Umowa najmu lokalu mieszkalnego

Umowa najmu lokalu mieszkalnego w Polsce to dwustronna umowa, przez którą wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy lokal do używania na cele mieszkalne, a najemca zobowiązuje się płacić umówiony czynsz, zgodnie z art. 659 par. 1 Kodeksu cywilnego. Stosunek najmu lokalu mieszkalnego podlega podwójnemu reżimowi prawnemu: przepisom ogólnym o najmie (art. 659-679 KC), przepisom szczególnym o najmie lokalu (art. 680-692 KC) oraz bezwzględnie obowiązującym przepisom ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego. Pierwsze 40-60 słów tego dokumentu odpowiada wprost na pytanie: jest to sformalizowany kontrakt chroniący zarówno właściciela, jak i lokatora.

Czynsz może być oznaczony w pieniądzach albo w świadczeniach innego rodzaju, co wynika z art. 659 par. 2 Kodeksu cywilnego. W praktyce obrotu mieszkaniowego czynsz określa się kwotowo w złotych polskich, np. 2 500 zł (dwa tysiące pięćset złotych) miesięcznie, a obok niego wskazuje się opłaty eksploatacyjne i koszty mediów, które najemca pokrywa według faktycznego zużycia. Termin płatności reguluje art. 669 Kodeksu cywilnego: gdy nie został oznaczony, czynsz przy najmie trwającym dłużej niż miesiąc płatny jest miesięcznie z góry do dziesiątego dnia miesiąca.

Reżim ochronny ustawy o ochronie praw lokatorów odróżnia najem mieszkalny od najmu lokalu użytkowego. Najemcy lokalu mieszkalnego przysługuje silna ochrona przed wypowiedzeniem: właściciel może wypowiedzieć umowę wyłącznie z przyczyn ustawowych wskazanych w art. 11 ustawy, na piśmie pod rygorem nieważności i z podaniem przyczyny. Do tych przyczyn należą między innymi zaległość w czynszu za trzy pełne okresy płatności po uprzednim uprzedzeniu na piśmie i wyznaczeniu dodatkowego miesiąca, używanie lokalu w sposób sprzeczny z umową oraz zamiar zamieszkania właściciela w lokalu z zachowaniem terminów określonych w art. 11 ust. 4-5 ustawy.

Kaucja zabezpieczająca stanowi typowy element umowy najmu mieszkalnego. Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów zawarcie umowy można uzależnić od wpłacenia kaucji, której wysokość nie może przekraczać dwunastokrotności miesięcznego czynszu. Kaucja zabezpiecza należności wynajmującego i podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności, na podstawie art. 6 ust. 4 ustawy. Zwykłe zużycie lokalu wynikające z prawidłowego korzystania nie obciąża najemcy i nie może być potrącane z kaucji.

Obowiązki stron rozdziela Kodeks cywilny w sposób precyzyjny. Wynajmujący ma obowiązek wydać lokal w stanie przydatnym do umówionego użytku oraz utrzymywać go w takim stanie (art. 662 par. 1 KC), a najemcę obciążają drobne nakłady połączone ze zwykłym używaniem, w tym malowanie ścian oraz drobne naprawy podłóg, okien, drzwi i urządzeń (art. 681 KC). Najemca powinien używać lokalu zgodnie z przeznaczeniem (art. 666 KC) i przestrzegać porządku domowego, licząc się z potrzebami innych mieszkańców i sąsiadów (art. 683 KC).

Szczególną cechą najmu mieszkalnego jest trwałość stosunku przy zbyciu lokalu. Zgodnie z art. 678 Kodeksu cywilnego w razie zbycia rzeczy najętej w czasie trwania najmu nabywca wstępuje w stosunek najmu na miejsce zbywcy, co oznacza, że sprzedaż mieszkania nie powoduje automatycznie wygaśnięcia umowy najmu. Po śmierci najemcy w stosunek najmu wstępują osoby wskazane w art. 691 Kodeksu cywilnego, czyli małżonek, dzieci najemcy i jego współmałżonka, inne osoby wobec których najemca był obowiązany do świadczeń alimentacyjnych oraz osoba pozostająca faktycznie we wspólnym pożyciu z najemcą.

Umowa najmu lokalu mieszkalnego nie wymaga formy aktu notarialnego ani innej formy szczególnej i może być zawarta nawet ustnie, jednak forma pisemna jest niezbędna dla celów dowodowych oraz dla skutecznego wypowiedzenia. Dobrze sporządzona umowa precyzyjnie oznacza lokal, w tym numer księgi wieczystej prowadzonej przez sąd rejonowy, wskazuje strony przez podanie numeru PESEL lub NIP oraz określa czynsz, kaucję i zasady wypowiedzenia, dzięki czemu ogranicza ryzyko sporu rozstrzyganego przez sąd rejonowy.

Umowa najmu lokalu mieszkalnego w Polsce jest potrzebna zawsze, gdy właściciel oddaje mieszkanie lub dom do używania osobie trzeciej na cele mieszkalne w zamian za czynsz. Sformalizowanie tego stosunku na piśmie jest niezbędne dla ochrony obu stron oraz dla skutecznego korzystania z uprawnień przewidzianych w Kodeksie cywilnym i ustawie o ochronie praw lokatorów. Poniżej opisano typowe sytuacje, w których zawarcie umowy jest konieczne.

Wynajem mieszkania na rynku prywatnym. Najczęstszym przypadkiem jest oddanie lokalu przez osobę fizyczną będącą właścicielem mieszkania w bloku lub kamienicy najemcy poszukującemu lokalu w Warszawie, Krakowie, Wrocławiu czy Gdańsku. Umowa zawierana na czas nieoznaczony lub oznaczony określa czynsz, opłaty eksploatacyjne, kaucję oraz prawa i obowiązki stron zgodnie z art. 659-692 Kodeksu cywilnego.

Najem przez studenta lub osobę rozpoczynającą pracę. Osoby uczące się lub podejmujące pierwszą pracę w dużym mieście potrzebują umowy najmu chroniącej je przed nieuzasadnionym wypowiedzeniem. Reżim ochronny ustawy o ochronie praw lokatorów gwarantuje, że właściciel nie wypowie umowy poza wypadkami z art. 11 ustawy, co zapewnia stabilność zamieszkania.

Wynajem mieszkania nabytego w celach inwestycyjnych. Inwestor nabywający mieszkanie pod wynajem zawiera umowę, aby uzyskać tytuł do regularnego czynszu i jednocześnie zabezpieczyć lokal kaucją do dwunastokrotności czynszu na podstawie art. 6 ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów. Umowa pozwala także na podwyższanie czynszu w trybie art. 8a ustawy z zachowaniem trzymiesięcznego terminu.

Wynajem lokalu spadkowego lub współwłasnego. Spadkobiercy lub współwłaściciele mieszkania, którzy nie zamierzają w nim mieszkać, oddają lokal w najem, aby pokryć koszty utrzymania, takie jak zaliczki na koszty zarządu nieruchomością wspólną oraz fundusz remontowy wspólnoty mieszkaniowej. Umowa powinna wówczas wskazywać, kto z współwłaścicieli reprezentuje wynajmującego.

Najem długoterminowy rodzinom z dziećmi. Rodziny poszukujące stabilnego miejsca zamieszkania zawierają umowy na dłuższy okres, korzystając z ochrony przed eksmisją na bruk wynikającej z art. 14 ustawy o ochronie praw lokatorów oraz z okresu ochronnego zimowego określonego w art. 16 ustawy, który zakazuje wykonywania eksmisji od 1 listopada do 31 marca, gdy osobie eksmitowanej nie wskazano lokalu zastępczego.

Relokacja pracownika i najem służbowy. Pracodawca lub pracownik przenoszony do innego miasta zawiera umowę najmu, aby zapewnić mieszkanie na czas wykonywania obowiązków. W takim przypadku umowa może przewidywać czas oznaczony związany z okresem delegacji, z możliwością wypowiedzenia w wypadkach wskazanych w umowie zgodnie z art. 673 par. 3 Kodeksu cywilnego.

Wynajem mieszkania przez gminę lub instytucję na rzecz osoby fizycznej. Choć mieszkaniowy zasób gminy podlega odrębnym regulacjom, w obrocie prywatnym wynajmujący niebędący przedsiębiorcą zawodowym korzysta z klasycznej umowy najmu mieszkalnego. Umowa pozwala uniknąć sporu co do wysokości czynszu, terminu jego płatności i zasad rozliczenia mediów.

Zabezpieczenie najmu wieloosobowego. Gdy lokal wynajmuje kilka osób, na przykład grupa współlokatorów, umowa powinna wskazywać wszystkich najemców, którzy odpowiadają solidarnie za czynsz na podstawie art. 366 Kodeksu cywilnego. Dzięki temu wynajmujący może żądać zapłaty całości czynszu od każdego z najemców, co istotnie wzmacnia jego pozycję w razie zaległości.

Prawidłowo sporządzona umowa najmu lokalu mieszkalnego w Polsce zawiera elementy, które spełniają wymagania Kodeksu cywilnego oraz ustawy o ochronie praw lokatorów i zabezpieczają interesy obu stron. Pominięcie któregokolwiek z nich osłabia pozycję wynajmującego lub najemcy w razie sporu przed sądem rejonowym.

Oznaczenie stron. Umowa musi precyzyjnie identyfikować wynajmującego i najemcę. W przypadku osoby fizycznej podaje się imię, nazwisko, numer PESEL, adres zamieszkania oraz serię i numer dowodu osobistego. Gdy wynajmującym jest przedsiębiorca, wskazuje się firmę, adres siedziby, numer NIP, REGON oraz numer KRS i organ reprezentacji. Jednoznaczna identyfikacja stron ułatwia ewentualne dochodzenie roszczeń i postępowanie egzekucyjne.

Oznaczenie przedmiotu najmu. Lokal należy opisać przez podanie adresu, powierzchni użytkowej w metrach kwadratowych, liczby pomieszczeń, kondygnacji oraz numeru księgi wieczystej, na przykład KW nr WA1M/00123456/7, prowadzonej przez sąd rejonowy. Wskazanie pomieszczeń przynależnych, takich jak piwnica, komórka lokatorska czy miejsce postojowe, usuwa wątpliwości co do zakresu najmu.

Czas trwania najmu. Umowa powinna określać, czy najem zawarto na czas oznaczony, czy nieoznaczony. Ma to istotne znaczenie, ponieważ najem na czas oznaczony można wypowiedzieć wyłącznie w wypadkach wskazanych w umowie, zgodnie z art. 673 par. 3 Kodeksu cywilnego, podczas gdy najem na czas nieoznaczony podlega wypowiedzeniu z zachowaniem terminów ustawowych i ograniczeń z art. 11 ustawy o ochronie praw lokatorów.

Czynsz i opłaty. Należy oznaczyć wysokość czynszu w złotych, najlepiej cyfrowo i słownie, termin jego płatności oraz numer rachunku bankowego wynajmującego w formacie IBAN. Odrębnie wskazuje się opłaty eksploatacyjne i koszty mediów rozliczane według zużycia. Tryb podwyższania czynszu powinien odsyłać do art. 8a ustawy o ochronie praw lokatorów, który wymaga wypowiedzenia dotychczasowej wysokości czynszu na piśmie z zachowaniem trzymiesięcznego terminu.

Kaucja zabezpieczająca. Umowa określa wysokość kaucji, która nie może przekraczać dwunastokrotności miesięcznego czynszu na podstawie art. 6 ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów, oraz zasady jej zwrotu w ciągu miesiąca od opróżnienia lokalu po potrąceniu należności (art. 6 ust. 4 ustawy). Warto zaznaczyć, że zwykłe zużycie lokalu nie obciąża najemcy i nie podlega potrąceniu z kaucji.

Protokół zdawczo-odbiorczy. Choć protokół jest dokumentem odrębnym, umowa powinna nakładać obowiązek jego sporządzenia przy wydaniu i zwrocie lokalu. Protokół dokumentuje stan lokalu, stany liczników i wyposażenie, dzięki czemu chroni najemcę przed zarzutem pogorszenia stanu lokalu i ułatwia rozliczenie kaucji. Wzory uzupełniające, takie jak protokół zdawczo-odbiorczy oraz wypowiedzenie umowy najmu, udostępnia serwis forms-legal.com.

Obowiązki stron. Umowa powinna rozdzielać obowiązki zgodnie z Kodeksem cywilnym: wynajmującego obciążają naprawy niezbędne do utrzymania lokalu w stanie przydatnym do użytku (art. 662 par. 1 KC), a najemcę drobne nakłady połączone ze zwykłym używaniem (art. 681 KC). Zwrot lokalu w stanie niepogorszonym z uwzględnieniem zwykłego zużycia wynika z art. 675 Kodeksu cywilnego.

Zasady podnajmu. Należy określić, czy najemca może oddać lokal lub jego część w podnajem. Zgodnie z art. 668 Kodeksu cywilnego podnajem jest dopuszczalny, o ile umowa nie stanowi inaczej, dlatego wprowadzenie wymogu zgody wynajmującego wymaga wyraźnego postanowienia.

Postanowienia szczególne i końcowe. Umowa powinna zawierać miejsce na indywidualnie uzgodnione warunki, takie jak zasady utrzymywania zwierząt, palenia czy przeprowadzania remontów, oraz klauzulę o stosowaniu Kodeksu cywilnego i ustawy o ochronie praw lokatorów w sprawach nieuregulowanych. Wszelkie zmiany powinny wymagać formy pisemnej pod rygorem nieważności, a właściwość sądu rejonowego ustala się według miejsca położenia lokalu.

Wypełnienie umowy najmu lokalu mieszkalnego w Polsce wymaga przejścia przez kolejne etapy w określonej kolejności, od oznaczenia stron po podpisanie i przekazanie lokalu. Staranne wypełnienie ogranicza ryzyko sporu i ułatwia korzystanie z uprawnień ustawowych.

Krok 1 — oznacz strony umowy. Wpisz pełne dane wynajmującego: imię i nazwisko lub firmę, numer PESEL albo NIP, adres oraz serię i numer dowodu osobistego. Następnie wpisz dane najemcy, w tym numer PESEL i dotychczasowy adres zamieszkania. Jeżeli lokal wynajmuje kilka osób, wskaż wszystkich najemców, pamiętając, że odpowiadają oni solidarnie za czynsz na podstawie art. 366 Kodeksu cywilnego.

Krok 2 — opisz lokal. Podaj adres lokalu, jego powierzchnię użytkową w metrach kwadratowych, liczbę pokoi oraz numer księgi wieczystej, na przykład WA1M/00123456/7. Zaznacz pomieszczenia przynależne, takie jak piwnica, miejsce postojowe czy garaż, oraz wyposażenie objęte najmem. Dokładny opis przedmiotu najmu usuwa wątpliwości co do jego zakresu.

Krok 3 — wybierz czas trwania najmu. Określ, czy najem jest zawierany na czas nieoznaczony, czy oznaczony, a w tym drugim przypadku wpisz datę zakończenia. Pamiętaj, że najem na czas oznaczony można wypowiedzieć wyłącznie w wypadkach wskazanych w umowie, zgodnie z art. 673 par. 3 Kodeksu cywilnego, dlatego warto przewidzieć odpowiednie klauzule wypowiedzenia.

Krok 4 — ustal czynsz i opłaty. Wpisz wysokość czynszu w złotych, najlepiej cyfrowo i słownie, oraz wysokość opłat eksploatacyjnych i kosztów mediów. Wskaż termin płatności; przy braku ustalenia czynsz jest płatny z góry do dziesiątego dnia miesiąca zgodnie z art. 669 Kodeksu cywilnego. Podaj numer rachunku bankowego wynajmującego w formacie IBAN.

Krok 5 — określ kaucję. Wpisz wysokość kaucji zabezpieczającej, pamiętając, że nie może ona przekraczać dwunastokrotności miesięcznego czynszu na podstawie art. 6 ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów. Wskaż termin zwrotu kaucji, którym co do zasady jest miesiąc od dnia opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności wynajmującego (art. 6 ust. 4 ustawy).

Krok 6 — uzgodnij zasady podnajmu i liczbę osób. Zaznacz, czy najemca może oddać lokal lub jego część w podnajem; przy braku postanowienia podnajem jest dopuszczalny zgodnie z art. 668 Kodeksu cywilnego. Wskaż liczbę osób uprawnionych do zamieszkiwania w lokalu wraz z najemcą, co ułatwia kontrolę nad sposobem korzystania z lokalu.

Krok 7 — wpisz postanowienia szczególne. W polu przeznaczonym na indywidualne ustalenia opisz dodatkowe warunki, na przykład zgodę lub zakaz utrzymywania zwierząt, zasady palenia, dopuszczalność drobnych remontów czy obowiązek ubezpieczenia mieszkania. Postanowienia indywidualnie uzgodnione mają pierwszeństwo przed wzorcem umowy.

Krok 8 — sporządź protokół zdawczo-odbiorczy. Przy wydaniu lokalu spisz protokół dokumentujący jego stan, stany liczników energii, wody i gazu oraz przekazane klucze. Najlepiej dołącz dokumentację fotograficzną. Protokół chroni obie strony i jest podstawą rozliczenia kaucji przy zwrocie lokalu.

Krok 9 — podpisz umowę w dwóch egzemplarzach. Wpisz miejscowość i datę zawarcia umowy w formacie DD.MM.YYYY, a następnie złóż podpisy. Umowę sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Wszelkie późniejsze zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Krok 10 — pamiętaj o obowiązkach podatkowych. Przychód z najmu prywatnego podlega opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, który należy rozliczyć z urzędem skarbowym. Wynajmujący powinien zachować umowę oraz potwierdzenia wpłat czynszu na potrzeby ewentualnej kontroli Krajowej Administracji Skarbowej.

Umowa najmu lokalu mieszkalnego w Polsce podlega licznym przepisom bezwzględnie obowiązującym, które chronią najemcę jako słabszą stronę stosunku i wyznaczają granice swobody kontraktowej. Znajomość tych wymagań jest niezbędna do sporządzenia umowy odpornej na zarzut nieważności.

Podstawa kodeksowa. Najem lokalu mieszkalnego reguluje Kodeks cywilny w art. 659-679 (przepisy ogólne) oraz art. 680-692 (przepisy szczególne o najmie lokalu). Artykuł 659 par. 1 definiuje istotę umowy, art. 662 rozdziela obowiązki utrzymania lokalu, art. 669 określa termin płatności czynszu, a art. 673 i 672 regulują wypowiedzenie oraz skutki zwłoki w zapłacie czynszu. Przepisy te stosuje się łącznie z ustawą o ochronie praw lokatorów.

Reżim ochronny ustawy o ochronie praw lokatorów. Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. ustanawia ochronę lokatora, której nie można wyłączyć ani ograniczyć na jego niekorzyść. Artykuł 11 ustawy określa zamknięty katalog przyczyn wypowiedzenia umowy przez właściciela, wymagając formy pisemnej pod rygorem nieważności oraz wskazania przyczyny. Postanowienia umowy sprzeczne z tym przepisem są nieważne, a próba obejścia ochrony przez konstrukcje pozorne naraża wynajmującego na przegraną w sporze sądowym.

Kaucja. Artykuł 6 ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów ogranicza wysokość kaucji do dwunastokrotności miesięcznego czynszu. Postanowienie przewidujące wyższą kaucję jest w części przekraczającej ten limit bezskuteczne. Zwrot kaucji następuje w ciągu miesiąca od opróżnienia lokalu po potrąceniu należności, zgodnie z art. 6 ust. 4 ustawy.

Podwyższanie czynszu. Artykuł 8a ustawy o ochronie praw lokatorów reguluje tryb podwyższania czynszu. Wypowiedzenie dotychczasowej wysokości czynszu wymaga formy pisemnej i zachowania trzymiesięcznego terminu na koniec miesiąca kalendarzowego. Podwyżka przekraczająca w skali roku 3 procent wartości odtworzeniowej lokalu wymaga uzasadnienia na żądanie lokatora, co zapobiega arbitralnemu zwiększaniu obciążeń.

Ochrona przed eksmisją. Artykuł 14 ustawy o ochronie praw lokatorów stanowi, że w wyroku nakazującym opróżnienie lokalu sąd orzeka o uprawnieniu do lokalu socjalnego albo o jego braku, biorąc pod uwagę dotychczasowy sposób korzystania z lokalu i szczególną sytuację osób objętych nakazem. Artykuł 16 ustawy ustanawia okres ochronny zimowy, w którym nie wykonuje się eksmisji od 1 listopada do 31 marca, jeżeli osobie eksmitowanej nie wskazano lokalu zastępczego.

Forma umowy. Umowa najmu lokalu mieszkalnego nie wymaga formy szczególnej i może być zawarta nawet ustnie, jednak forma pisemna jest niezbędna dla skutecznego wypowiedzenia oraz dla celów dowodowych. Umowa najmu nieruchomości zawarta na czas dłuższy niż rok powinna być stwierdzona pismem, gdyż w razie niezachowania tej formy poczytuje się ją za zawartą na czas nieoznaczony zgodnie z art. 660 Kodeksu cywilnego.

Trwałość najmu przy zbyciu lokalu. Artykuł 678 Kodeksu cywilnego stanowi, że w razie zbycia rzeczy najętej nabywca wstępuje w stosunek najmu na miejsce zbywcy, dzięki czemu sprzedaż mieszkania nie powoduje wygaśnięcia umowy najmu. Najemca zachowuje swoje uprawnienia wobec nowego właściciela.

Obowiązki podatkowe i rozliczenia. Przychód z najmu prywatnego podlega opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, rozliczanym z urzędem skarbowym. Strony powinny przestrzegać przepisów o ochronie danych osobowych wynikających z rozporządzenia (UE) 2016/679 (RODO) oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych przy przetwarzaniu danych zawartych w umowie.

Właściwość sądu i dochodzenie roszczeń. Spory z umowy najmu rozstrzyga sąd rejonowy właściwy ze względu na miejsce położenia lokalu, zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania cywilnego. Roszczenia o zapłatę zaległego czynszu można dochodzić w postępowaniu upominawczym, a po uzyskaniu tytułu wykonawczego egzekucję prowadzi komornik sądowy.

Umowa najmu lokalu mieszkalnego w Polsce bywa źródłem licznych błędów, które prowadzą do nieważności postanowień, utraty ochrony lub przegranych sporów. Poniżej opisano najczęstsze uchybienia, których należy unikać, aby umowa była skuteczna na gruncie Kodeksu cywilnego i ustawy o ochronie praw lokatorów.

Błąd 1 — zastrzeżenie kaucji powyżej ustawowego limitu. Wynajmujący niekiedy żądają kaucji przekraczającej dwunastokrotność miesięcznego czynszu, co narusza art. 6 ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów. Postanowienie w części przekraczającej limit jest bezskuteczne, a najemca może żądać zwrotu nadwyżki. Kaucję należy zawsze ustalać w granicach ustawowych.

Błąd 2 — wypowiedzenie umowy bez wskazania ustawowej przyczyny. Częstym uchybieniem jest wypowiadanie umowy najmu mieszkalnego z dowolnej przyczyny lub bez jej podania. Artykuł 11 ustawy o ochronie praw lokatorów wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności oraz wskazania jednej z przyczyn ustawowych. Wypowiedzenie niespełniające tych wymogów jest nieważne i nie wywołuje skutku.

Błąd 3 — wypowiadanie najmu na czas oznaczony bez podstawy w umowie. Najem zawarty na czas oznaczony można wypowiedzieć wyłącznie w wypadkach wskazanych w umowie, zgodnie z art. 673 par. 3 Kodeksu cywilnego. Brak odpowiednich klauzul wypowiedzenia powoduje, że strony są związane umową aż do upływu okresu, na jaki została zawarta, co bywa zaskoczeniem dla wynajmujących.

Błąd 4 — potrącanie z kaucji kosztów zwykłego zużycia. Wynajmujący błędnie obciążają kaucję kosztami zużycia wynikającego z prawidłowego korzystania z lokalu, na przykład wytartych powierzchni czy drobnego zużycia ścian. Zwykłe zużycie nie obciąża najemcy, a potrącenie takich kosztów z kaucji jest bezzasadne i może być zakwestionowane przed sądem rejonowym.

Błąd 5 — brak protokołu zdawczo-odbiorczego. Pominięcie protokołu dokumentującego stan lokalu przy wydaniu i zwrocie prowadzi do sporów o stan lokalu i rozliczenie kaucji. Bez protokołu trudno wykazać, jakie uszkodzenia powstały w czasie najmu, dlatego jego sporządzenie z dokumentacją fotograficzną jest niezbędne dla ochrony obu stron.

Błąd 6 — niejasne rozdzielenie obowiązku napraw. Strony często nie precyzują, kto ponosi koszty napraw, co prowadzi do konfliktów. Najemcę obciążają drobne nakłady połączone ze zwykłym używaniem zgodnie z art. 681 Kodeksu cywilnego, natomiast naprawy niezbędne do utrzymania lokalu w stanie przydatnym do użytku obciążają wynajmującego na podstawie art. 662 par. 1 Kodeksu cywilnego. Wyraźne uregulowanie tej kwestii zapobiega sporom.

Błąd 7 — pominięcie zasad podnajmu. Brak postanowienia o podnajmie powoduje, że na podstawie art. 668 Kodeksu cywilnego najemca może oddać lokal w podnajem bez zgody wynajmującego. Jeżeli wynajmujący chce uzależnić podnajem od swojej zgody, musi to wyraźnie zastrzec w umowie, w przeciwnym razie traci kontrolę nad tym, kto faktycznie korzysta z lokalu.

Błąd 8 — niedopełnienie obowiązków podatkowych. Wynajmujący niekiedy nie rozliczają przychodu z najmu z urzędem skarbowym, co naraża ich na zaległość podatkową, odsetki oraz odpowiedzialność karną skarbową. Przychód z najmu prywatnego podlega opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, dlatego należy zachować umowę i potwierdzenia wpłat na potrzeby kontroli Krajowej Administracji Skarbowej.