Yhdistyksen säännöt Suomi

Yhdistyksen säännöt Suomessa ovat yhdistyslain (503/1989) mukainen perustava asiakirja, joka määrittelee rekisteröidyn yhdistyksen (ry) toiminnan puitteet, tarkoituksen ja sisäiset menettelyt. Yhdistyksen säännöt ovat oikeudellisesti sitova sopimus yhdistyksen ja sen jäsenten välillä, ja niiden on noudatettava yhdistyslain (503/1989) pakottavia säännöksiä.

Yhdistyslain (503/1989) 2 luvun 8 §:n mukaan yhdistyksen säännöissä on mainittava vähintään: yhdistyksen nimi, yhdistyksen kotipaikkana oleva kunta, yhdistyksen tarkoitus ja toimintamuodot, jäsenen velvollisuus suorittaa yhdistykselle jäsenmaksuja ja muita maksuja, hallituksen jäsenten ja yhdistyksen tilintarkastajien tai toiminnantarkastajien lukumäärä tai vähimmäis- ja enimmäismäärä sekä toimikausi, yhdistyksen tilikausi, milloin yhdistyksen kokous on pidettävä, miten ja missä ajassa yhdistyksen kokous on kutsuttava koolle, miten yhdistyksen varat on käytettävä, jos yhdistys purkautuu tai lakkautetaan.

Rekisteröity yhdistys (ry) on oikeushenkilö, joka voi tehdä sitoumuksia ja omistaa omaisuutta omissa nimissään yhdistyslain (503/1989) 6 §:n mukaan. Rekisteröimätön yhdistys ei ole oikeushenkilö, ja sen puolesta tehdyistä sitoumuksista vastaavat henkilökohtaisesti ne, jotka ovat päätökseen osallistuneet tai sen panneet täytäntöön. Rekisteröinti Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) yhdistysrekisteriin antaa yhdistykselle oikeushenkilön aseman ja tekee siitä virallisesti tunnustetun toimijan suomalaisessa yhteiskunnassa.

Yhdistyksen säännöt eroavat osakeyhtiön yhtiöjärjestyksestä siinä, että yhdistyksen tarkoituksen on oltava aatteellinen tai yleistä etua edistävä yhdistyslain (503/1989) 1 luvun 1 §:n mukaan. Yhdistyksen toiminta ei saa olla ensisijaisesti taloudellista voittoa tavoittelevaa, vaikka yhdistys voi harjoittaa elinkeinotoimintaa tarkoituksensa toteuttamiseksi tai taloutensa turvaamiseksi, mikäli tästä on määräys säännöissä tai toiminta on muutoin yhdistyksen tarkoituksen kannalta vähäarvoista yhdistyslain 5 §:n mukaan.

Säännöt on laadittava selkeästi ja yksiselitteisesti, koska niitä tulkitaan tarvittaessa tuomioistuimessa tai PRH:n yhdistysrekisterissä. Säännöissä käytetty kieli vaikuttaa siihen, miten niitä tulkitaan riitatilanteissa. Helsingin hovioikeus ja korkein oikeus (KKO) ovat käsitelleet useita tapauksia, joissa yhdistyksen sääntöjen tulkinta on ollut riidan ytimessä. Säännöt tulee rekisteröidä PRH:lle yhdistyksen perustamisen yhteydessä tai sääntöjen muuttamisen yhteydessä yhdistyslain (503/1989) 48 §:n mukaan.

Sääntömuutos vaatii yhdistyksen kokouksen päätöksen, jonka on saatava yhdistyslain (503/1989) 27 §:n mukainen määräenemmistö, ellei säännöissä toisin määrätä — yleensä vähintään kolme neljäsosaa annetuista äänistä. Sääntömuutos tulee voimaan rekisteröimällä se PRH:n yhdistysrekisteriin. Forms-legal.com tarjoaa myös yhdistyksen perustamiskirjan ja kokouspöytäkirjan mallit täydentämään sääntömallien valikoimaa.

Yhdistyksen säännöt Suomessa tarvitaan ensimmäisen kerran yhdistystä perustettaessa ja niiden rekisteröiminen PRH:n yhdistysrekisteriin on edellytys sille, että yhdistys saa oikeushenkilön aseman yhdistyslain (503/1989) 6 §:n mukaan. Säännöt tarvitaan myös useissa muissa tilanteissa yhdistyksen elinkaaren aikana.

Perustaminen ja rekisteröinti. Yhdistyksen perustamiseksi on laadittava säännöt ennen perustamiskokousta yhdistyslain (503/1989) 7 §:n mukaan. Perustamiskokouksessa vähintään kolme jäsentä allekirjoittaa perustamiskirjan, joka sisältää säännöt. Säännöt on rekisteröitävä PRH:n yhdistysrekisteriin yhdistyksen perustamisen yhteydessä, ja PRH tarkistaa sääntöjen lainmukaisuuden ennen rekisteröintiä. Rekisteröinti maksaa PRH:n kulloinkin vahvistaman maksun mukaisen summan.

Sääntömuutos. Säännöt on päivitettävä, kun yhdistyksen tarkoitus, toimintamuodot, hallinnon rakenne, jäsenyysehdot tai muut sääntöihin kirjatut seikat muuttuvat. Sääntömuutos edellyttää yhdistyksen kokouksen päätöstä, yleensä kolmen neljäsosan enemmistöllä, ja muutoksen rekisteröimistä PRH:lle. Vanhentuneita sääntöjä noudattaminen voi johtaa päätösten pätemättömyyteen.

Rahoituksen hakeminen. Monet säätiöt, ministeriöt ja Veikkaus-varoista jaettavia avustuksia myöntävät tahot, kuten opetus- ja kulttuuriministeriö, edellyttävät, että yhdistys on rekisteröity ja sen voimassaolevat säännöt esitetään avustushakemuksen liitteenä. Raha-automaattiyhdistys (Veikkaus Oy:n jälkeinen rahoitusjärjestelmä) ja kuntien avustuspäätökset edellyttävät rekisteröintiä. Säännöissä on ilmettävä, millä tavoin yhdistys käyttää mahdolliset avustukset tarkoituksensa toteuttamiseen.

Pankkiasiointi ja sopimukset. Pankit edellyttävät yhdistyksen rekisteriote PRH:sta ja voimassaolevat säännöt, kun yhdistys avaa pankkitilin tai hakee luottoa. Nimenkirjoitusoikeutta koskevat sääntömääräykset ovat pankille tärkeä tieto sen selvittämiseksi, kenellä on oikeus edustaa yhdistystä. Sopimuskumppanit, kuten vuokranantajat ja yhteistyöjärjestöt, voivat myös vaatia sääntöjen esittämistä.

Riita- ja oikeudenkäyntitilanteet. Yhdistyksen jäsenen oikeusasemaa ja päätösten pätevyyttä arvioitaessa säännöt ovat ensisijainen viittausasiakirja. Yhdistyslain (503/1989) 32 §:n mukaan yhdistyksen kokous voi käsitellä valituksen hallituksen tai yhdistyksen muun toimielimen päätöksestä. Käräjäoikeus ja Helsingin hovioikeus ovat ratkaisseensa useita yhdistysoikeudellisia riitoja, joissa sääntöjen sisältö on ollut ratkaiseva peruste.

Oikeudellisesti pätevät yhdistyksen säännöt Suomessa sisältävät seuraavat yhdistyslain (503/1989) 2 luvun 8 §:ssä vaaditut ja hyvän yhdistystoiminnan mukaisen käytännön edellyttämät osat.

Yhdistyksen nimi ja kotipaikka. Yhdistyksen nimi yksilöi yhdistyksen ja erottaa sen muista yhdistyksistä PRH:n yhdistysrekisterissä. Nimi ei saa olla sama tai sekoitettavissa aikaisemmin rekisteröidyn yhdistyksen nimeen yhdistyslain (503/1989) 48 §:n mukaan. Kotipaikka ilmoitetaan kuntana, ja se määrittää muun muassa sen, minkä käräjäoikeuden tuomiopiirissä yhdistystä koskevia asioita käsitellään.

Yhdistyksen tarkoitus ja toimintamuodot. Tarkoitusmääräys on säännöissä tärkein kohta: sen on oltava täsmällinen, laillinen ja aatteellinen tai yleistä etua edistävä yhdistyslain (503/1989) 1 §:n mukaan. Tarkoituksen on erotettava kyseinen yhdistys muista yhdistyksistä. Toimintamuodot kuvaavat konkreettisesti, miten yhdistys toteuttaa tarkoitustaan: kokoukset, tapahtumat, kurssit, julkaisut, koulutus, vaikuttamistyö tai muu toiminta.

Jäsenyys ja jäsenmaksu. Säännöissä on määrättävä, millä ehdoilla jäseneksi voidaan hyväksyä, kuka hyväksyy jäseneksi, mitä jäsenmaksun vahvistamisesta päätetään ja millä menettelyllä jäsen voidaan erottaa yhdistyslain (503/1989) 14 §:n mukaan. Erottamisperusteiden on oltava asiallisia; mielivaltainen erottaminen on kielletty. Jäsen voi valittaa erottamispäätöksestä yhdistyksen kokoukselle yhdistyslain 32 §:n mukaan.

Hallituksen kokoonpano ja toimikausi. Säännöissä on määrättävä hallituksen jäsenmäärä tai sen ylä- ja alaraja sekä toimikauden pituus yhdistyslain (503/1989) 35 §:n mukaan. Hallitukseen kuuluu vähintään kolme jäsentä, joista yksi on puheenjohtaja. Hallituksen on oltava päätösvaltainen yhdistyslain 35 §:n mukaisesti. Puheenjohtajan valinta voidaan tehdä hallituksen sisällä tai yhdistyksen kokouksessa.

Nimenkirjoitusoikeus. Säännöissä on määrättävä selvästi, kenellä on oikeus kirjoittaa yhdistyksen nimi ja siten edustaa yhdistystä sopimuksissa ja muissa oikeustoimissa yhdistyslain (503/1989) 36 §:n mukaan. Nimenkirjoitusoikeus voidaan antaa puheenjohtajalle yksin, kahdelle hallituksen jäsenelle yhdessä tai muulla tavoin. Yhdistysrekisteriin merkitty nimenkirjoitusoikeuden haltija edustaa yhdistystä kolmansiin osapuoliin nähden.

Kokoukset ja kokouskutsu. Säännöissä on määrättävä, kuinka usein yhdistyksen kokous pidetään, milloin se on pidettävä ja millä tavalla kutsu toimitetaan jäsenille yhdistyslain (503/1989) 24 §:n mukaan. Kokouskutsun toimittamistavalla on merkitystä päätösten pätevyyden kannalta: jos kokouskutsua ei ole toimitettu sääntöjen mukaisesti, kokouksessa tehdyt päätökset voidaan riitauttaa. Sähköinen kokouskutsu on nykyään hyväksyttävä, jos se on mainittu säännöissä. Lisätietoja ja täydentäviä malleja löydät osoitteesta forms-legal.com.

Tilikausi ja tilintarkastus. Säännöissä on mainittava tilikausi yhdistyslain (503/1989) 8 §:n mukaan. Tilintarkastuksesta tai toiminnantarkastuksesta on säädettävä siten, että yhdistyslain 38 a §:n ja tilintarkastuslain (1141/2015) vaatimukset täyttyvät. Pienillä yhdistyksillä riittää toiminnantarkastaja; isommilla tai taloudellisesti merkittävillä yhdistyksillä tarvitaan hyväksytty tilintarkastaja.

Omaisuuden käyttö purkamistilanteessa. Yhdistyslain (503/1989) 40 §:n mukaan säännöissä on määrättävä, miten yhdistyksen omaisuus käytetään, jos yhdistys purkautuu tai lakkautetaan. Tyypillisesti varat siirretään samantyyppistä toimintaa harjoittavalle yhdistykselle tai käytetään yhdistyksen tarkoitusta edistävään toimintaan.

Yhdistyksen säännöt Suomessa laaditaan seuraavien vaiheiden mukaisesti siten, että ne täyttävät yhdistyslain (503/1989) 2 luvun 8 §:n pakottavat vaatimukset ja PRH:n yhdistysrekisterin hyväksymisedellytykset.

Vaihe 1 — Valitse yhdistyksen nimi. Tarkista PRH:n yhdistysrekisteristä (ytj.fi tai prh.fi), ettei samaa tai sekoitettavissa olevaa nimeä ole jo rekisteröity. Nimi ei saa johtaa harhaan yhdistyksen luonteesta. Yleinen tapa on lisätä nimen loppuun ry (rekisteröity yhdistys) tai rf (registrerad förening), mutta tätä ei tarvita ennen kuin rekisteröinti on tehty.

Vaihe 2 — Määrittele yhdistyksen kotipaikka. Kotipaikka on kunta, esimerkiksi Helsinki, Tampere tai Oulu. Valitse kotipaikaksi se kunta, jossa yhdistyksen toiminta pääasiassa tapahtuu tai jossa hallitus kokoontuu.

Vaihe 3 — Muotoile tarkoitus ja toimintamuodot. Tarkoitusmääräys on tärkein sääntöjen osa. Sen on oltava täsmällinen mutta riittävän laaja, jotta se ei estä yhdistystä kehittämästä toimintaansa. Toimintamuodot kuvaavat konkreettisesti, miten tarkoitusta toteutetaan. Esimerkki: yhdistys järjestää kokouksia, koulutuksia, tapahtumia ja julkaisee uutiskirjettä.

Vaihe 4 — Määrittele jäsenyys. Kirjaa jäsenyysehdot, jäsenmaksun määräytymistapa ja erottamismenettely yhdistyslain (503/1989) 11–15 §:n mukaan. Jäsenmaksu voidaan vahvistaa vuosikokouksessa tai sen voidaan määrätä olevan kiinteä summa, joka on kirjattu sääntöihin.

Vaihe 5 — Määrittele hallituksen kokoonpano ja nimenkirjoitusoikeus. Ilmoita hallituksen jäsenmäärä tai sen ylä- ja alaraja sekä toimikausi. Kirjaa selvästi nimenkirjoitusoikeuden haltijat yhdistyslain (503/1989) 36 §:n mukaan.

Vaihe 6 — Määrittele kokoukset ja kokouskutsu. Ilmoita, kuinka usein vuosikokoukset pidetään, milloin ne on pidettävä ja miten kokouskutsu toimitetaan. Kirjaa kutsuaika selvästi, esimerkiksi vähintään seitsemän päivää ennen kokousta yhdistyslain (503/1989) 24 §:n mukaan.

Vaihe 7 — Vahvista talous. Ilmoita tilikausi ja tilintarkastuksen tai toiminnantarkastuksen järjestäminen. Kirjaa myös, miten yhdistyksen omaisuus käytetään purkamistilanteessa yhdistyslain (503/1989) 40 §:n mukaan.

Vaihe 8 — Rekisteröi säännöt PRH:lle. Perustamiskokouksessa vähintään kolme perustajajäsentä allekirjoittaa perustamiskirjan, johon säännöt liitetään. Hakemus jätetään PRH:n sähköiseen asiointipalveluun tai kirjallisena. PRH tarkistaa sääntöjen lainmukaisuuden ja rekisteröi yhdistyksen noin kahden viikon kuluessa. PRH veloittaa rekisteröintimaksun vahvistamansa hinnaston mukaan.

Yhdistyksen säännöt Suomessa ovat yhdistyslain (503/1989) erityisen yksityiskohtaisen sääntelyn alaisia, ja niiden on täytettävä useat pakottavat vaatimukset rekisteröinnin ja oikeudellisen pätevyyden kannalta.

Pakottavat sisältövaatimukset yhdistyslain (503/1989) 2 luvun 8 §:n mukaan. Säännöissä on pakollisesti mainittava: yhdistyksen nimi, kotipaikka, tarkoitus ja toimintamuodot, jäsenen velvollisuus suorittaa jäsenmaksuja, hallituksen jäsenten ja tilintarkastajien tai toiminnantarkastajien lukumäärä tai vähimmäis- ja enimmäismäärä sekä toimikausi, tilikausi, milloin yhdistyksen kokous on pidettävä, miten ja missä ajassa yhdistyksen kokous on kutsuttava koolle, sekä miten yhdistyksen varat käytetään purkautumistilanteessa. Näitä kohtia puuttuvista säännöistä PRH kieltäytyy rekisteröimästä yhdistystä.

Yhdistyksen tarkoituksen laillisuus yhdistyslain (503/1989) 1 §:n mukaan. Yhdistyksen tarkoitus ei saa olla lain tai hyvien tapojen vastainen. Yhdistys ei saa myöskään toimia sotilaallisesti järjestäytyneenä yhdistyslain 3 §:n mukaan. Puolisotilaallinen tai aseita hankkiva yhdistys on kielletty. Viranomainen tai syyttäjä voi vaatia tällaisen yhdistyksen lakkauttamista tuomioistuimessa yhdistyslain (503/1989) 43 §:n mukaan.

Sääntömuutos ja rekisteröinti yhdistyslain (503/1989) 27 §:n ja 48 §:n mukaan. Sääntöjä voidaan muuttaa yhdistyksen kokouksen päätöksellä, joka vaatii vähintään kolmen neljäsosan enemmistön annetuista äänistä, ellei säännöissä toisin määrätä. Sääntömuutos on ilmoitettava rekisteröitäväksi PRH:lle, ja muutos tulee voimaan rekisteröimisestä. Muuttamatta jätettyjä sääntömääräyksiä on noudatettava, vaikka ne olisivat vanhentuneet tai epätarkoituksenmukaisia.

Jäsenrekisteri ja tietosuoja. Yhdistyslain (503/1989) 11 §:n mukaan yhdistyksellä on oikeus pitää jäsenrekisteriä. Jäsenrekisterin ylläpito edellyttää kuitenkin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR, 2016/679) ja tietosuojalain (1050/2018) noudattamista. Yhdistyksen on laadittava tietosuojaseloste jäsenrekisteristä ja informoitava jäseniä henkilötietojen käsittelystä. Tietosuojavaltuutetun toimisto (DVV:n yhteydessä toimiva) valvoo tietosuojalain noudattamista.

Tilintarkastus ja toiminnantarkastus yhdistyslain (503/1989) 38 a §:n mukaan. Yhdistyksessä on oltava tilintarkastaja tai toiminnantarkastaja, jotka valitaan yhdistyksen kokouksessa säännöissä määrätyllä tavalla. Jos yhdistyksen taseen loppusumma ylittää 100 000 euroa tai liikevaihto 200 000 euroa tai jos yhdistyksessä on yli 30 palkattua työntekijää, sovelletaan tilintarkastuslakia (1141/2015) ja tarvitaan hyväksytty tilintarkastaja. Verottaja (Verohallinto) valvoo yhdistysten verotusta ja edellytyksistä verosta vapautetulle toiminnalle.

Yhdistyksen purkaminen yhdistyslain (503/1989) 40–41 §:n mukaan. Yhdistys voidaan purkaa yhdistyksen kokouksen päätöksellä, joka vaatii kolmen neljäsosan enemmistön. Rekisteriviranomainen voi lakkauttaa yhdistyksen tuomioistuimen päätöksellä, jos se toimii lain tai hyvien tapojen vastaisesti yhdistyslain (503/1989) 43 §:n mukaan.

Yhdistyksen sääntöjen laadinnassa Suomessa tehdään usein seuraavia virheitä, jotka voivat estää rekisteröinnin tai johtaa päätösten pätemättömyyteen.

Virhe 1 — Puuttuvat pakottavat sääntömääräykset. PRH hylkää rekisteröintihakemuksen, jos säännöistä puuttuu jokin yhdistyslain (503/1989) 2 luvun 8 §:ssä pakolliseksi säädetty kohta. Erityisen usein puuttuu määräys omaisuuden käytöstä purkamistilanteessa tai kokouskutsutavasta. Ratkaisu: tarkista sääntöjen sisältö huolellisesti PRH:n yhdistyksen perustamisoppaan avulla ennen hakemuksen jättämistä.

Virhe 2 — Epäselvä tai liian suppea tarkoitusmääräys. Tarkoitusmääräys, joka on epäselvä tai tarpeettoman suppea, voi estää yhdistystä harjoittamasta toimintaa, joka selvästi kuuluu sen tavoitteisiin. Toisaalta tarkoitusmääräys ei voi olla niin laaja, että se menettää merkityksensä. Ratkaisu: muotoile tarkoitus selvästi, mutta riittävän kattavasti.

Virhe 3 — Nimenkirjoitusoikeuden epäselvyys. Jos säännöissä ei selvästi määrätä, kenellä on nimenkirjoitusoikeus yhdistyslain (503/1989) 36 §:n mukaan, tai jos sääntöihin kirjattu nimenkirjoitusoikeus ei vastaa PRH:n yhdistysrekisterissä olevaa tietoa, sopimukset ja sitoumukset voivat olla pätemättömiä. Ratkaisu: pidä nimenkirjoitusoikeutta koskevat säännöt ajan tasalla ja tarkista, vastaako rekisteritieto voimassa olevia sääntöjä.

Virhe 4 — Kokouskutsun toimittamistavan laiminlyönti. Jos kokouskutsu on toimitettu sääntöjen vastaisesti — esimerkiksi liian lyhyellä ajalla tai väärällä tavalla — kokouksessa tehdyt päätökset voidaan riitauttaa yhdistyslain (503/1989) 32 §:n mukaan. Ratkaisu: noudata aina sääntöihin kirjattua kokouskutsumenettelyä ja dokumentoi kutsu.

Virhe 5 — Sääntömuutoksen rekisteröinnin laiminlyönti. Yhdistykset päivittävät käytäntöjään, mutta unohtavat ilmoittaa sääntömuutokset PRH:lle yhdistyslain (503/1989) 48 §:n mukaan. Rekisteröimätön sääntömuutos ei ole sitova kolmansiin osapuoliin nähden. Ratkaisu: rekisteröi aina kaikki sääntömuutokset PRH:lle viipymättä.