Sanctiescreening Formulier (DNB/AFM)

Wat is een sanctiescreening formulier

De Sanctiewet 1977 vormt de wettelijke basis voor de handhaving van internationale sanctiemaatregelen in Nederland. De wet machtigt de overheid om EU-besluiten en VN-resoluties die financiële sancties of handelsbeperkingen opleggen, door te vertalen naar afdwingbare verplichtingen voor Nederlandse marktdeelnemers. Aanvullend verplichten EU-sanctieverordeningen (EUR-Lex) elke marktdeelnemer om periodiek te controleren of partijen waarmee zaken worden gedaan op geconsolideerde EU-sanctielijsten staan.

Als gestructureerd document legt het sanctiescreening formulier dit controleproces stap voor stap vast. Aan de hand ervan wordt systematisch bijgehouden welke gegevens zijn geraadpleegd, welke lijsten zijn gecheckt en wat de uitkomst was. De screening beperkt zich niet tot de directe wederpartij: ook uiteindelijke belanghebbenden achter rechtspersonen, bestuurders en volmachthouders vallen onder de reikwijdte.

Voor instellingen die tevens onder de Wwft 2018 vallen, werkt de sanctiescreening nauw samen met het cliëntenonderzoek dat artikel 3 van die wet voorschrijft. Dat artikel verplicht instellingen tot een risicogericht onderzoek naar de identiteit van de cliënt en de herkomst van vermogen voordat een zakelijke relatie wordt aangegaan. Artikel 3, tweede lid, onderdeel d Wwft 2018 bepaalt vervolgens dat instellingen voortdurend alert moeten zijn op transacties die niet passen bij het bekende profiel van de cliënt. Een periodiek bijgewerkt screeningsdossier is daarvoor onmisbaar.

Tegelijkertijd fungeert het formulier als intern beheermiddel én als bewijs richting toezichthouders. Waar interne processen soms informeel verlopen, biedt een gestandaardiseerd formulier de zekerheid dat geen stap wordt overgeslagen en dat de documentatie altijd op orde is wanneer DNB of AFM er om vraagt.

Wanneer heeft u dit formulier nodig

De verplichting om te screenen geldt niet alleen bij de eerste kennismaking met een cliënt. Artikel 16 Wwft 2018 schrijft voor dat instellingen ongebruikelijke transacties onverwijld melden bij de Financiële inlichtingeneenheid (FIU-Nederland). Om te beoordelen of een transactie ongebruikelijk is, moet de instelling weten of de betrokken partij op een sanctielijst staat.

Concreet dient u te screenen bij:

• het aangaan van een nieuwe zakelijke relatie, ongeacht de omvang;
• elke materiële transactie waarbij de identiteit van de wederpartij of de herkomst van gelden relevantie heeft;
• periodieke herziening van bestaande relaties, met name wanneer de risicoclassificatie van de cliënt verandert;
• fusies, overnames en participatietransacties waarbij nieuwe partijen of aandeelhouders in beeld komen.

Ook buiten de financiële sector kunnen deze verplichtingen gelden wanneer EU-sanctieverordeningen (EUR-Lex) sectoren aanwijzen als verplicht subject — denk aan de handel in bepaalde goederen of de verlening van specifieke diensten aan gesanctioneerde landen.

De kerninhoud van het formulier

Een goed ingericht sanctiescreening formulier bevat ten minste de volgende onderdelen.

Identificatiegegevens van de gescreende partij. Naam, geboortedatum of oprichtingsdatum, nationaliteit of registratieland en, voor rechtspersonen, het registratienummer. Hoe nauwkeuriger de basisgegevens, hoe kleiner de kans op valse positieven bij een naamsovereenkomst.

Gebruikte sanctielijsten en raadplegingsdatum. Minimaal de geconsolideerde EU-lijst via EUR-Lex, de VN-Veiligheidsraadlijsten en de nationale lijsten die voortvloeien uit de Sanctiewet 1977. Vermelding van de exacte raadplegingsdatum maakt het dossier auditproof.

Uitkomst van de screening. Drie mogelijke uitkomsten: geen treffer, mogelijke treffer met nadere toelichting, of bevestigde treffer. Bij een bevestigde treffer volgt een onmiddellijke melding en bevriezing van tegoeden conform de toepasselijke EU-sanctieverordening.

Handtekening en functieaanduiding. De medewerker of compliance officer die de screening heeft uitgevoerd, tekent voor de juistheid. Artikel 2d Wwft 2018 vereist dat instellingen beschikken over een adequaat compliance-kader met duidelijke verantwoordelijkheden.

Escalatieroute. Het formulier beschrijft wie bij een treffer of twijfelgeval de beslissing neemt en langs welk intern kanaal wordt gemeld.

Hoe u het formulier correct invult

Gebruik het Sanctiescreening Formulier (DNB/AFM) als startpunt en doorloop de volgende stappen.

Stap 1 — Verzamel volledige identificatiegegevens. Vraag bij rechtspersonen altijd het uittreksel van de Kamer van Koophandel op en stel de uiteindelijk belanghebbenden (UBO's) vast. Schematische eigendomsstructuren vereisen dat u tot het niveau van de natuurlijke persoon doorgaat.

Stap 2 — Raadpleeg de lijsten systematisch. Zoek op volledige naam, maar ook op varianten, transliteraties en aliassen. De geconsolideerde EU-lijst via EUR-Lex bevat doorgaans ook bekende aliassen; neem die mee in de zoekopdracht.

Stap 3 — Documenteer het proces. Noteer datum, tijd, lijst(en) en zoektermen. Bewaar screenshots of uitdraaien als bewijsstuk. De Wwft 2018 en de Sanctiewet 1977 stellen beide bewaarverplichtingen voor compliance-dossiers.

Stap 4 — Beoordeel mogelijke treffers. Een naamsovereenkomst is niet automatisch een match. Vergelijk geboortedata, nationaliteiten en adressen. Leg de redenering vast: waarom is een treffer afgewezen of juist bevestigd.

Stap 5 — Handel bij een bevestigde treffer. Bevries onmiddellijk de tegoeden of stop de transactie. Informeer conform de interne escalatieroute de compliance officer en meld bij de bevoegde autoriteit conform de geldende EU-sanctieverordening. Leg alle stappen vast in het formulier.

Stap 6 — Sla het formulier op. Bewaar het dossier gedurende de wettelijke termijn. Artikel 33 Wwft 2018 verplicht instellingen de gegevens uit het cliëntenonderzoek vijf jaar na beëindiging van de zakelijke relatie beschikbaar te houden voor toezichthouders als De Nederlandsche Bank (DNB) en de Autoriteit Financiële Markten (AFM).

Veelgemaakte fouten

Screenen op slechts één lijst. Ondernemingen die uitsluitend de EU-geconsolideerde lijst raadplegen en de VN-lijsten of nationale lijsten op grond van de Sanctiewet 1977 vergeten, voldoen niet aan de volledige plicht. Stel een vaste checklist op van te raadplegen bronnen.

Éénmalige screening zonder periodieke herziening. Een cliënt die bij aanvang vrij was van sancties, kan later op een lijst worden geplaatst. Artikel 3, tweede lid, onderdeel d Wwft 2018 verplicht voortdurende waakzaamheid. Een jaarlijkse of bij risicoverhoging getriggerde herscreening behoort tot het minimum.

Onvolledige vastlegging van de redenering bij mogelijke treffers. Toezichthouders beoordelen niet alleen de uitkomst, maar ook de kwaliteit van de redenering. Een dossier met alleen de aantekening "geen match" zonder toelichting welke aliassen zijn gecontroleerd, staat zwak bij een audit.

UBO's buiten scope laten. Het screenen van de rechtspersoon zonder de uiteindelijk belanghebbenden achter de vennootschap mee te nemen, is een systematische tekortkoming die DNB en AFM herhaaldelijk als bevinding opnemen.

Verouderde versie van de sanctielijst gebruiken. EU-sanctielijsten worden frequent bijgewerkt, soms meerdere keren per maand. Zorg voor een directe koppeling met de actuele EUR-Lex-databron of voor een geautomatiseerd updateproces zodat u altijd de meest recente versie raadpleegt.

Geen escalatieprotocol vastgelegd. Het ontbreken van een duidelijke interne procedure voor het geval van een treffer leidt tot vertraging en onzekerheid op het meest kritieke moment. Leg de escalatieroute schriftelijk vast en zorg dat alle betrokken medewerkers die kennen.

Toezicht en handhaving

De Nederlandsche Bank en de Autoriteit Financiële Markten zijn de primaire toezichthouders voor de naleving van de Wwft 2018 en de Sanctiewet 1977 in hun respectieve sectoren. DNB richt zich op banken, verzekeraars, betaalinstellingen en trustkantoren; AFM op beleggingsondernemingen, effectenbemiddelaars en aanbieders van bepaalde financiële diensten. Beide toezichthouders beoordelen bij onderzoeken expliciet de kwaliteit van het sanctiescreeningsproces, inclusief de documentatie.

Artikel 2d Wwft 2018 verankert de verplichting voor instellingen om een adequaat compliance-systeem in te richten met heldere interne procedures, voldoende gekwalificeerd personeel en een aanspreekpunt op bestuurlijk niveau. Gebreken in het screeningsdossier worden beschouwd als een indicatie dat het systeem als geheel tekortschiet. Toezichthouders kijken niet alleen of een screening heeft plaatsgevonden, maar ook of de redenering achter de uitkomst controleerbaar is en of de verantwoordelijkheid intern duidelijk is belegd.

Meldingen van ongebruikelijke transacties verlopen op grond van artikel 16 Wwft 2018 richting de FIU-Nederland. De FIU beoordeelt meldingen en kan informatie doorzetten naar opsporingsdiensten. Een goed bijgehouden sanctiescreening dossier vormt ook in dat traject de basis voor aantoonbaar zorgvuldig handelen.

Een volledig en actueel sanctiescreening formulier is daarmee niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook uw eerste verdedigingslinie bij extern toezicht. Organisaties die hun screening-routine structureel op orde hebben, staan ook sterker in geval van een incidenteel probleem: zij kunnen aantonen dat een eventuele tekortkoming niet het gevolg is van stelselmatige nalatigheid maar van een eenmalige omissie die direct is hersteld.