Ett volontäravtal är ett skriftligt dokument som reglerar förhållandet mellan en organisation och en frivillig medarbetare utan lön. Du behöver ett när din verksamhet tar emot volontärer och vill klargöra uppdragets omfattning, personuppgiftshantering och eventuell kostnadsersättning — allt utan att skapa ett anställningsförhållande enligt Lagen om anställningsskydd LAS (1982:80) § 1.
Legal basis: Lagen om anställningsskydd LAS (1982:80) § 1 undantag volontär; Inkomstskattelagen (1999:1229) 11 kap. § 48 skattefri kostnadsersättning max 0,5 PBB; Socialförsäkringsbalken (2010:110); GDPR (EU 2016/679)
volontaravtal — free, fillable template; download as PDF or Word.
Vad ett volontäravtal är
En volontär är inte anställd. Lagen om anställningsskydd LAS (1982:80) § 1 undantar volontärarbete från lagens tillämpningsområde, vilket innebär att den frivillige saknar de rättigheter som en arbetstagare normalt har — exempelvis rätt till uppsägningslön, företrädesrätt till återanställning och skydd mot ogrundat avskedande.
Volontäravtalet fyller ändå en viktig funktion: det dokumenterar parternas gemensamma förväntningar. Organisationen beskriver vad uppdraget innebär, hur länge det pågår, vilka resurser som ställs till förfogande och vilka regler som gäller på plats. Volontären bekräftar att han eller hon förstår och accepterar dessa villkor utan krav på ekonomisk ersättning.
Avtalet är inte ett anställningskontrakt. Rubriken, syftet och innehållet måste göra detta tydligt. Om en domstol i efterhand bedömer att det faktiska förhållandet uppfyller kriterierna för anställning — att arbete utförs under ledning och kontroll mot vederlag — spelar avtalets rubrik liten roll. Rätt utformat volontäravtal hjälper däremot organisationen att visa att parterna aldrig avsett ett anställningsförhållande.
När ett volontäravtal behövs
Alla organisationer som tar emot frivilliga bör upprätta skriftliga avtal. Behovet är särskilt tydligt i tre situationer.
För det första när uppdraget är regelbundet och strukturerat. En volontär som arbetar varannan lördag i en second hand-butik eller handleder ungdomar varje vecka befinner sig i en situation som ytligt sett liknar deltidsanställning. Skriftlig dokumentation visar att parterna medvetet valt en frivilligrelation.
För det andra när kostnadsersättning betalas ut. Skatteverkets regler tillåter skattefri kostnadsersättning till frivilliga i ideella organisationer upp till ett halvt prisbasbelopp per år, förutsatt att ersättningen täcker faktiska utgifter och inte fungerar som dold lön. Att avtalet specificerar vilka kostnader som ersätts — resor, material, måltider under uppdraget — är centralt för att hålla sig inom lagens ram.
För det tredje när volontären hanterar personuppgifter eller konfidentiell information. GDPR (EU 2016/679) gäller oavsett om den som behandlar uppgifter är anställd eller frivillig. Avtalet bör innehålla en sekretessklausul och tydliggöra att volontären är bunden av organisationens personuppgiftspolicy.
Ideella föreningar, välgörenhetsorganisationer, religiösa samfund, kommunala förvaltningar och idrottsförbund är de vanligaste aktörerna. Men även privata företag som tar emot praktikanter utan lön bör fundera på om relationen är volontär eller om den faller under andra regelverk.
Avtalets viktigaste innehåll
Ett välskrivet volontäravtal behöver inte vara långt, men det ska täcka sex kärnpunkter.
Parterna och uppdraget. Klart angivet vem som är organisation respektive volontär, samt en beskrivning av uppdraget: arbetsuppgifter, plats och ungefärlig tidsomfattning. Vaga formuleringar skapar osäkerhet och kan ge upphov till tvister om vad som faktiskt avtalats.
Icke-anställningsklausul. En uttrycklig mening om att avtalet inte utgör anställning och att LAS (1982:80) § 1 inte ger upphov till några rättigheter för volontären. Klausulen hindrar inte en domstol från att omklassificera förhållandet, men den sänder en tydlig signal om parternas avsikt.
Kostnadsersättning. Om organisationen ersätter utlägg ska avtalet ange vilka kostnadsslag som täcks och hur ersättning begärs. Det bör framgå att ersättningen hålls inom ramen för vad Skatteverket godtar som skattefri kostnadsersättning (upp till ett halvt prisbasbelopp per år), så att volontären förstår ramarna.
Tystnadsplikt och personuppgifter. Volontären förbinder sig att inte röja information om organisationens verksamhet, donatorers identitet eller de personer som organisationen stödjer. GDPR (EU 2016/679) ställer krav på att all behandling av personuppgifter — även av frivilliga — är laglig, ändamålsenlig och säker.
Försäkring. Organisationen bör ange vilken olycksfalls- och ansvarsförsäkring som gäller under uppdraget. Socialförsäkringsbalken (2010:110) täcker volontärer i viss utsträckning, men skyddet är inte alltid heltäckande. Klarhet om försäkringsläget minskar risken för missförstånd om vem som bär kostnaden om något går fel.
Avslutning. Hur uppdraget avslutas ska regleras. Lämpligen kan båda parter avsluta med rimlig förvarning, utan formella krav motsvarande LAS-regler om uppsägning. Exakt formulering anpassas till uppdragets natur.
Hur du fyller i avtalet
Börja med att identifiera organisationens fullständiga namn, organisationsnummer och kontaktperson. Ange sedan volontärens namn och personnummer eller födelsedata — det underlättar vid eventuell försäkringsfråga och personuppgiftsadministration.
Beskriv uppdraget i konkreta termer. Undvik abstrakta formuleringar som "stödja verksamheten". Skriv hellre "guida besökare i utställningslokalen under lördagar" eller "besvara inkommande e-post i bokningssystemet". Specificitet minskar risken för missförstånd och underlättar uppföljning.
Ange tidsramen. Om uppdraget är tidsbegränsat — exempelvis ett evenemang eller ett projekt — ange start- och slutdatum. Om det löper tillsvidare, skriv att det gäller till vidare med möjlighet att avsluta utan formell uppsägningstid.
Fyll i kostnadsersättningens belopp och slag om den är aktuell. Kontrollera att summan inte överstiger Skatteverkets gräns för skattefri kostnadsersättning till frivilliga (ett halvt prisbasbelopp per år) för att ersättningen ska förbli skattefri.
Låt båda parter underteckna och datera. Ge volontären ett eget exemplar. Förvara organisationens exemplar på ett säkert ställe med hänsyn till GDPR (EU 2016/679) — undvik att spara onödiga personuppgifter längre än nödvändigt.
En färdig mall som täcker samtliga dessa punkter finns här: Volontäravtal Sverige.
Vanliga misstag att undvika
Ersättning som liknar lön. Det vanligaste problemet är att en "symbolisk" ersättning i praktiken överstiger faktiska kostnader och framstår som vederlag för utfört arbete. När ersättning betalas regelbundet, i fast belopp och utan koppling till faktiska utlägg, ökar risken för att förhållandet omklassificeras till anställning. Håll ersättningen strikt kopplad till dokumenterade kostnader och håll dig inom Skatteverkets gräns för skattefri kostnadsersättning.
Muntliga avtal och informella överenskommelser. Många organisationer förlitar sig på en handskakning och ett välkomnande mejl. Det räcker inte. Om en volontär vid en tvist hävdar att det var fråga om anställning är bevisbördan lättare att bära för den som har ett undertecknat avtal.
Obegränsat dataflöde utan sekretessavtal. Frivilliga som jobbar nära klienter, donatorregister eller känslig verksamhetsinformation ser ofta mer än nödvändigt. Avtalet bör specificera vad som är konfidentiellt och att tystnadsplikten gäller även efter att uppdraget avslutats. GDPR (EU 2016/679) är tydlig med att personuppgiftsansvar inte kan delegeras bort genom att anlita frivilliga i stället för anställda.
Ingen försäkringsklarhet. Socialförsäkringsbalken (2010:110) ger visst skydd, men det är inte alltid tillräckligt för alla situationer en volontär kan hamna i. En organisation som inte har utfört en försäkringsgenomgång och kommunicerat resultatet riskerar att stå utan täckning — och utan tydlig ansvarsfördelning — när en olycka inträffar.
Glömda underskrifter. Självklart kanske, men det händer oftare än man tror. Avtalet är inte bindande om det saknar underskrift från en behörig företrädare för organisationen. Kontrollera att den som undertecknar för organisationens räkning faktiskt har befogenhet att göra det enligt stadgar eller fullmakt.
Att använda ett standardkontrakt utan anpassning. Volontärarbete ser olika ut beroende på bransch och uppdrag. En organisation som arbetar med sårbar målgrupp — exempelvis barn eller personer med beroendeproblematik — behöver säkerhetsklausuler och krav på registerutdrag som en idrottsförening inte alltid behöver. Anpassa alltid avtalet till det faktiska uppdraget.
En sista praktisk reflektion
Volontäravtalet är inte ett hinder för frivillighet — det är ett ramverk som gör frivilligheten tryggare för båda parter. Volontären vet vad som förväntas, vilket försäkringsskydd som gäller och hur personuppgifter hanteras. Organisationen kan visa tillsynsmyndigheter, bidragsgivare och domstolar att verksamheten bedrivs seriöst och i enlighet med gällande lagstiftning.
En väl utformad frivilligrelation bygger på öppenhet, tydliga förväntningar och respekt för varje parts intresse — och ett skriftligt avtal är det bästa sättet att förankra allt detta från start.
Need the document itself? Download the free template →
This article is general information, not legal advice — see our accuracy & editorial policy. Confirm the cited law is current before relying on it.