 1 de controlo + 2 letras de versão + 1 dígito).

Falta de reconhecimento da firma quando exigido pela entidade. Algumas entidades — instituições de crédito supervisionadas pelo Banco de Portugal, Direcções de Finanças, Conservatórias do Registo Predial, alguns serviços do Instituto da Segurança Social — exigem reconhecimento presencial da assinatura. A apresentação de carta sem reconhecimento resulta em recusa imediata. A correção implica deslocação prévia a notário, advogado, solicitador, balcão da Conservatória ou Junta de Freguesia ao abrigo do artigo 38.º do Decreto-Lei nº 76-A/2006 de 29 de Março.

Uso de Carta de Autorização para acto que exige Procuração formal. Para alienar imóveis, constituir hipoteca, representar em assembleia geral de sociedade comercial nos termos do artigo 380.º do Código das Sociedades Comerciais (DL 262/86), contratar empréstimos avultados ou aceitar herança, é necessária Procuração com poderes específicos e, em alguns casos, escritura pública nos termos do artigo 116.º do Código do Notariado (DL 207/95). A Carta de Autorização simples não é instrumento adequado para estes actos e a sua utilização pode gerar nulidade do acto subsequente nos termos dos artigos 280.º e 294.º do Código Civil.

Ausência de prazo de validade. Cartas sem data de termo permanecem teoricamente válidas indefinidamente, expondo o autorizante a usos futuros não desejados. A correção exige a fixação de prazo (em regra 30 a 90 dias para actos pontuais; 6 a 12 meses para actos repetidos) e a inclusão de cláusula de revogabilidade nos termos do artigo 1170.º do Código Civil.

Inclusão de credenciais sensíveis (palavras-passe, PIN, códigos de acesso) na própria carta. A inclusão de elementos sensíveis num documento que circulará por terceiros (autorizado, balcão, eventualmente arquivos da entidade destinatária) viola os princípios de minimização do artigo 5.º nº 1 alínea c) do Regulamento (UE) 2016/679 (RGPD) e expõe o autorizante a violação de dados nos termos do artigo 33.º. A boa prática consiste em fornecer credenciais por canal separado e seguro (mensagem cifrada, comunicação verbal directa).

Falta de cópias dos documentos de identificação. A apresentação isolada da carta sem cópia simples do Cartão de Cidadão do autorizante (e, em alguns casos, do autorizado) pode levar à recusa pelo balcão. A correção implica anexar cópias actualizadas e legíveis, idealmente certificadas por advogado, solicitador ou Junta de Freguesia.

Utilização de carta vencida ou já executada. Apresentar a mesma carta para actos diferentes ou após a expiração do prazo configura uso desviado e expõe o autorizado a recusa e o autorizante a litígios sobre prestação de contas nos termos do artigo 1161.º alínea d) do Código Civil. A boa prática consiste em emitir nova carta para cada acto, mesmo quando o autorizado seja a mesma pessoa.