Invoice Norway

An Invoice in Norway is a sales document that records a supply of goods or services and forms the basis for payment and accounting, governed by Bokføringsloven (2004) with the bokføringsforskrift section 5-1, Merverdiavgiftsloven (2009) and Renteloven (1976). A compliant invoice must state the seller's organisation number followed by the letters MVA where the business is VAT-registered, a sequential invoice number, the invoice date, the delivery date, the net amount, the VAT and the total payable.

Faktura Norge trengs i alle situasjoner der en næringsdrivende selger varer eller tjenester og krever betaling. Korrekt fakturering er en forutsetning for lovlig bokføring etter bokføringsloven (2004) og for riktig beregning og innberetning av merverdiavgift etter merverdiavgiftsloven (2009).

Salg av tjenester fra enkeltpersonforetak og frilansere. Konsulenter, håndverkere, fotografer, regnskapsførere, advokater og andre tjenesteytere som driver registrert næringsvirksomhet, må utstede faktura for hvert salg. Fakturaen dokumenterer ytelsens art og omfang etter bokføringsforskriften § 5-1-1 og danner grunnlag for inntektsføring. Enkeltpersonforetak registreres i Enhetsregisteret og får organisasjonsnummer; ved omsetning over femtitusen kroner siste tolv måneder inntrer registreringsplikt i Merverdiavgiftsregisteret etter merverdiavgiftsloven § 2-1.

Salg av varer fra aksjeselskaper og handelsforetak. Aksjeselskaper, ansvarlige selskaper og andre handelsforetak som selger varer, utsteder faktura med angivelse av varens art, antall, enhetspris og leveringstidspunkt. Ved kontantsalg over visse beløp gjelder krav om bruk av kassasystem etter kassasystemloven (2015) og kassasystemforskriften, mens kredittsalg dokumenteres med faktura. Ved salg til andre næringsdrivende kreves angivelse av kjøperens organisasjonsnummer etter bokføringsforskriften der det er relevant.

Salg til offentlig sektor med krav om elektronisk faktura. Ved salg til staten, kommuner, fylkeskommuner og andre offentlige oppdragsgivere gjelder krav om elektronisk faktura i EHF-format etter forskrift om elektronisk faktura til offentlig sektor. Fakturaen sendes gjennom Peppol-nettverket med mottakerens organisasjonsnummer som elektronisk adresse. Papirfaktura aksepteres normalt ikke av offentlige virksomheter, og leverandøren må derfor ha et faktureringssystem som støtter EHF.

Grensekryssende salg innen og utenfor EØS. Ved salg av varer og tjenester til kunder i andre EØS-land gjelder særlige regler om merverdiavgift. Ved salg av tjenester til næringsdrivende i utlandet gjelder ofte omvendt avgiftsplikt, der kjøperen beregner merverdiavgiften i sitt hjemland; fakturaen skal da angi at omvendt avgiftsplikt gjelder etter merverdiavgiftsloven kapittel 11. Ved eksport av varer ut av merverdiavgiftsområdet gjelder nullsats med fradragsrett etter merverdiavgiftsloven § 6-21.

Løpende abonnement og periodisk fakturering. Ved abonnementstjenester, leieforhold, vedlikeholdsavtaler og andre løpende ytelser utstedes faktura periodisk, for eksempel månedlig, kvartalsvis eller årlig. Hver faktura skal angi den perioden ytelsen gjelder og leveringstidspunktet. Ved forskuddsfakturering før levering gjelder særlige regler om tidfesting av merverdiavgift etter merverdiavgiftsloven kapittel 15 og bokføringsforskriften.

Forskudds- og delfakturering ved prosjekter. Ved større prosjekter innen bygg, anlegg, IT-utvikling eller rådgivning faktureres ofte i etapper etter avtalt fremdriftsplan. Hver delfaktura skal henvise til prosjektet og angi hvilken etappe den gjelder. Ved bygge- og anleggstjenester gjelder særlige regler om tidfesting og om tilbakeholdelse av betaling etter bustadoppføringslova (1997) ved forbrukerforhold og etter standardkontrakter ved næringsforhold.

Utstedelse av kreditnota ved retur eller prisavslag. Ved retur av varer, prisavslag, reklamasjon eller feilfakturering utstedes en kreditnota som reverserer den opprinnelige fakturaen helt eller delvis. Kreditnotaen skal henvise til den opprinnelige fakturaen og angi grunnen til krediteringen etter bokføringsforskriften. Korrekt kreditnota er nødvendig for å rette merverdiavgiftsoppgjøret med Skatteetaten.

Fakturering fra foreninger og veldedige organisasjoner. Foreninger, lag og stiftelser som driver avgiftspliktig omsetning over registreringsgrensen, må også utstede faktura og beregne merverdiavgift. For veldedige og allmennyttige organisasjoner gjelder en høyere registreringsgrense etter merverdiavgiftsloven § 2-1. Medlemskontingent og rene gaver er normalt utenfor merverdiavgiftsområdet, mens salg av varer og tjenester kan være avgiftspliktig.

En korrekt Faktura Norge inneholder følgende nøkkelelementer for å oppfylle kravene i bokføringsforskriften § 5-1 og merverdiavgiftsloven (2009).

Utstederens identifikasjon med organisasjonsnummer og MVA. Selgerens fulle foretaksnavn og organisasjonsnummer med ni sifre er obligatoriske etter bokføringsforskriften § 5-1-1. Dersom selgeren er registrert i Merverdiavgiftsregisteret, skal bokstavene «MVA» følge etter organisasjonsnummeret, for eksempel «987 654 321 MVA». Selgerens adresse skal angis etter bokføringsforskriften § 5-1-2. Organisasjonsnummeret tildeles av Enhetsregisteret hos Brønnøysundregistrene og er nøkkelen som knytter fakturaen til et registrert foretak.

Kjøperens identifikasjon. Kjøperens navn og adresse skal angis. Ved salg til næringsdrivende kan kjøperens organisasjonsnummer angis, og ved salg til andre EØS-land kreves kjøperens mva-identifikasjonsnummer ved omvendt avgiftsplikt. Ved privatpersoner angis navn og adresse; fødselsnummer angis normalt ikke på faktura av personvernhensyn med mindre det er nødvendig for identifikasjon.

Fakturanummer i fortløpende serie. Fakturanummeret skal være fortløpende og kontrollerbart etter bokføringsforskriften § 5-1-3, slik at hver faktura kan spores og kontrolleres. Nummerserien tildeles maskinelt av et faktureringssystem eller fra forhåndsnummererte blanketter. Nummerserien kan ikke ha hull, og samme nummer kan ikke gjenbrukes. Dette sikrer at alle salg blir bokført og at ingen faktura kan fjernes uoppdaget.

Fakturadato, leveringsdato og forfallsdato. Fakturadatoen (dokumentdatoen) angir når fakturaen ble utstedt etter bokføringsforskriften § 5-1-1. Leveringsdatoen angir når varen ble levert eller tjenesten utført, og er avgjørende for tidfesting av merverdiavgift etter merverdiavgiftsloven kapittel 15. Forfallsdatoen angir siste betalingsdag og er typisk fjorten til tretti dager netto fra fakturadato. Datoene oppgis i format DD.MM.ÅÅÅÅ etter norsk standard.

Spesifikasjon av ytelsens art og omfang. Fakturaen skal inneholde en klar beskrivelse av varenes eller tjenestenes art og omfang etter bokføringsforskriften § 5-1-1. For varer angis betegnelse, antall og enhetspris; for tjenester angis arten av arbeidet, timeantall og timepris eller fastpris. Ved sammensatte leveranser med ulike avgiftssatser skal hver post angis særskilt slik at avgiftsgrunnlaget kan fordeles riktig.

Avgiftsgrunnlag, merverdiavgift og totalbeløp. Nettobeløpet (avgiftsgrunnlaget) oppgis eksklusive merverdiavgift. Merverdiavgiften angis særskilt med beløp og sats etter bokføringsforskriften § 5-1-1, fordelt på de ulike satsene dersom leveransen omfatter varer eller tjenester med ulik sats. Alminnelig sats er tjuefem prosent, redusert femten prosent for næringsmidler og lav tolv prosent for blant annet persontransport og overnatting etter merverdiavgiftsloven kapittel 5. Totalbeløpet å betale er summen av nettobeløp og merverdiavgift.

Kontoopplysninger og KID-nummer. Selgerens kontonummer eller IBAN angis for betaling; norsk kontonummer har elleve sifre, mens IBAN for norsk bank begynner med NO og har totalt femten tegn. KID-nummeret (kundeidentifikasjon) brukes for automatisk avstemming av innbetalinger og beregnes med kontrollsiffer etter Modulus 10 eller 11. Ved betaling til utlandet angis også BIC/SWIFT-koden til selgerens bank.

Betalingsvilkår og forsinkelsesrente. Fakturaen skal angi betalingsfristen og hvilken forsinkelsesrente som påløper ved manglende betaling. Forsinkelsesrenten følger Renteloven (1976) § 3 og fastsettes halvårlig av Finansdepartementet; satsen lå på omkring tolv prosent i 2025. Ved forbrukerforhold kan ikke høyere sats avtales. Fakturaen kan også angi at purregebyr etter inkassoloven (1988) § 19 og inkassoforskriften tilkommer ved forsinket betaling. Disse vilkårene utfyller forms-legal.com bibliotekets maler for purring og inkassovarsel.

Merknader om omvendt avgiftsplikt og særlige forhold. Ved omvendt avgiftsplikt skal fakturaen angi at kjøperen er ansvarlig for å beregne merverdiavgiften etter merverdiavgiftsloven kapittel 11, og selgeren beregner da ikke utgående merverdiavgift. Ved eksport og annen avgiftsfri omsetning skal grunnlaget for fritaket angis. Ved henvisning til tidligere avtale, prosjektnummer, rabatter eller garantivilkår angis dette i merknadsfeltet.

Krav til oppbevaring og elektronisk faktura. Salgsdokumenter skal oppbevares i fem år etter bokføringsloven (2004) § 13. Ved salg til offentlig sektor gjelder krav om elektronisk faktura i EHF-format etter forskrift om elektronisk faktura til offentlig sektor, sendt gjennom Peppol-nettverket. Ved elektronisk fakturering skal dokumentets ekthet og integritet sikres etter bokføringsregelverket.

Å fylle ut en Faktura Norge korrekt krever at man følger trinnene nedenfor systematisk, slik at fakturaen oppfyller kravene i bokføringsforskriften § 5-1 og merverdiavgiftsloven (2009).

Trinn 1 — Fyll inn utstederens opplysninger. Oppgi selgerens fulle foretaksnavn etter Foretaksregisteret eller Enhetsregisteret, og organisasjonsnummeret med ni sifre. Dersom foretaket er registrert i Merverdiavgiftsregisteret, legg til bokstavene «MVA» etter organisasjonsnummeret, for eksempel «987 654 321 MVA», etter bokføringsforskriften § 5-1-1. Oppgi selgerens fullstendige adresse og kontoopplysninger (kontonummer eller IBAN). Verifiser registreringen i Enhetsregisteret hos Brønnøysundregistrene før første fakturering.

Trinn 2 — Fyll inn kundens opplysninger. Oppgi kjøperens navn og adresse. Ved salg til annen næringsdrivende oppgi organisasjonsnummeret; ved salg til privatperson oppgi navn og adresse uten fødselsnummer av personvernhensyn. Ved salg til offentlig sektor må fakturaen sendes elektronisk i EHF-format med kjøperens organisasjonsnummer som elektronisk adresse i Peppol-nettverket.

Trinn 3 — Tildel fakturanummer i fortløpende serie. Tildel et unikt fakturanummer i en sammenhengende, kontrollerbar nummerserie etter bokføringsforskriften § 5-1-3. Nummeret tildeles maskinelt av faktureringssystemet eller fra forhåndsnummererte blanketter. Nummerserien kan ikke ha hull, og samme nummer kan ikke gjenbrukes. Et vanlig format er årstall og løpenummer, for eksempel 2026-0042.

Trinn 4 — Angi fakturadato, leveringsdato og forfallsdato. Oppgi fakturadatoen (dokumentdatoen) i format DD.MM.ÅÅÅÅ etter norsk standard. Oppgi leveringsdatoen, som angir når varen ble levert eller tjenesten utført; denne er avgjørende for tidfesting av merverdiavgift etter merverdiavgiftsloven kapittel 15. Oppgi forfallsdatoen, typisk fjorten til tretti dager netto fra fakturadato, etter det som er avtalt med kunden.

Trinn 5 — Spesifiser varer eller tjenester. Beskriv ytelsens art og omfang detaljert etter bokføringsforskriften § 5-1-1. For varer angi betegnelse, antall og enhetspris; for tjenester angi arten av arbeidet, timeantall og timepris eller fastpris samt perioden arbeidet gjelder. Ved sammensatte leveranser med ulike avgiftssatser angi hver post særskilt slik at avgiftsgrunnlaget kan fordeles riktig.

Trinn 6 — Beregn avgiftsgrunnlag og velg merverdiavgiftssats. Oppgi nettobeløpet (avgiftsgrunnlaget) eksklusive merverdiavgift i NOK med tusenskille som mellomrom og desimalkomma. Velg riktig merverdiavgiftssats: tjuefem prosent alminnelig, femten prosent for næringsmidler, tolv prosent for persontransport og overnatting, eller fritak/unntak etter merverdiavgiftsloven kapittel 3, 5 og 6. Ved omvendt avgiftsplikt eller eksport beregnes ikke utgående merverdiavgift, men grunnlaget for dette angis på fakturaen.

Trinn 7 — Beregn merverdiavgift og totalbeløp. Beregn merverdiavgiften som nettobeløp multiplisert med satsen delt på hundre, og angi beløpet særskilt etter bokføringsforskriften § 5-1-1. Beregn totalbeløpet å betale som summen av nettobeløp og merverdiavgift. Kontroller at avrundingen er korrekt og at beløpene stemmer overens med spesifikasjonen.

Trinn 8 — Angi KID-nummer og kontoopplysninger. Oppgi KID-nummeret (kundeidentifikasjon) for automatisk avstemming av innbetalingen; KID beregnes med kontrollsiffer etter Modulus 10 eller 11. Oppgi kontonummer eller IBAN for betaling. Ved betaling fra utlandet oppgi også BIC/SWIFT-koden til banken. Et korrekt KID-nummer reduserer risikoen for feilplasserte innbetalinger.

Trinn 9 — Angi betalingsvilkår og forsinkelsesrente. Angi at forsinkelsesrente etter Renteloven (1976) § 3 påløper ved manglende betaling, og at purregebyr etter inkassoloven (1988) § 19 og inkassoforskriften tilkommer. Ved forbrukerforhold kan ikke høyere forsinkelsesrente enn lovens sats avtales. Angi eventuell referanse eller kontaktperson hos utstederen for spørsmål om fakturaen.

Trinn 10 — Send og arkiver fakturaen. Send fakturaen til kunden i avtalt format; ved salg til offentlig sektor i EHF-format gjennom Peppol-nettverket. Arkiver fakturaen og underlagsdokumentasjonen i minst fem år etter bokføringsloven (2004) § 13. Ved elektronisk fakturering skal dokumentets ekthet og integritet sikres etter bokføringsregelverket. Før mva-meldingen til Skatteetaten basert på utgående merverdiavgift fra utstedte fakturaer.

Faktura Norge omfattes av et detaljert regelverk som næringsdrivende må følge for at fakturaen skal være et gyldig salgsdokument og grunnlag for korrekt merverdiavgiftsbehandling.

Bokføringsloven (2004) og bokføringsforskriften. Bokføringsloven pålegger bokføringspliktige å dokumentere salg med salgsdokument. Bokføringsforskriften § 5-1 angir de nærmere innholdskravene til fakturaen. Etter bokføringsforskriften § 5-1-1 skal salgsdokumentet inneholde dokumentdato, et fortløpende og kontrollerbart nummer, angivelse av selger og kjøper, ytelsens art og omfang, leveringstidspunkt, vederlag og betalingsforfall samt merverdiavgift og avgiftsgrunnlag fordelt på de ulike avgiftssatsene. Selgerens organisasjonsnummer skal angis, og ved registrering i Merverdiavgiftsregisteret skal bokstavene «MVA» følge etter organisasjonsnummeret.

Merverdiavgiftsloven (2009) registrerings- og beregningsplikt. Registreringsplikt i Merverdiavgiftsregisteret inntrer når avgiftspliktig omsetning og uttak overstiger femtitusen kroner i en periode på tolv måneder etter merverdiavgiftsloven § 2-1; for veldedige og allmennyttige organisasjoner gjelder en høyere grense. Et registrert foretak skal beregne utgående merverdiavgift på avgiftspliktig salg etter satsene i merverdiavgiftsloven kapittel 5 (tjuefem prosent alminnelig, femten prosent for næringsmidler, tolv prosent lav sats) og kan trekke fra inngående merverdiavgift på anskaffelser. Differansen innberettes i mva-meldingen til Skatteetaten etter skatteforvaltningsloven (2016).

Fortløpende nummerering etter bokføringsforskriften § 5-1-3. Fakturanummeret skal være fortløpende og kontrollerbart slik at hver faktura kan spores. Nummerserien tildeles maskinelt eller fra forhåndsnummererte blanketter og kan ikke ha hull. Dette sikrer at alle salg bokføres og at ingen faktura kan fjernes uoppdaget. Ved bruk av kassasystem gjelder kassasystemloven (2015) og kassasystemforskriften med krav til kassasystemets funksjonalitet og oppbevaring av elektronisk journal.

Tidfesting av merverdiavgift etter merverdiavgiftsloven kapittel 15. Utgående merverdiavgift skal som hovedregel tidfestes i den terminen dokumentasjonen utstedes etter merverdiavgiftsloven § 15-9, det vil si når fakturaen er utstedt. Ved bygge- og anleggsvirksomhet og ved enkelte andre ytelser gjelder særlige regler om tidfesting. Forskuddsfakturering før levering har egne regler; faktura kan normalt ikke utstedes mer enn en viss tid før levering uten at det medfører plikt til å innberette merverdiavgiften.

Elektronisk faktura til offentlig sektor. Ved salg til staten, kommuner, fylkeskommuner og andre offentlige oppdragsgivere gjelder krav om elektronisk faktura i EHF-format etter forskrift om elektronisk faktura til offentlig sektor. Fakturaen sendes gjennom Peppol-nettverket med mottakerens organisasjonsnummer som elektronisk adresse. Papirfaktura aksepteres normalt ikke, og leverandøren må ha et faktureringssystem som støtter EHF.

Renteloven (1976) forsinkelsesrente. Ved manglende betaling påløper forsinkelsesrente etter Renteloven § 3 fra forfallsdagen. Satsen fastsettes halvårlig av Finansdepartementet i forskrift og lå på omkring tolv prosent i 2025. Ved forbrukerforhold kan ikke høyere sats avtales. I tillegg kan kreditor kreve et standardisert kompensasjonsbeløp for inndrivingskostnader ved forsinket betaling i næringsforhold etter forsinkelsesrenteregelverket.

Inkassoloven (1988) og inkassoforskriften. Ved manglende betaling kan selgeren kreve purregebyr etter inkassoloven § 19 og inkassoforskriften etter at skriftlig purring med betalingsfrist er sendt. Inkassovarsel og betalingsoppfordring fra godkjent inkassoforetak medfører inkassosalær etter inkassoforskriftens satser. Inkassovirksomhet krever bevilling fra Finanstilsynet og er underlagt tilsyn. Skyldneren kan bestride kravet dersom det er feilaktig.

Oppbevaringsplikt etter bokføringsloven (2004) § 13. Salgsdokumenter og annen primærdokumentasjon skal oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt etter bokføringsloven § 13. For enkelte dokumenter gjelder lengre oppbevaringstid. Dokumentasjonen skal oppbevares ordnet og være tilgjengelig i lesbar form i hele oppbevaringsperioden. Ved elektronisk oppbevaring skal ekthet og integritet sikres.

Forbrukerkjøpsloven (2002) og angrerettloven (2014) ved forbrukersalg. Ved salg til forbruker gjelder forbrukerkjøpsloven (2002) med regler om mangler, reklamasjon og forsinkelse. Ved fjernsalg og salg utenfor fast utsalgssted gjelder angrerettloven (2014) med opplysningsplikt og fjorten dagers angrerett. Fakturaen og det øvrige salgsmaterialet må oppfylle opplysningskravene i disse lovene ved forbrukerforhold.

Personvernforordningen (GDPR) og personopplysningsloven (2018). Ved fakturering av privatpersoner behandler selgeren personopplysninger som omfattes av GDPR gjennom EØS og personopplysningsloven (2018). Rettslig grunnlag er typisk avtale (artikkel 6 nr. 1 bokstav b) og rettslig forpliktelse (artikkel 6 nr. 1 bokstav c) ved bokførings- og avgiftsplikt. Fødselsnummer skal ikke angis på faktura med mindre det er saklig behov og tilstrekkelig grunn etter personopplysningsloven § 12. Datatilsynet er tilsynsmyndighet.

Vanlige feil ved utforming av Faktura Norge kan medføre at fakturaen ikke godkjennes som salgsdokument, at merverdiavgiftsbehandlingen blir feil, eller at betaling blir forsinket.

Feil 1 — Manglende organisasjonsnummer eller MVA-merking. En faktura uten selgerens organisasjonsnummer oppfyller ikke kravene i bokføringsforskriften § 5-1-1 og kan nektes godkjent som fradragsgrunnlag hos kjøperen. Dersom selgeren er registrert i Merverdiavgiftsregisteret men mangler bokstavene «MVA» etter organisasjonsnummeret, er fakturaen formelt mangelfull. Løsning: angi alltid organisasjonsnummeret med ni sifre, og legg til «MVA» etter nummeret når foretaket er mva-registrert, for eksempel «987 654 321 MVA».

Feil 2 — Hull eller gjentakelse i fakturanummerserien. Et fakturanummer som hopper over numre eller gjenbrukes bryter kravet om fortløpende og kontrollerbar nummerering etter bokføringsforskriften § 5-1-3. Dette svekker sporbarheten og kan utløse merknader ved bokettersyn fra Skatteetaten. Løsning: bruk et faktureringssystem som tildeler fortløpende numre maskinelt, eller forhåndsnummererte blanketter; korriger aldri en utstedt faktura ved å fjerne den, men utsted en kreditnota.

Feil 3 — Feil merverdiavgiftssats. Å bruke feil sats — for eksempel tjuefem prosent på næringsmidler som skal ha femten prosent, eller å beregne merverdiavgift på avgiftsfri eller unntatt omsetning — gir feil avgiftsoppgjør med Skatteetaten. Løsning: kontroller riktig sats etter merverdiavgiftsloven kapittel 5 og 6; alminnelig sats er tjuefem prosent, femten prosent for næringsmidler og tolv prosent for persontransport og overnatting; helse, undervisning og finansielle tjenester er unntatt.

Feil 4 — Manglende leveringsdato. En faktura uten leveringstidspunkt oppfyller ikke bokføringsforskriften § 5-1-1 og gjør tidfestingen av merverdiavgift etter merverdiavgiftsloven kapittel 15 uklar. Leveringsdatoen er særlig viktig ved årsskifte og terminskifte. Løsning: angi alltid leveringsdatoen for varer eller utførelsesdatoen for tjenester; ved løpende ytelser angi perioden ytelsen gjelder.

Feil 5 — Uklar spesifikasjon av ytelsen. En faktura med vag beskrivelse som \"diverse tjenester\" eller \"etter avtale\" oppfyller ikke kravet til angivelse av ytelsens art og omfang etter bokføringsforskriften § 5-1-1. Dette kan medføre at kjøperen nektes fradrag og at fakturaen underkjennes ved bokettersyn. Løsning: beskriv ytelsen konkret med betegnelse, antall, enhetspris og periode; ved sammensatte leveranser angi hver post særskilt.

Feil 6 — Forskuddsfakturering uten å følge tidfestingsreglene. Å fakturere tjenester lenge før de leveres kan utløse plikt til å innberette merverdiavgiften i en tidligere termin enn forventet, og kan bryte reglene om forskuddsfakturering. Løsning: følg tidfestingsreglene i merverdiavgiftsloven kapittel 15; ved abonnement og løpende ytelser faktureres normalt for kortere perioder; ved usikkerhet innhent veiledning fra Skatteetaten.

Feil 7 — Manglende KID-nummer eller feil kontoopplysninger. En faktura uten KID-nummer gjør automatisk avstemming av innbetalinger vanskelig og øker risikoen for feilplasserte betalinger. Feil kontonummer fører til at betalingen ikke når selgeren. Løsning: oppgi alltid korrekt kontonummer eller IBAN, og bruk KID-nummer med riktig kontrollsiffer (Modulus 10 eller 11); ved utenlandsbetaling oppgi BIC/SWIFT.

Feil 8 — Papirfaktura til offentlig sektor. Å sende papirfaktura eller PDF-faktura til staten, kommuner eller andre offentlige oppdragsgivere bryter kravet om elektronisk faktura i EHF-format etter forskrift om elektronisk faktura til offentlig sektor, og fakturaen blir avvist. Løsning: bruk et faktureringssystem som støtter EHF og send fakturaen gjennom Peppol-nettverket med mottakerens organisasjonsnummer som elektronisk adresse.

Feil 9 — Feil håndtering av kreditnota. Å rette en feilaktig faktura ved å fjerne den eller utstede en ny uten henvisning til den opprinnelige bryter sporbarhetskravet. Løsning: utsted alltid en kreditnota som henviser til den opprinnelige fakturaens nummer og angir grunnen til krediteringen etter bokføringsforskriften; korriger merverdiavgiftsoppgjøret tilsvarende i mva-meldingen.

Feil 10 — Manglende oppbevaring av salgsdokumenter. Å ikke oppbevare fakturaer og underlagsdokumentasjon i den lovpålagte perioden bryter bokføringsloven (2004) § 13, som krever oppbevaring i fem år etter regnskapsårets slutt. Manglende dokumentasjon svekker stillingen ved bokettersyn og tvist. Løsning: arkiver alle salgsdokumenter ordnet i minst fem år; ved elektronisk oppbevaring sikre dokumentets ekthet og integritet etter bokføringsregelverket.