Online Store Terms and Conditions Poland

Regulamin sklepu internetowego w Polsce to dokument określający zasady korzystania ze sklepu prowadzonego drogą elektroniczną oraz zawierania umów sprzedaży na odległość między sprzedawcą a klientem. Stanowi on wzorzec umowny w rozumieniu art. 384 Kodeksu cywilnego (ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r., Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93 ze zm.), wiążący klienta, jeżeli został mu udostępniony przed zawarciem umowy. Obowiązek posiadania i udostępnienia regulaminu wynika z ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, która nakłada na usługodawcę obowiązek nieodpłatnego udostępnienia regulaminu świadczenia usług drogą elektroniczną.

Regulamin sklepu internetowego pełni funkcję ochronną wobec obu stron — porządkuje proces sprzedaży i jednocześnie realizuje liczne obowiązki informacyjne nałożone przez prawo konsumenckie. Najważniejszym aktem jest tutaj ustawa z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, która w art. 12 wymienia informacje, jakie przedsiębiorca musi przekazać konsumentowi najpóźniej w chwili wyrażenia woli związania umową, w tym dane sprzedawcy, główne cechy towaru, łączną cenę, sposób i termin zapłaty oraz dostawy, a także zasady odstąpienia od umowy.

Kluczowym elementem regulaminu jest prawo konsumenta do odstąpienia od umowy zawartej na odległość. Zgodnie z art. 27 ustawy o prawach konsumenta konsument może w terminie 14 dni odstąpić od umowy bez podawania przyczyny i bez ponoszenia kosztów, z wyjątkami określonymi w ustawie. Regulamin powinien jasno opisywać sposób odstąpienia, termin oraz wyłączenia z art. 38 ustawy, na przykład dla towarów wykonanych na indywidualne zamówienie. Prawo to przysługuje także przedsiębiorcom na prawach konsumenta, czyli osobom fizycznym prowadzącym działalność gospodarczą, gdy zakup nie ma dla nich charakteru zawodowego.

Regulamin musi również określać zasady odpowiedzialności za jakość towaru. Wobec konsumentów stosuje się przepisy o zgodności towaru z umową zawarte w rozdziale 5a ustawy o prawach konsumenta, które wdrażają unijne regulacje dotyczące towarów i treści cyfrowych. W obrocie między przedsiębiorcami zastosowanie ma rękojmia za wady według Kodeksu cywilnego (art. 556 i następne). Regulamin powinien wskazywać sposób składania reklamacji, termin ich rozpatrzenia oraz uprawnienia kupującego.

Nieodłącznym elementem regulaminu są postanowienia o ochronie danych osobowych. Sklep internetowy przetwarza dane klientów w celu realizacji zamówień, dlatego musi działać zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2016/679 (RODO) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych. Regulamin zwykle wskazuje administratora danych i odsyła do odrębnej polityki prywatności, w której szczegółowo opisano cele i podstawy przetwarzania oraz prawa osób, których dane dotyczą, nadzorowane przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

Prowadzenie sklepu internetowego bez prawidłowego regulaminu naraża przedsiębiorcę na zarzut stosowania niedozwolonych klauzul umownych (art. 385[3] Kodeksu cywilnego) oraz na działania Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (UOKiK). Dobrze sporządzony regulamin chroni sprzedawcę przed sporami, buduje zaufanie klientów i zapewnia zgodność z prawem konsumenckim, dlatego stanowi jeden z najważniejszych dokumentów każdego sklepu działającego w internecie.

Regulamin sklepu internetowego w Polsce jest potrzebny każdemu przedsiębiorcy prowadzącemu sprzedaż towarów lub usług drogą elektroniczną, ponieważ realizuje obowiązki informacyjne wobec konsumentów i wymóg udostępnienia regulaminu usług świadczonych drogą elektroniczną.

Sprzedaż towarów online. Sklepy sprzedające odzież, elektronikę, artykuły spożywcze czy wyposażenie potrzebują regulaminu określającego zasady składania zamówień, płatności, dostawy oraz odstąpienia od umowy zgodnie z ustawą o prawach konsumenta.

Sprzedaż treści i usług cyfrowych. Platformy oferujące e-booki, kursy online, oprogramowanie czy subskrypcje muszą uwzględnić w regulaminie szczególne zasady dotyczące treści cyfrowych, w tym wyłączenia prawa odstąpienia po rozpoczęciu świadczenia za wyraźną zgodą konsumenta (art. 38 ustawy o prawach konsumenta).

Sprzedaż na platformach i marketplace. Przedsiębiorcy sprzedający za pośrednictwem platform handlowych nadal muszą posiadać własny regulamin określający warunki umowy sprzedaży, ponieważ to oni są stroną umowy z klientem i odpowiadają za zgodność towaru z umową.

Rozpoczęcie działalności e-commerce. Każdy przedsiębiorca uruchamiający sklep internetowy, niezależnie od formy prawnej — jednoosobowej działalności wpisanej do CEIDG czy spółki wpisanej do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) — powinien przygotować regulamin przed rozpoczęciem sprzedaży, aby działać zgodnie z prawem od pierwszego zamówienia.

Obsługa zwrotów i reklamacji. Regulamin jest potrzebny do jasnego określenia procedury odstąpienia od umowy w terminie 14 dni oraz reklamacji z tytułu niezgodności towaru z umową, co ogranicza spory z klientami i ułatwia obsługę zgłoszeń.

Dostosowanie do kontroli UOKiK. Przedsiębiorcy chcący uniknąć zarzutu stosowania niedozwolonych klauzul umownych aktualizują regulamin, aby był zgodny z rejestrem klauzul niedozwolonych i decyzjami Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (UOKiK).

Zapewnienie zgodności z RODO. Sklep przetwarzający dane osobowe klientów potrzebuje regulaminu wskazującego administratora danych oraz odsyłającego do polityki prywatności, aby realizować obowiązki wynikające z RODO i ustawy o ochronie danych osobowych.

Regulamin sklepu internetowego w Polsce powinien zawierać następujące elementy oparte na ustawie o prawach konsumenta, ustawie o świadczeniu usług drogą elektroniczną i RODO, aby spełniać obowiązki informacyjne i chronić obie strony.

Dane sprzedawcy. Pełne dane przedsiębiorcy: firma, adres siedziby, NIP, REGON, numer KRS dla spółek lub wpis do CEIDG, adres sklepu oraz dane kontaktowe do obsługi klienta i reklamacji. Obowiązek podania tych danych wynika z art. 12 ustawy o prawach konsumenta oraz z ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Asortyment i zasady składania zamówień. Opis oferowanych towarów lub usług oraz sposobu składania i potwierdzania zamówień, w tym momentu zawarcia umowy. forms-legal.com zaleca jasne wskazanie, że umowa zostaje zawarta z chwilą potwierdzenia przyjęcia zamówienia, co eliminuje wątpliwości co do związania stron.

Ceny i płatności. Wskazanie, że ceny są cenami brutto zawierającymi podatek od towarów i usług, oraz wymienienie dostępnych metod płatności. Zgodnie z art. 12 ustawy o prawach konsumenta konsument musi znać łączną cenę wraz z kosztami dostawy przed złożeniem zamówienia.

Dostawa. Sposoby, koszty i terminy dostawy oraz informacja o przejściu na konsumenta niebezpieczeństwa przypadkowej utraty lub uszkodzenia rzeczy z chwilą jej wydania (art. 543[1] Kodeksu cywilnego). Wskazanie obszaru dostaw i ewentualnych ograniczeń.

Prawo odstąpienia od umowy. Opis prawa odstąpienia w terminie 14 dni bez podania przyczyny (art. 27 ustawy o prawach konsumenta), sposobu jego wykonania, skutków oraz wyjątków określonych w art. 38 ustawy, na przykład dla towarów wykonanych na indywidualne zamówienie czy treści cyfrowych dostarczonych za zgodą konsumenta.

Reklamacje i zgodność towaru z umową. Zasady składania reklamacji, termin ich rozpatrzenia oraz odpowiedzialność za zgodność towaru z umową wobec konsumentów (rozdział 5a ustawy o prawach konsumenta) i rękojmia za wady w obrocie B2B (art. 556 i n. Kodeksu cywilnego). Informacja o pozasądowych sposobach rozpatrywania reklamacji i platformie ODR.

Dane osobowe. Wskazanie administratora danych, celów i podstaw przetwarzania oraz odesłanie do polityki prywatności, zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2016/679 (RODO) i ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych. Informacja o prawach osób, których dane dotyczą (art. 15-22 RODO).

Usługi świadczone drogą elektroniczną. Określenie rodzaju i zakresu usług świadczonych drogą elektroniczną, na przykład prowadzenia konta klienta i newslettera, oraz wymagań technicznych, zgodnie z ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Postanowienia końcowe i ochrona konsumenta. Zastrzeżenie, że regulamin nie wyłącza ani nie ogranicza praw konsumenta wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów, oraz zakaz stosowania niedozwolonych klauzul umownych (art. 385[3] Kodeksu cywilnego). Zasady zmiany regulaminu z poszanowaniem zamówień złożonych przed zmianą.

Regulamin sklepu internetowego w Polsce wypełniany jest według kolejnych kroków zapewniających zgodność z ustawą o prawach konsumenta, ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną i RODO.

Krok 1 — wpisz dane sprzedawcy. Podaj pełne dane przedsiębiorcy: firmę, adres siedziby, NIP, REGON, numer KRS lub wpis do CEIDG oraz adres sklepu i dane kontaktowe do obsługi klienta i reklamacji. Te informacje są obowiązkowe na podstawie art. 12 ustawy o prawach konsumenta.

Krok 2 — opisz asortyment i zamówienia. Wskaż rodzaj oferowanych towarów lub usług oraz sposób składania i potwierdzania zamówień. Jasno określ moment zawarcia umowy, na przykład chwilę potwierdzenia przyjęcia zamówienia przez sprzedawcę.

Krok 3 — określ ceny i płatności. Wpisz dostępne metody płatności i zaznacz, że ceny są cenami brutto zawierającymi podatek VAT. Zapewnij, aby konsument poznał łączną cenę wraz z kosztami dostawy przed złożeniem zamówienia.

Krok 4 — opisz dostawę. Wpisz sposoby, koszty i terminy dostawy oraz obszar dostaw. Uwzględnij informację o przejściu na konsumenta niebezpieczeństwa przypadkowej utraty lub uszkodzenia rzeczy z chwilą jej wydania (art. 543[1] Kodeksu cywilnego).

Krok 5 — opisz prawo odstąpienia. Wpisz zasady odstąpienia od umowy w terminie 14 dni bez podania przyczyny (art. 27 ustawy o prawach konsumenta), sposób jego wykonania i skutki, a także wyjątki z art. 38 ustawy, na przykład dla towarów na indywidualne zamówienie i treści cyfrowych.

Krok 6 — opisz reklamacje. Wpisz zasady składania reklamacji, termin rozpatrzenia oraz odpowiedzialność za zgodność towaru z umową wobec konsumentów (rozdział 5a ustawy o prawach konsumenta) i rękojmię w obrocie B2B. Wskaż pozasądowe sposoby rozpatrywania reklamacji i platformę ODR.

Krok 7 — uwzględnij dane osobowe. Wpisz administratora danych, cele przetwarzania oraz odesłanie do polityki prywatności zgodnie z RODO. Zadbaj o wskazanie praw klienta (art. 15-22 RODO) oraz organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

Krok 8 — dodaj postanowienia końcowe. Wpisz datę wejścia w życie regulaminu, zasady jego zmiany oraz zastrzeżenie, że regulamin nie ogranicza praw konsumenta wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów. Sprawdź regulamin pod kątem niedozwolonych klauzul umownych (art. 385[3] Kodeksu cywilnego) z uwzględnieniem rejestru klauzul UOKiK przed jego opublikowaniem.

Regulamin sklepu internetowego w Polsce podlega przepisom prawa konsumenckiego, cywilnego, o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz o ochronie danych osobowych.

Obowiązki informacyjne wobec konsumenta. Ustawa z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (Dz.U. 2014 poz. 827) w art. 12 nakłada na przedsiębiorcę obowiązek przekazania konsumentowi, najpóźniej w chwili wyrażenia woli związania umową, jasnych informacji, w tym o danych przedsiębiorcy, głównych cechach towaru, łącznej cenie wraz z kosztami, sposobie i terminie zapłaty oraz dostawy, a także o prawie odstąpienia od umowy. Brak tych informacji może rodzić odpowiedzialność oraz wydłużać termin odstąpienia.

Udostępnienie regulaminu usług elektronicznych. Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną nakłada na usługodawcę obowiązek nieodpłatnego udostępnienia regulaminu świadczenia usług drogą elektroniczną przed zawarciem umowy oraz określenia rodzaju i zakresu usług, warunków ich świadczenia i wymagań technicznych. Regulamin jest wzorcem umownym w rozumieniu art. 384 Kodeksu cywilnego, wiążącym klienta, jeżeli został mu udostępniony.

Prawo odstąpienia od umowy. Zgodnie z art. 27 ustawy o prawach konsumenta konsument, który zawarł umowę na odległość, może w terminie 14 dni odstąpić od niej bez podawania przyczyny i bez ponoszenia kosztów, z wyjątkiem kosztów określonych w ustawie. Termin liczy się od objęcia rzeczy w posiadanie. Wyjątki od prawa odstąpienia wymienia art. 38 ustawy, w tym towary wykonane według specyfikacji konsumenta oraz treści cyfrowe dostarczone za jego wyraźną zgodą. Uprawnienie to przysługuje także przedsiębiorcy na prawach konsumenta (art. 38a ustawy).

Zgodność towaru z umową i rękojmia. Wobec konsumentów stosuje się przepisy rozdziału 5a ustawy o prawach konsumenta o odpowiedzialności za zgodność towaru z umową oraz o treściach i usługach cyfrowych. W obrocie między przedsiębiorcami stosuje się rękojmię za wady według Kodeksu cywilnego (art. 556 i następne); termin rękojmi wynosi co do zasady dwa lata (art. 568 Kodeksu cywilnego).

Niedozwolone klauzule umowne. Postanowienia regulaminu, które kształtują prawa i obowiązki konsumenta w sposób sprzeczny z dobrymi obyczajami, rażąco naruszając jego interesy, są niedozwolonymi klauzulami umownymi i nie wiążą konsumenta (art. 385[1] i art. 385[3] Kodeksu cywilnego). Stosowanie takich klauzul podlega nadzorowi Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (UOKiK).

Ceny i podatki. Ceny prezentowane konsumentom są cenami brutto zawierającymi podatek od towarów i usług zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz przepisami o informowaniu o cenach towarów i usług. Sprzedawca dokumentuje sprzedaż paragonem lub fakturą zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Ochrona danych osobowych. Sklep internetowy jako administrator danych przetwarza dane klientów zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2016/679 (RODO) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych. Przedsiębiorca obowiązany jest realizować obowiązek informacyjny (art. 13 RODO), zapewnić podstawy przetwarzania (art. 6 RODO) oraz prawa osób, których dane dotyczą (art. 15-22 RODO). Nadzór sprawuje Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

Regulamin sklepu internetowego w Polsce bywa wadliwy z powodu poniższych błędów, których można uniknąć przy starannym jego sporządzeniu.

Błąd 1 — niedozwolone klauzule umowne. Zamieszczenie postanowień rażąco naruszających interesy konsumenta, na przykład wyłączających odpowiedzialność sprzedawcy, jest bezskuteczne, ponieważ takie klauzule nie wiążą konsumenta (art. 385[1] i art. 385[3] Kodeksu cywilnego). Zalecenie: weryfikuj regulamin z rejestrem klauzul niedozwolonych i decyzjami Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (UOKiK).

Błąd 2 — brak lub błędny opis prawa odstąpienia. Pominięcie informacji o prawie odstąpienia w terminie 14 dni lub jej zniekształcenie narusza obowiązki informacyjne i może wydłużyć termin odstąpienia. Zalecenie: opisz prawo odstąpienia zgodnie z art. 27 ustawy o prawach konsumenta wraz z wyjątkami z art. 38.

Błąd 3 — niepełne dane sprzedawcy. Brak pełnych danych przedsiębiorcy, w tym adresu, NIP i danych kontaktowych, narusza obowiązki informacyjne. Zalecenie: podaj kompletne dane sprzedawcy zgodnie z art. 12 ustawy o prawach konsumenta i ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Błąd 4 — mylenie rękojmi z odpowiedzialnością za zgodność towaru z umową. Stosowanie wobec konsumentów dawnych przepisów o rękojmi zamiast aktualnych przepisów o zgodności towaru z umową jest błędne. Zalecenie: wobec konsumentów stosuj rozdział 5a ustawy o prawach konsumenta, a rękojmię z Kodeksu cywilnego zarezerwuj dla obrotu B2B.

Błąd 5 — brak informacji o danych osobowych. Pominięcie informacji o administratorze danych i przetwarzaniu narusza RODO. Zalecenie: wskaż administratora danych, cele przetwarzania i odeślij do polityki prywatności zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2016/679 (RODO).

Błąd 6 — brak udostępnienia regulaminu przed zawarciem umowy. Jeżeli regulamin nie został udostępniony klientowi przed zawarciem umowy, nie wiąże go jako wzorzec umowny (art. 384 Kodeksu cywilnego). Zalecenie: udostępnij regulamin nieodpłatnie i umożliw jego utrwalenie przed złożeniem zamówienia.

Błąd 7 — pominięcie pozasądowych sposobów rozwiązywania sporów. Brak informacji o możliwości skorzystania z platformy ODR i pomocy rzecznika konsumentów narusza obowiązki informacyjne. Zalecenie: zamieść informację o pozasądowych sposobach rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń.

Błąd 8 — nieaktualizowanie regulaminu. Pozostawienie regulaminu niezgodnego ze zmieniającym się prawem konsumenckim naraża na zarzut naruszenia zbiorowych interesów konsumentów. Zalecenie: regularnie aktualizuj regulamin i informuj klientów o zmianach, stosując do wcześniejszych zamówień regulamin dotychczasowy.