La dichiarazione di sussistenza del credito è il documento con cui un fornitore attesta per iscritto l'esistenza e l'importo di un credito vantato nei confronti di un debitore. Serve ogni volta che occorre formalizzare un credito commerciale ancora insoluto: per ottenere un decreto ingiuntivo, per avviare una procedura di recupero stragiudiziale o per documentare la propria posizione creditoria in una cessione di crediti.
Legal basis: art. 1988 c.c. (ricognizione del credito); art. 2697 c.c. (onere della prova); art. 634 c.p.c. (prova scritta per decreto ingiuntivo); D.Lgs. 9 ottobre 2002, n. 231 (ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali)
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Che cos'è la dichiarazione di sussistenza del credito
La dichiarazione di sussistenza del credito è un atto scritto unilaterale con cui il creditore — nel contesto commerciale, di norma un fornitore di beni o servizi — riconosce e descrive la propria pretesa nei confronti del debitore. Dal punto di vista del codice civile, il documento si colloca nell'ambito della ricognizione del credito disciplinata dall'art. 1988 c.c., norma in base alla quale la promessa o il riconoscimento di un credito dispensa il creditore dall'onere di provarne la causa e inverte la posizione processuale delle parti.
Non si tratta di una cambiale né di un titolo esecutivo in sé, ma di una prova documentale che rafforza la posizione del creditore sul piano sostanziale e processuale. Nella prassi, il documento viene redatto su carta intestata del fornitore, sottoscritto dal legale rappresentante o da un soggetto con idonea procura, e conservato assieme alla documentazione contabile di supporto — fatture, ordini, bolle di consegna, estratti conto — che ne corrobora il contenuto.
Quando è necessaria
La casistica in cui la dichiarazione di sussistenza del credito risulta indispensabile o fortemente consigliata è ampia.
Decreto ingiuntivo. Quando il fornitore decide di agire in via monitoria per il recupero del credito, il giudice può emettere il provvedimento sulla base di prova scritta ai sensi dell'art. 634 c.p.c. La dichiarazione, abbinata alle fatture e alla corrispondenza commerciale, costituisce quella prova scritta idonea a fondare il ricorso. Senza documentazione adeguata il ricorso rischia di essere rigettato o di non ottenere la clausola di provvisoria esecuzione.
Recupero stragiudiziale. Prima di adire il tribunale, molte aziende ricorrono a società di recupero crediti o mediatori. Questi soggetti richiedono sempre al creditore cedente o mandante un documento formale che attesti l'entità e la natura del credito vantato.
Cessione del credito e factoring. Quando il fornitore cede il proprio credito a un factor o a un terzo cessionario, la dichiarazione di sussistenza è il presupposto negoziale della cessione stessa: il cessionario deve sapere con certezza cosa acquista.
Ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali. Il D.Lgs. 9 ottobre 2002, n. 231, che recepisce la direttiva europea sui ritardi di pagamento, riconosce al creditore il diritto agli interessi moratori automatici e al rimborso dei costi di recupero. Per fare valere questi diritti occorre documentare il credito originario in modo preciso: la dichiarazione di sussistenza fornisce quella base documentale.
Procedure concorsuali. In caso di fallimento o liquidazione giudiziale del debitore, il fornitore deve insinuarsi al passivo. La dichiarazione di sussistenza del credito, corredata dai documenti contabili, è il nucleo della domanda di insinuazione.
Le clausole e i contenuti essenziali
Un documento ben redatto deve contenere le seguenti informazioni, senza che nessuna venga omessa o approssimata.
Identificazione delle parti. Ragione sociale, sede legale, codice fiscale e partita IVA del creditore, nonché gli stessi dati del debitore. Per le persone giuridiche va indicato anche il numero di iscrizione al Registro delle Imprese.
Descrizione del credito. Natura del credito (fornitura di beni, prestazione di servizi, ecc.), data o periodo di riferimento delle forniture, numero e data delle fatture o documenti equipollenti. L'importo deve essere indicato in modo analitico: imponibile, IVA, eventuali note di credito già emesse, saldo netto esigibile.
Interessi moratori. Se il credito ha maturato interessi ai sensi del D.Lgs. 231/2002, occorre indicare la data di scadenza delle singole fatture, il tasso di mora applicabile secondo la normativa vigente e l'importo degli interessi già maturati alla data della dichiarazione.
Stato del credito. La dichiarazione deve specificare se il credito è contestato, se esistono compensazioni o acconti parziali, e se sono in corso trattative o procedure di conciliazione che possano influire sull'esigibilità.
Documentazione allegata. L'elenco analitico dei documenti allegati (fatture, ordini, bolle, estratti conto, corrispondenza) è parte integrante della dichiarazione e ne rafforza il valore probatorio.
Sottoscrizione. La firma del legale rappresentante o del procuratore munito di idonei poteri, con indicazione della qualifica e, se disponibile, la firma digitale con marca temporale.
Come compilare la dichiarazione
La compilazione richiede rigore, ma segue una logica lineare che un imprenditore o un responsabile amministrativo può gestire autonomamente, ferma restando la possibilità di coinvolgere un legale per importi rilevanti o situazioni controverse.
Primo passo: raccogliere i documenti di supporto. Prima di scrivere una riga, è necessario avere sotto mano tutte le fatture emesse e non saldate, i relativi ordini di acquisto o contratti, le bolle di consegna o i verbali di completamento delle prestazioni, e qualsiasi comunicazione scritta in cui il debitore abbia riconosciuto il debito o ne abbia contestato solo una parte. Questo materiale è la spina dorsale della dichiarazione.
Secondo passo: calcolare il credito in modo analitico. Sommare gli importi fatturati, sottrarre eventuali note di credito o pagamenti parziali ricevuti, e aggiungere gli interessi moratori maturati secondo il D.Lgs. 231/2002. Il calcolo deve essere verificabile da chiunque legga il documento: ogni voce deve trovare riscontro in un allegato.
Terzo passo: redigere il testo. Il corpo della dichiarazione deve essere chiaro, privo di ambiguità e strutturato in modo che ogni affermazione sia sostenuta dalla documentazione allegata. Evitare formule vaghe come «un importo approssimativo» o «a titolo di acconto presunto»: ogni cifra deve essere esatta e verificabile.
Quarto passo: verificare la coerenza con l'art. 2697 c.c. L'onere della prova grava sul creditore: spetta a lui dimostrare il fatto costitutivo del diritto, ovvero l'esistenza e l'entità del credito. La dichiarazione deve essere costruita in modo tale che, se il debitore la contesta, il creditore disponga già di tutto il materiale probatorio necessario per resistere in giudizio.
Quinto passo: firmare e conservare. Dopo la sottoscrizione, la dichiarazione va conservata in originale assieme a tutti gli allegati. Se inviata al debitore o a terzi, è consigliabile farlo tramite posta elettronica certificata o raccomandata con ricevuta di ritorno, così da avere prova certa della ricezione.
Scaricare il modello ufficiale è il punto di partenza più pratico: la Dichiarazione di Sussistenza del Credito (Fornitore) disponibile su forms-legal.com guida alla compilazione di ogni sezione e garantisce che nessun elemento essenziale venga trascurato.
Gli errori più frequenti da evitare
Anni di contenzioso commerciale e di pratiche di recupero crediti mostrano che alcuni errori si ripetono con regolarità e possono compromettere sia la validità della dichiarazione sia le chances di recupero.
Importi approssimati o privi di supporto documentale. Una dichiarazione in cui il totale del credito non corrisponde alla somma delle fatture allegate è immediatamente vulnerabile in sede giudiziale. Il debitore può facilmente sollevare l'eccezione di incoerenza tra il documento e la prova scritta richiesta dall'art. 634 c.p.c.
Omissione degli interessi moratori. Molti fornitori dichiarano solo il capitale, dimenticando che il D.Lgs. 231/2002 attribuisce automaticamente il diritto agli interessi moratori dal giorno successivo alla scadenza. Omettere questa voce significa rinunciare volontariamente a una componente del credito già maturata.
Firma di soggetto privo di poteri. Se la dichiarazione viene sottoscritta da un dipendente privo di procura, il debitore — o il giudice — può eccepirne l'inefficacia. Verificare sempre chi ha il potere di firma prima di procedere.
Mancanza di data certa. Una dichiarazione senza data o con una data non verificabile può essere contestata sotto il profilo dell'anteriorità rispetto all'insolvenza del debitore. La data certa si ottiene tramite PEC, notifica o registrazione.
Crediti contestati non dichiarati come tali. Presentare come pacifico un credito che in realtà è oggetto di contestazione formale da parte del debitore espone il creditore a un'eccezione di dolo o mala fede. Se esiste una contestazione, occorre menzionarla e chiarire perché si ritiene infondata.
Mancata menzione dei pagamenti parziali. Se il debitore ha già pagato una o più fatture o ha versato un acconto, omettere questa circostanza rende il saldo dichiarato errato e potenzialmente fuorviante per il giudice o il terzo destinatario.
Una dichiarazione di sussistenza del credito redatta con attenzione, fondata su documenti verificabili e conforme alle norme del codice civile e del codice di procedura civile, è uno strumento che rafforza concretamente la posizione del fornitore sia nelle trattative stragiudiziali sia nel procedimento monitorio.
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