Yhdistyksen perustamiskirja Suomi

Yhdistyksen perustamiskirja Suomessa on yhdistyslain (503/1989) 7 §:n mukainen asiakirja, jolla vähintään kolme perustajajäsentä virallistaa uuden rekisteröidyn yhdistyksen perustamisen. Perustamiskirja on pakollinen liite PRH:n yhdistysrekisteriin jätettävässä rekisteröinti-ilmoituksessa, ja se on yhdistyksen historian tärkein alkuperäinen asiakirja.

Perustamiskirjaan kirjataan yhdistyksen nimi, kotipaikka, perustamiskokouksen aika ja paikka, kaikkien perustajajäsenten koko nimet, syntymäajat ja osoitteet sekä perustamiskokouksessa valitun ensimmäisen hallituksen kokoonpano. Perustajajäsenet allekirjoittavat perustamiskirjan, ja samalla he ilmaisevat haluavansa liittyä yhdistyksen jäseniksi ja hyväksyvät yhdistyksen säännöt. Säännöt liitetään perustamiskirjaan liitteenä.

Yhdistyslain (503/1989) 7 §:n mukaan yhdistyksen perustajia on oltava vähintään kolme, ja heidän on oltava 15 vuotta täyttäneitä. Alle 18-vuotiaat eivät voi olla yhdistyksen hallituksen varsinaisina jäseninä yhdistyslain (503/1989) 35 §:n mukaan, mutta he voivat olla yhdistyksen tavallisia jäseniä. Oikeushenkilökin — esimerkiksi osakeyhtiö, toinen yhdistys tai säätiö — voi olla perustajajäsen, jos säännöissä niin sallitaan.

Yhdistys saa oikeushenkilöllisyyden vasta PRH:n yhdistysrekisteriin rekisteröimisellä yhdistyslain (503/1989) 6 §:n mukaan. Ennen rekisteröintiä yhdistys on olemassa vain perustajajäsenten välisenä sopimuksena, eikä se pysty omistamaan omaisuutta tai tekemään sopimuksia omissa nimissään. Rekisteröinnin jälkeen yhdistys saa PRH:n tunnistenumeron (joka vastaa Y-tunnusta), ja se on merkitty yhdistysrekisteriin, joka on julkinen ja maksuttomasti tarkastettavissa PRH:n tietokannassa.

Erona osakeyhtiön perustamiseen on, että yhdistyksen perustaminen on huomattavasti kevyempi prosessi eikä vaadi osakepääomaa. Yhdistyksen perustamisesta ei peritä notaarin vahvistusta toisin kuin joissakin muissa Euroopan unionin jäsenvaltioissa. Suomalaiset yhdistykset ovat kansainvälisesti tunnettuja kansalaisyhteiskunnan toimijoina, ja Suomessa on noin 135 000 rekisteröityä yhdistystä PRH:n mukaan. Yhdistyksen perustaminen on siten yksi yleisimmistä oikeudellisista toimenpiteistä Suomessa. Forms-legal.com tarjoaa myös yhdistyksen sääntöjen mallin ja jäsenrekisterin tietosuojaselosteen täydentämään perustamispakettia.

Yhdistyksen perustamiskirja Suomessa tarvitaan aina, kun perustetaan uusi rekisteröity yhdistys, joka haluaa saada oikeushenkilön aseman. Perustamiskirja on oikeudellisesti välttämätön asiakirja, joka on liitettävä PRH:n yhdistysrekisteriilmoitukseen.

Uuden yhdistyksen perustaminen. Perustamiskirja laaditaan perustamiskokouksessa, jossa vähintään kolme perustajajäsentä kokoontuu yhteen, hyväksyy säännöt, valitsee ensimmäisen hallituksen ja allekirjoittaa perustamiskirjan yhdistyslain (503/1989) 7 §:n mukaan. Perustamiskokouksen pöytäkirja on hyvä olla olemassa, vaikka laki ei sitä nimenomaan vaadikaan, koska se dokumentoi kokouksen kulun ja päätökset.

Avustushakemukset ja julkinen rahoitus. Opetus- ja kulttuuriministeriö, aluehallintovirastot (AVI), Veikkaus-varoista jaettavat avustukset ja kuntien avustukset edellyttävät, että yhdistys on rekisteröity ja sen perustamisasiakirjat ovat kunnossa. Avustushakemuksen liitteeksi pyydetään usein PRH:n yhdistysrekisteriote, joka on osoitus rekisteröinnistä. Perustamiskirja on alkuperäisasiakirja, johon yhdistyksen historia pohjautuu.

Pankkitilin avaaminen. Pankit edellyttävät rekisteröidyn yhdistyksen PRH:n yhdistysrekisteriotetta ja voimassaolevia sääntöjä pankkitilin avaamisen yhteydessä. Perustamiskirja on osa yhdistyksen perusasiakirjoja, joita pankki saattaa pyytää tarkastettavaksi. Nimenkirjoitusoikeus on tarkistettava säännöistä ja rekisteriotteesta.

Veroviranomaisasiointi. Jos yhdistys harjoittaa elinkeinotoimintaa tai hakee verotuksellista yleishyödyllisyysasemaa, Verohallinto edellyttää rekisteröintiä ja perustamisasiakirjoja. Verohallinto voi pyytää yhdistyksen perustamiskirjan, säännöt ja kokouspöytäkirjat tarkastaakseen yhdistyksen toiminnan luonteen.

Historiallinen dokumentaatio. Perustamiskirja on yhdistyksen historian alkupiste ja sen tulee säilyttää yhdistyksen arkistossa pysyvästi. Perustamiskirja todistaa, ketkä ovat olleet mukana yhdistyksen perustamisessa, milloin yhdistys on perustettu ja mitä tarkoitusta varten se on perustettu. Arkistolaissa (831/1994) säädetään asiakirjojen säilyttämisestä, ja yhdistysten on hyvä noudattaa samoja periaatteita rekisteriasiakirjojen osalta.

Riita- ja oikeudenkäyntitilanteet. Jos yhdistyksen asema tai jäsenyys riitautuu käräjäoikeudessa tai Helsingin hovioikeudessa, perustamiskirja on ensisijainen näyttö yhdistyksen perustamisesta. Perustamiskirja osoittaa, ketkä ovat alkuperäiset perustajajäsenet ja mitä hallituksen kokoonpanoa on valittu alun perin.

Oikeudellisesti pätevä yhdistyksen perustamiskirja Suomessa sisältää seuraavat yhdistyslain (503/1989) 7 §:n vaatimat ja hyvän asiakirjakäytännön edellyttämät osat.

Yhdistyksen nimi ja kotipaikka. Yhdistyksen täydellinen nimi kirjataan siten, kuin se rekisteröidään PRH:n yhdistysrekisteriin. Nimi on tarkistettava PRH:n tietokannasta, ettei samaa nimeä ole jo rekisteröity. Kotipaikka on kunta, jossa yhdistys toimii, ja se on mainittava perustamiskirjassa.

Perustamiskokouksen aika ja paikka. Perustamiskokouksen päivämäärä muodossa PP.KK.VVVV ja tarkka paikka kirjataan perustamiskirjaan. Nämä tiedot dokumentoivat, milloin ja missä yhdistys virallisesti perustettiin.

Perustajajäsenten täydelliset tiedot. Kaikkien perustajajäsenten täydellinen nimi, syntymäaika ja osoite kirjataan perustamiskirjaan yhdistyslain (503/1989) 7 §:n mukaan. Perustajia on oltava vähintään kolme, ja heidän on oltava täyttäneet 15 vuotta. Perustajajäsenet voivat olla luonnollisia henkilöitä tai oikeushenkilöitä.

Ensimmäisen hallituksen kokoonpano. Perustamiskokous valitsee yhdistyksen ensimmäisen hallituksen, johon kuuluu vähintään kolme jäsentä yhdistyslain (503/1989) 35 §:n mukaan. Hallitukseen kuuluvat ainakin puheenjohtaja ja muut hallituksen jäsenet. Hallituksen toimikausi alkaa valinnasta ja kestää säännöissä määrätyn ajan.

Toiminnantarkastajan tai tilintarkastajan valinta. Perustamiskokous valitsee myös toiminnantarkastajan tai tilintarkastajan yhdistyslain (503/1989) 38 a §:n mukaan. Toiminnantarkastaja on pakollinen kaikissa rekisteröidyissä yhdistyksissä. Suuremmissa yhdistyksissä tilintarkastuslain (1141/2015) vaatimukset voivat edellyttää hyväksyttyä tilintarkastajaa.

Sääntöjen hyväksyminen. Perustamiskirjassa on kirjaus siitä, että perustamiskokous hyväksyi yhdistyksen säännöt. Säännöt liitetään perustamiskirjaan liitteenä ja rekisteröidään PRH:lle yhdessä perustamiskirjan kanssa. Sääntöjen on täytettävä yhdistyslain (503/1989) 2 luvun 8 §:n sisältövaatimukset.

Perustajajäsenten allekirjoitukset. Kaikkien perustajajäsenten on allekirjoitettava perustamiskirja yhdistyslain (503/1989) 7 §:n mukaan. Allekirjoituksellaan perustajajäsenet ilmaisevat haluavansa perustaa yhdistyksen, liittyä sen jäseniksi ja hyväksyä sen säännöt. PRH voi edellyttää allekirjoitusten oikeaksitodisteamista, jos allekirjoitusten aitoudesta on epäselvyyttä.

Liitteet. Perustamiskirjaan liitetään yhdistyksen säännöt, jotka rekisteröidään PRH:lle. Muita mahdollisia liitteitä ovat perustamiskokouksen pöytäkirja ja mahdolliset lisäjäsenten jäsenilmoitukset. Lisätietoja ja täydentäviä malleja yhdistystoiminnan asiakirjoista löydät osoitteesta forms-legal.com.

Yhdistyksen perustamiskirja Suomessa laaditaan seuraavien vaiheiden mukaisesti siten, että se täyttää yhdistyslain (503/1989) 7 §:n vaatimukset ja PRH:n rekisteröimisedellytykset.

Vaihe 1 — Tarkista yhdistyksen nimi. Tarkista PRH:n yhdistysrekisteristä (virre.fi), ettei samaa nimeä ole jo rekisteröity. Nimi ei saa olla sekoitettavissa rekisteröityyn nimeen. Merkitse täydellinen nimi perustamiskirjaan.

Vaihe 2 — Ilmoita kotipaikka. Merkitse kotipaikka kuntana. Valitse kotipaikaksi se kunta, jossa yhdistyksen pääasiallinen toiminta tapahtuu tai jossa hallitus kokoontuu.

Vaihe 3 — Kirjaa perustamiskokouksen tiedot. Ilmoita perustamiskokouksen päivämäärä muodossa PP.KK.VVVV ja tarkka paikka. Varmista, että kaikki perustajajäsenet ovat paikalla kokouksessa tai antavat kirjallisen suostumuksensa perustamiseen.

Vaihe 4 — Kirjaa perustajajäsenet. Ilmoita jokaisen perustajajäsenen täydellinen nimi, syntymäaika ja osoite. Vähintään kolme perustajajäsentä on pakollinen yhdistyslain (503/1989) 7 §:n mukaan. Varmista, että kaikki ovat täyttäneet 15 vuotta.

Vaihe 5 — Valitse ensimmäinen hallitus. Perustamiskokous äänestää ensimmäisen hallituksen kokoonpanosta. Kirjaa puheenjohtajan ja muiden hallituksen jäsenten nimet ja roolit. Hallitukseen on kuuluttava vähintään kolme jäsentä.

Vaihe 6 — Valitse toiminnantarkastaja. Perustamiskokous valitsee toiminnantarkastajan tai tilintarkastajan. Kirjaa valitun henkilön nimi ja rooli sekä mahdollisen varahenkilön nimi.

Vaihe 7 — Hyväksy säännöt. Perustamiskokous hyväksyy yhdistyksen säännöt. Kirjaa perustamiskirjaan, että kokous hyväksyi säännöt, ja liitä säännöt perustamiskirjaan.

Vaihe 8 — Hanki allekirjoitukset. Kaikki perustajajäsenet allekirjoittavat perustamiskirjan. Allekirjoitukset voidaan tehdä paperille tai sähköisesti vahvalla sähköisellä tunnistamisella.

Vaihe 9 — Jätä rekisteröinti-ilmoitus PRH:lle. Jätä perustamiskirja ja säännöt PRH:n rekisteröinti-ilmoituksen liitteeksi osoitteessa virre.fi tai kirjallisesti. PRH tarkistaa asiakirjat noin kahden viikon kuluessa.

Yhdistyksen perustamiskirja Suomessa on yhdistyslain (503/1989) erityisen tarkkojen vaatimusten alainen, ja sen lainmukaisuus on edellytys PRH:n yhdistysrekisteröinnille.

Vähimmäisjäsenmäärä yhdistyslain (503/1989) 7 §:n mukaan. Yhdistyksen perustamiseen tarvitaan vähintään kolme perustajajäsentä, jotka ovat täyttäneet 15 vuotta. Alle 15-vuotias ei voi olla perustajajäsen. Oikeushenkilö voi olla perustajajäsen, jos yhdistyksen säännöt sen sallivat. Vähimmäisikäraja 15 vuotta on ainoastaan yhdistyksen perustajien ja hallitusten jäsenten vähimmäisikä; yhdistyksen säännöissä voidaan sallia nuorempien jäsenyys.

Hallituksen vähimmäiskoko yhdistyslain (503/1989) 35 §:n mukaan. Yhdistyksen hallituksessa on oltava vähintään kolme jäsentä, jotka ovat täyttäneet 18 vuotta. Alle 18-vuotias ei voi olla hallituksen varsinaisena jäsenenä. Puheenjohtajan on oltava Suomessa tai muussa Euroopan talousalueen valtiossa asuva henkilö, ellei PRH myönnä poikkeusta yhdistyslain 35 §:n mukaan.

Toiminnantarkastusvelvollisuus yhdistyslain (503/1989) 38 a §:n mukaan. Yhdistyksessä on oltava vähintään yksi toiminnantarkastaja, jolla on riittävä taloudellinen ja oikeudellinen asiantuntemus. Jos yhdistys täyttää tilintarkastuslain (1141/2015) tilintarkastusvelvollisuuden raja-arvot (taseen loppusumma yli 100 000 euroa, liikevaihto yli 200 000 euroa tai yli 30 palkattua työntekijää), tarvitaan hyväksytty tilintarkastaja (KHT tai HT).

Sääntöjen lainmukaisuus yhdistyslain (503/1989) 2 luvun 8 §:n mukaan. Säännöissä on oltava kaikki lain vaatimat pakolliset kohdat. PRH tarkistaa sääntöjen lainmukaisuuden rekisteröintihakemuksen käsittelyn yhteydessä. Puutteelliset tai lainvastaiset säännöt johtavat hakemuksen hylkäämiseen tai täydennyspyyntöön.

Rekisteröintivelvollisuus ja sen seuraukset. Rekisteröimätön yhdistys ei ole oikeushenkilö, ja sen puolesta tehdyistä sitoumuksista vastaavat henkilökohtaisesti ne, jotka ovat toimeen osallistuneet tai sen panneet täytäntöön yhdistyslain (503/1989) 8 §:n mukaan. Rekisteröiminen suojaa perustajajäseniä henkilökohtaiselta vastuulta yhdistyksen velvoitteista. PRH rekisteröi yhdistyksen noin kahden viikon kuluessa hakemuksen jättämisestä, jos asiakirjat ovat kunnossa.

Tietosuoja ja jäsenrekisteri. EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR, 2016/679) ja tietosuojalaki (1050/2018) koskevat yhdistyksen jäsenrekisterin pitämistä perustamisesta alkaen. Yhdistyksen on laadittava tietosuojaseloste jäsenrekisteristä ja informoitava jäseniä henkilötietojen käsittelystä. Tietosuojavaltuutetun toimisto (Suomessa osana DVV:tä) valvoo tietosuojalain noudattamista ja voi määrätä hallinnollisen seuraamusmaksun rikkomuksista.

Yhdistyksen perustamiskirjan laadinnassa Suomessa tehdään usein seuraavia virheitä, jotka voivat viivästyttää tai estää rekisteröinnin tai aiheuttaa myöhemmin oikeudellisia ongelmia.

Virhe 1 — Liian vähän perustajajäseniä. Yhdistyslain (503/1989) 7 §:n mukaan perustajia on oltava vähintään kolme. Jos perustamiskirjaan on merkitty vain kaksi perustajajäsentä, PRH hylkää rekisteröintihakemuksen. Ratkaisu: varmista ennen perustamiskokousta, että paikalla on vähintään kolme 15 vuotta täyttänyttä jäsentä.

Virhe 2 — Puutteelliset henkilötiedot perustajista. PRH edellyttää perustajajäsenistä täydelliset henkilötiedot, mukaan lukien syntymäaika ja osoite. Puutteelliset tiedot johtavat täydennyspyyntöön ja rekisteröinnin viivästymiseen. Ratkaisu: kerää kaikki tarvittavat henkilötiedot perustajajäseniltä ennen perustamiskokousta.

Virhe 3 — Hallitukseen valittu alle 18-vuotias jäsen. Alle 18-vuotias ei voi olla yhdistyksen hallituksen varsinaisena jäsenenä yhdistyslain (503/1989) 35 §:n mukaan. Nuoret voivat olla yhdistyksen tavallisia jäseniä, mutta eivät hallitusjäseniä. Ratkaisu: varmista, että kaikki hallitukseen valitut henkilöt ovat täyttäneet 18 vuotta.

Virhe 4 — Säännöt puuttuvat perustamiskirjan liitteistä. Perustamiskirja ei ole rekisteröitävissä ilman sääntöjä, jotka täyttävät yhdistyslain (503/1989) 2 luvun 8 §:n sisältövaatimukset. Puuttuvat säännöt estävät rekisteröinnin. Ratkaisu: laadi säännöt ennen perustamiskokousta ja liitä ne perustamiskirjaan.

Virhe 5 — Nimen sekoitettavuus olemassa olevaan yhdistykseen. Jos yhdistyksen nimi on sama tai sekoitettavissa aikaisemmin rekisteröidyn yhdistyksen nimeen, PRH hylkää nimen. Ratkaisu: tarkista nimi PRH:n tietokannasta ennen perustamiskokousta.

Virhe 6 — Perustamiskirjaa ei säilytetä. Perustamiskirja on yhdistyksen historiallisesti tärkein asiakirja, mutta se voi kadota huonon arkistoinnin vuoksi. Ratkaisu: säilytä perustamiskirja alkuperäisenä yhdistyksen arkistossa pysyvästi ja tee digitaalinen varmuuskopio.