Oświadczenie o niezaleganiu ze składkami ZUS i podatkami

Czym jest oświadczenie o niezaleganiu

Oświadczenie o niezaleganiu ze składkami ZUS i podatkami należy do kategorii oświadczeń wiedzy — składający zapewnia, że stan faktyczny odpowiada temu, co deklaruje. Dokument nie ma jednej, ujednoliconej urzędowej formy obowiązującej we wszystkich sytuacjach. Treść i zakres wymaganego oświadczenia określa każdorazowo podmiot, który go żąda: zamawiający w przetargu, instytucja zarządzająca programem dotacyjnym lub kontrahent prywatny.

W obrocie gospodarczym oświadczenie pełni funkcję wstępnego filtru wiarygodności. Potwierdzenie na piśmie, że firma reguluje na bieżąco składki na ubezpieczenia społeczne — wynikające z ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. 1998 nr 137 poz. 887) — oraz należności podatkowe, pozwala drugiej stronie ocenić ryzyko współpracy bez konieczności żądania zaświadczeń urzędowych na wczesnym etapie negocjacji.

Oświadczenie różni się od zaświadczenia wystawianego przez organ publiczny. Zaświadczenie pochodzi z ZUS lub urzędu skarbowego i potwierdza stan rozliczeń na podstawie danych ewidencyjnych tych instytucji. Oświadczenie natomiast pochodzi od samego zobowiązanego i rodzi jego osobistą odpowiedzialność za prawdziwość podanych informacji.

Kiedy jest wymagane

Najczęściej dokument ten pojawia się w kontekście zamówień publicznych. Ustawa z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2019 poz. 2019) przewiduje wykluczenie wykonawcy z zaległościami podatkowymi lub składkowymi. Obowiązkowe wykluczenie na podstawie art. 108 ust. 1 pkt 3 następuje, gdy wobec wykonawcy wydano prawomocny wyrok sądu lub ostateczną decyzję administracyjną stwierdzającą zaległość w uiszczeniu podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne. Niezależnie od tego zamawiający może skorzystać z fakultatywnej podstawy wykluczenia z art. 109 ust. 1 pkt 1, obejmującej zaległości nieudokumentowane takim rozstrzygnięciem. Zamawiający może — i często żąda — oświadczenia własnego wykonawcy potwierdzającego brak takich zaległości, niekiedy jako dokumentu wstępnego poprzedzającego złożenie zaświadczeń urzędowych.

Poza sferą zamówień publicznych oświadczenie pojawia się w następujących sytuacjach:

• wnioskowanie o dotacje i dofinansowania ze środków publicznych lub unijnych, gdzie instytucja przyznająca wsparcie weryfikuje kondycję finansową beneficjenta;
• zawarcie umowy leasingu, kredytu kupieckiego lub umowy o roboty budowlane, gdy wierzyciel chce wstępnie ocenić rzetelność płatniczą kontrahenta;
• przystąpienie do przetargu organizowanego przez podmiot prywatny, który stosuje procedury podobne do zamówień publicznych;
• rejestracja w bazach dostawców korporacji, wymagających potwierdzenia braku zaległości jako warunku wstępnego kwalifikacji.

W każdym z tych przypadków zakres oświadczenia może się różnić — warto zawsze sprawdzić, czy podmiot żądający dokumentu wymaga potwierdzenia stanu na konkretny dzień oraz czy akceptuje oświadczenie własne, czy konieczne jest zaświadczenie urzędowe.

Jakie elementy powinna zawierać treść dokumentu

Dobrze skonstruowane oświadczenie obejmuje kilka niezbędnych elementów, których brak może podważyć jego skuteczność lub spowodować odrzucenie przez adresata.

Oznaczenie składającego. Pełna firma (nazwa) lub imię i nazwisko osoby fizycznej, adres siedziby lub zamieszkania, numer NIP, numer REGON (jeśli dotyczy) oraz numer PESEL w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności. Dane identyfikacyjne muszą być kompletne, ponieważ zaświadczenia z ZUS i urzędu skarbowego są wydawane do konkretnego numeru identyfikatora.

Data i miejsce sporządzenia. Oświadczenie powinno zawierać konkretną datę — stan braku zaległości deklaruje się na wskazany dzień. Brak daty sprawia, że dokument traci wartość dowodową, bo niemożliwe jest ustalenie, do jakiego okresu się odnosi.

Zakres deklarowanego oświadczenia. Składający powinien jednoznacznie wskazać, że:

• nie posiada zaległości w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, wynikających z ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. 1998 nr 137 poz. 887);
• nie posiada zaległości podatkowych wobec właściwych organów skarbowych.

Klauzula świadomości odpowiedzialności. Praktyka pokazuje, że warto wprost wskazać, iż składający jest świadomy odpowiedzialności za złożenie fałszywego oświadczenia — zarówno karnej (w zakresie przepisów ogólnych Kodeksu karnego), jak i cywilnoprawnej w stosunku do podmiotu, któremu dokument jest składany.

Własnoręczny podpis lub kwalifikowany podpis elektroniczny. Oświadczenie bez podpisu nie wywołuje skutków prawnych. W przypadku spółek wymagane jest złożenie podpisu przez osobę lub osoby uprawnione do reprezentacji zgodnie z wpisem w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Gotowy wzór dokumentu, który uwzględnia wszystkie wymienione elementy, jest dostępny jako Oświadczenie o niezaleganiu ze składkami ZUS i podatkami — można go wypełnić i pobrać bezpłatnie.

Jak prawidłowo wypełnić oświadczenie

Wypełniając dokument, warto postępować według kilku praktycznych zasad, które zmniejszają ryzyko odrzucenia oświadczenia przez adresata.

Krok pierwszy — weryfikacja stanu faktycznego. Przed podpisaniem sprawdź aktualne saldo na koncie płatnika w ZUS (dostępne przez portal Płatnik lub PUE ZUS) oraz stan należności w urzędzie skarbowym (konto w e-Urzędzie Skarbowym lub kontakt z właściwym urzędem). Podpisanie oświadczenia niezgodnego z rzeczywistością naraża składającego na poważne konsekwencje prawne.

Krok drugi — ustalenie wymaganego zakresu. Różne postępowania mogą wymagać odrębnych oświadczeń: jednego dotyczącego wyłącznie ZUS i osobnego dotyczącego podatków. Zdarza się też, że adresat żąda oświadczeń w imieniu podmiotu oraz w imieniu każdego z członków zarządu z osobna. Warto przed sporządzeniem dokumentu dokładnie zapoznać się z wymaganiami danego postępowania.

Krok trzeci — precyzja danych identyfikacyjnych. Numer NIP musi być dokładnie ten, pod którym podmiot figuruje w ewidencji ZUS i urzędu skarbowego. Rozbieżność w numerach identyfikacyjnych może uniemożliwić weryfikację oświadczenia.

Krok czwarty — data nie wcześniejsza niż wymagana. W postępowaniach o zamówienie publiczne zamawiający często wskazuje, że oświadczenie musi być aktualne — wystawione nie wcześniej niż w określonym czasie przed terminem składania ofert. Starsze oświadczenie może zostać odrzucone.

Krok piąty — prawidłowa reprezentacja. Spółki handlowe składają oświadczenie przez organ uprawniony do reprezentacji. Niezgodność między podpisującym a danymi w KRS jest jednym z najczęstszych powodów zakwestionowania dokumentu.

Najczęstsze błędy przy sporządzaniu oświadczenia

Praktyka obrotu gospodarczego ujawnia kilka powtarzających się nieprawidłowości, które warto znać, by ich unikać.

Ogólnikowe sformułowania bez wskazania daty. Oświadczenie napisane w stylu „nie zalegamy z żadnymi składkami" bez podania konkretnej daty jest bezużyteczne — brak odniesienia czasowego pozbawia je mocy dowodowej.

Pominięcie jednego z rodzajów zobowiązań. Nierzadko składający pomija składki zdrowotne lub należności wynikające z ubezpieczeń pracowniczych, skupiając się wyłącznie na podatkach. Tymczasem zamawiający lub instytucja dotacyjna może wymagać potwierdzenia obu kategorii.

Brak klauzuli o odpowiedzialności. Choć jej zamieszczenie nie jest w każdym przypadku prawnie obowiązkowe, jej pominięcie bywa interpretowane jako niedbalstwo formalne i może wzbudzić wątpliwości co do staranności składającego.

Podpis osoby nieuprawnionej. W spółkach kapitałowych dokument podpisany przez pełnomocnika bez dołączonego pełnomocnictwa, lub przez pracownika nieposiadającego stosownego umocowania, może być zakwestionowany jako złożony przez osobę nieumocowaną do reprezentacji.

Mylenie oświadczenia z zaświadczeniem. Oświadczenie własne nie zastępuje zaświadczenia urzędowego w sytuacjach, gdy przepisy lub warunki przetargu wyraźnie żądają dokumentu wydanego przez ZUS lub urząd skarbowy. Błędem jest składanie oświadczenia tam, gdzie wymagane jest zaświadczenie — i odwrotnie.

Zbyt wąski zakres terytorialny lub podmiotowy. Podmioty działające w kilku krajach lub posiadające oddziały muszą niekiedy złożyć odrębne oświadczenia dla każdej jurysdykcji lub jednostki organizacyjnej. Jedno wspólne oświadczenie dla grupy spółek może nie spełniać wymagań formalnych.

Znaczenie oświadczenia dla przedsiębiorcy

Oświadczenie o niezaleganiu ze składkami i podatkami to dokument prosty w formie, lecz doniosły w skutkach. Jego złożenie otwiera drogę do uczestnictwa w przetargach publicznych — gdzie art. 108 ust. 1 pkt 3 ustawy Prawo zamówień publicznych z 2019 r. wprost przewiduje wykluczenie podmiotów z zaległościami — a także do ubiegania się o dofinansowania i zawierania kontraktów z wymagającymi kontrahentami.

Rzetelne sporządzenie dokumentu wymaga wcześniejszej weryfikacji stanu rozliczeń z ZUS i urzędem skarbowym, precyzyjnego wskazania danych identyfikacyjnych oraz zachowania wymagań co do reprezentacji. Złożenie oświadczenia niezgodnego z rzeczywistością rodzi ryzyko zarówno wykluczenia z postępowania (na podstawie art. 108 ust. 1 pkt 3 lub art. 109 ust. 1 pkt 1 PZP 2019), jak i odpowiedzialności prawnej — dlatego warto poświęcić chwilę na sprawdzenie faktycznego stanu należności, zanim złoży się pod dokumentem podpis.