Environmental Declaration Business Poland

Oświadczenie środowiskowe przedsiębiorcy w Polsce to dokument, w którym podmiot prowadzący działalność gospodarczą deklaruje, że jego działalność spełnia wymagania wynikające z przepisów o ochronie środowiska, w szczególności: ustawy z dnia 27 kwietnia 2001 r. Prawo ochrony środowiska (Dz.U. 2024 poz. 54 ze zm.), ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach (Dz.U. 2023 poz. 1587 ze zm.) i ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (Dz.U. 2024 poz. 399 ze zm.). Oświadczenie nie zastępuje zezwoleń środowiskowych, lecz potwierdza ich posiadanie i deklaruje zgodność praktyk z przepisami.

Oświadczenia środowiskowe składane są w różnych kontekstach: na potrzeby przetargów publicznych ogłaszanych przez zamawiających stosujących kryteria środowiskowe w trybie ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2024 poz. 1320 ze zm.); jako element dokumentacji żądanej przez kontrahentów B2B w ramach Due Diligence środowiskowego; na potrzeby audytów ESG i raportowania niefinansowego według standardów CSRD (dyrektywa UE 2022/2464 implementowana w polskim prawie) lub GRI; jako dowód w postępowaniu administracyjnym przed Marszałkiem Województwa, Regionalnym Dyrektorem Ochrony Środowiska (RDOŚ) lub Inspekcją Ochrony Środowiska (IOŚ); przy staraniu się o certyfikat ISO 14001 (system zarządzania środowiskowego) lub EMAS (wspólnotowy system ekozarządzania i audytu).

Składnik merytoryczny oświadczenia obejmuje: dane identyfikacyjne przedsiębiorcy (firma, NIP, REGON, KRS lub CEIDG) z numerem rejestrowym w Bazie Danych o Odpadach (BDO) prowadzonej przez Głównego Inspektora Ochrony Środowiska (GIOŚ); opis rodzaju działalności i lokalizacji; informacje o wytwarzanych odpadach (kody z katalogu odpadów, masy, odbiorcy) i potwierdzenie legalnego ich zagospodarowania (umowy z podmiotami BDO, karty przekazania odpadów KPO w systemie BDO); posiadane decyzje i zezwolenia środowiskowe (decyzja środowiskowa o środowiskowych uwarunkowaniach, pozwolenie na emisję do powietrza, pozwolenie zintegrowane IPPC, zezwolenie na zbieranie lub przetwarzanie odpadów); deklarację zgodności z przepisami ochrony środowiska.

Oświadczenia środowiskowe zyskują na znaczeniu w związku z rosnącymi wymaganiami łańcucha dostaw i regulacjami ESG. Wielkie korporacje i fundusze inwestycyjne wymagają od swoich dostawców i partnerów deklaracji środowiskowych jako elementu zarządzania ryzykiem reputacyjnym i regulacyjnym. Odpowiedzialne złożenie fałszywego oświadczenia środowiskowego może skutkować odpowiedzialnością cywilną (art. 415 KC — delikt — lub art. 471 KC — niewykonanie zobowiązania), a w skrajnych przypadkach — odpowiedzialnością karną za fałszywe oświadczenie składane w postępowaniach administracyjnych.

Oświadczenie środowiskowe przedsiębiorcy w Polsce jest wymagane lub użyteczne w wielu kontekstach.

Postępowania przetargowe z kryteriami środowiskowymi. Zamawiający publiczni stosujący zielone zamówienia publiczne (GPP — Green Public Procurement) na podstawie wytycznych Komisji Europejskiej i prawa zamówień publicznych wymagają od wykonawców oświadczeń o spełnieniu wymagań środowiskowych — np. o posiadaniu umów na wywóz odpadów z podmiotami BDO, systemów zarządzania środowiskowego ISO 14001 lub EMAS, certyfikatów ekologicznych.

Due Diligence w transakcjach M&A i partnerstwa B2B. Przy nabyciu spółek lub zawieraniu długoterminowych umów handlowych przyszły nabywca lub partner biznesowy żąda oświadczenia o braku naruszeń prawa środowiskowego i posiadaniu wymaganych zezwoleń, co ogranicza ryzyko odpowiedzialności za wcześniejsze naruszenia.

Raportowanie ESG i CSRD. Spółki objęte dyrektywą CSRD (dyrektywa 2022/2464/UE — Corporate Sustainability Reporting Directive), wdrażaną w polskim prawie, zobowiązane do raportowania niefinansowego wymagają od dostawców deklaracji środowiskowych jako elementu zarządzania łańcuchem dostaw. Dotyczy to szczególnie dostawców dużych spółek notowanych na GPW (Giełda Papierów Wartościowych w Warszawie).

Certyfikacja ISO 14001 i EMAS. Podmioty wdrażające systemy zarządzania środowiskowego sporządzają oświadczenia środowiskowe jako element dokumentacji systemu i audytu przez certyfikowane jednostki audytorskie (np. PRS, TÜV, Lloyd's Register).

Postępowania administracyjne i kontrole środowiskowe. Przy kontrolach Inspekcji Ochrony Środowiska (IOŚ), Regionalnych Dyrekcji Ochrony Środowiska (RDOŚ) lub Marszałka Województwa przedsiębiorca może być zobowiązany do złożenia oświadczeń o sposobie zagospodarowania odpadów i posiadanych zezwoleniach.

Finansowanie zewnętrzne i kredyty ESG. Banki oferujące kredyty ESG lub finansowanie projektów zielonych (np. z Polskiego Funduszu Rozwoju lub banków zrzeszonych w Principle for Responsible Banking) wymagają deklaracji środowiskowych jako warunku udzielenia finansowania.

Zarządzanie łańcuchem dostaw i wymagania korporacyjne. Polskie przedsiębiorstwa będące dostawcami dla dużych korporacji krajowych i zagranicznych coraz częściej otrzymują kwestionariusze ESG, w których wymagane jest oświadczenie środowiskowe: informacja o posiadanych certyfikatach (ISO 14001, EMAS), zezwoleniach środowiskowych i dokumentacji BDO. Korporacje te — zwłaszcza po wdrożeniu dyrektywy CSRD wymagającej raportowania łańcucha wartości (scope 3 emissions) — weryfikują swoich dostawców pod kątem zgodności środowiskowej jako element zarządzania ryzykiem ESG i reputacyjnym. Dostawca bez aktualnego oświadczenia środowiskowego lub z niekompletnymi zezwoleniami może zostać wykluczony z procesu kwalifikacji lub przetargu, co staje się coraz poważniejszą barierą biznesową dla polskich MŚP współpracujących z dużymi graczami rynkowymi.

Oświadczenie środowiskowe przedsiębiorcy w Polsce powinno zawierać następujące elementy zapewniające kompletność i wiarygodność dokumentu.

Dane identyfikacyjne przedsiębiorcy. Pełna firma lub imię i nazwisko, adres siedziby, NIP, REGON, numer KRS lub wpis do CEIDG. Numer rejestrowy BDO, jeżeli przedsiębiorca jest wytwórcą odpadów lub podmiotem przetwarzającym odpady wymagającym wpisu do Bazy Danych o Odpadach (BDO) prowadzonej przez Głównego Inspektora Ochrony Środowiska (GIOŚ).

Dane osoby składającej oświadczenie. Imię, nazwisko i funkcja — dla spółek osoba uprawniona do reprezentacji zgodnie z Krajowym Rejestrem Sądowym (KRS), dla JDG właściciel. Oświadczenia dotyczące stanu prawno-środowiskowego mają charakter oświadczeń wiedzy ze skutkami prawnymi.

Opis działalności i lokalizacja. Rodzaj prowadzonej działalności, kody PKD, lokalizacja zakładu lub obiektu, którego dotyczy oświadczenie. Opis powinien być wystarczająco szczegółowy, aby identyfikować rodzaj i skalę oddziaływania na środowisko.

Gospodarka odpadami i BDO. Wykaz wytwarzanych odpadów z kodami z katalogu odpadów (rozporządzenie Ministra Klimatu z 2 stycznia 2020 r., Dz.U. 2020 poz. 10), szacowanymi masami rocznymi i podmiotami, którym odpady są przekazywane (nazwy, numery BDO). Potwierdzenie, że karty przekazania odpadów (KPO) są prowadzone elektronicznie w systemie BDO zgodnie z art. 67 ustawy o odpadach z dnia 14 grudnia 2012 r. Na platformie forms-legal.com wzór ułatwia sporządzenie tej listy.

Decyzje, zezwolenia i certyfikaty środowiskowe. Wykaz posiadanych: decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach (art. 71 i nast. ustawy z dnia 3 października 2008 r. o udostępnianiu informacji o środowisku), pozwoleń zintegrowanych (IPPC — art. 181 Prawa ochrony środowiska), pozwoleń na emisję gazów lub pyłów do powietrza (art. 180 PoŚ), zezwoleń na zbieranie lub przetwarzanie odpadów (art. 41-42 ustawy o odpadach), certyfikatów ISO 14001, EMAS lub innych.

Klauzula zgodności z przepisami. Sformułowanie deklaracji, że działalność jest zgodna z przepisami ustawy o odpadach, Prawa ochrony środowiska i ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach, podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentacji pod rygorem odpowiedzialności prawnej.

Data i podpis. Data złożenia oświadczenia i odręczny podpis z pieczęcią (lub kwalifikowany podpis elektroniczny zrównany z formą pisemną przez art. 78[1] KC).

Spójność z danymi w systemie BDO. Informacje zawarte w oświadczeniu środowiskowym powinny być zgodne z danymi faktycznie zarejestrowanymi w Bazie Danych o Odpadach (BDO) prowadzonej przez Głównego Inspektora Ochrony Środowiska (GIOŚ). Organy kontrolne — Inspekcja Ochrony Środowiska (IOŚ), Regionalna Dyrekcja Ochrony Środowiska (RDOŚ) i Marszałek Województwa — coraz częściej weryfikują oświadczenia przedsiębiorców przez bezpośrednie porównanie z danymi elektronicznymi w systemie BDO. Rozbieżności (np. inna masa odpadów, inny odbiorca niż wskazany w oświadczeniu) mogą skutkować postępowaniem wyjaśniającym i karą administracyjną. Dlatego przed złożeniem oświadczenia warto zalogować się do systemu BDO i zweryfikować dane o wytworzonych odpadach za poprzedni rok sprawozdawczy, a następnie sporządzić oświadczenie na podstawie danych systemowych, nie pamięci.

Oświadczenie środowiskowe przedsiębiorcy w Polsce należy wypełniać ze starannością, gdyż złożenie fałszywych informacji może skutkować odpowiedzialnością prawną.

Krok 1 — wpisz dane identyfikacyjne. Podaj pełną firmę lub imię i nazwisko, adres, NIP, REGON, KRS lub CEIDG. Sprawdź numer BDO na bdo.mos.gov.pl, jeżeli prowadzisz działalność wymagającą wpisu.

Krok 2 — wskaż osobę składającą oświadczenie. Wpisz imię, nazwisko i funkcję osoby uprawnionej do reprezentacji spółki zgodnie z KRS (prezes, dyrektor zarządzający, pełnomocnik z odpowiednim zakresem pełnomocnictwa) lub własiciela JDG.

Krok 3 — opisz działalność. Wskaż rodzaj prowadzonej działalności (np. produkcja, handel, usługi), kody PKD i adres lokalizacji, której dotyczy oświadczenie.

Krok 4 — wymień odpady i ich odbiorców. Dla każdego rodzaju wytwarzanego odpadu podaj: sześciocyfrowy kod z katalogu odpadów, szacowaną masę roczną (tonach) i dane podmiotu odbierającego (nazwa, numer BDO). Sprawdź, czy z każdym odbiorcą zawarta jest pisemna umowa i czy karty KPO są prowadzone w systemie BDO.

Krok 5 — wymień zezwolenia i decyzje. Wymień wszystkie posiadane decyzje środowiskowe (numer, data, organ wydający, termin ważności). Sprawdź ważność każdego dokumentu — niedopuszczalne jest wskazywanie wygasłych zezwoleń.

Krok 6 — sformułuj deklarację zgodności. Wpisz lub zmodyfikuj standardową klauzulę, wskazując konkretne przepisy, z którymi działalność jest zgodna. Unikaj ogólnikowych sformułowań — Sanepid i IOŚ cenią konkretne odniesienia do artykułów ustaw.

Krok 7 — podpisz i opatrz datą. Złóż podpis odręczny z pieczęcią lub użyj kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Archiwizuj oświadczenie co najmniej przez okres, na jaki dotyczy (plus 2 lata).

Oświadczenie środowiskowe przedsiębiorcy w Polsce podlega przepisom prawa środowiskowego, administracyjnego i cywilnego.

Prawo ochrony środowiska (27.04.2001 r.). Ustawa z dnia 27 kwietnia 2001 r. (Dz.U. 2024 poz. 54 ze zm.) reguluje system zezwoleń i pozwoleń środowiskowych. Art. 180 i nast. — pozwolenie zintegrowane (IPPC) i pozwolenia sektorowe. Art. 181 — pozwolenie na emisję. Nadzór: Generalny Dyrektor Ochrony Środowiska (GDOŚ), RDOŚ, Inspekcja Ochrony Środowiska (IOŚ).

Ustawa o odpadach (14.12.2012 r.). Ustawa z dnia 14 grudnia 2012 r. (Dz.U. 2023 poz. 1587 ze zm.). Art. 27 — obowiązek zagospodarowania odpadów lub przekazania uprawnionemu podmiotowi. Art. 49 — wpis do BDO. Art. 67 — elektroniczne KPO. Art. 75 — sprawozdanie roczne do Marszałka Województwa. Art. 194 — kary administracyjne do 1 000 000 zł.

Ustawa o udostępnianiu informacji o środowisku (3.10.2008 r.). Ustawa z dnia 3 października 2008 r. (Dz.U. 2023 poz. 1081 ze zm.) reguluje procedurę oceny oddziaływania na środowisko (OOŚ) i wydawania decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach przez wójta, burmistrza lub prezydenta.

Prawo zamówień publicznych (11.09.2019 r.). Ustawa z dnia 11 września 2019 r. (Dz.U. 2024 poz. 1320 ze zm.) umożliwia zamawiającym publicznym stosowanie kryteriów środowiskowych i żądanie od wykonawców oświadczeń o spełnieniu wymagań ekologicznych.

Kodeks cywilny — fałszywe oświadczenie. Złożenie nieprawdziwego oświadczenia środowiskowego naraża na odpowiedzialność deliktową (art. 415 KC — czyn niedozwolony wyrządzający szkodę) lub kontraktową (art. 471 KC — niewykonanie zobowiązania). W postępowaniach administracyjnych — na odpowiedzialność za fałszywe zeznania lub oświadczenia (art. 233 Kodeksu karnego, do 8 lat pozbawienia wolności).

Dyrektywa CSRD (2022/2464/UE). Wdrożona w polskim prawie dyrektywa Corporate Sustainability Reporting Directive nakłada na duże spółki i spółki publiczne obowiązek raportowania środowiskowego, w ramach którego oświadczenia dostawców o zgodności ze standardami środowiskowymi są częścią weryfikacji łańcucha dostaw.

Oświadczenia środowiskowe przedsiębiorców w Polsce bywają wadliwe z powodu następujących błędów.

Błąd 1 — wskazywanie wygasłych zezwoleń. Wymienienie wygasłego pozwolenia na emisję lub nieważnej decyzji środowiskowej w oświadczeniu to złożenie nieprawdziwych informacji z poważnymi skutkami prawnymi. Zalecenie: przed sporządzeniem oświadczenia sprawdź daty ważności wszystkich zezwoleń i odśwież te wygasłe.

Błąd 2 — brak numeru BDO lub nieaktualny numer. Wpisanie nieaktywnego numeru BDO (po zawieszeniu lub skreśleniu) podważa wiarygodność oświadczenia. Zalecenie: zweryfikuj status wpisu BDO na bdo.mos.gov.pl tuż przed sporządzeniem dokumentu.

Błąd 3 — pominięcie odpadów niebezpiecznych. Pominięcie odpadów z gwiazdką (np. olejów smarnych, zużytych baterii, lampy zawierające rtęć) w wykazie odpadów naraża na zarzut fałszywego oświadczenia. Zalecenie: skonsultuj klasyfikację odpadów z katalogiem odpadów i uwzględnij wszystkie rodzaje wytwarzane w działalności.

Błąd 4 — zbyt ogólnikowa deklaracja zgodności. Frazesy „jesteśmy firmą ekologiczną” lub „dbamy o środowisko” bez odniesień do konkretnych przepisów są bezużyteczne prawnie. Zalecenie: wskaż konkretne przepisy (ustawę o odpadach, Prawo ochrony środowiska, UCPG) i ich spełnianie poprzez konkretne działania.

Błąd 5 — brak aktualizacji oświadczenia. Oświadczenie środowiskowe sporządzone 2-3 lata temu może zawierać nieaktualne informacje o zezwoleniach lub odbiorcach odpadów. Zalecenie: przeglądaj i aktualizuj oświadczenie co roku lub po każdej istotnej zmianie działalności lub zezwoleń.

Błąd 6 — brak podpisu osoby uprawnionej do reprezentacji. Oświadczenie podpisane przez pracownika niebędącego członkiem zarządu ani pełnomocnikiem może być podważone przez kontrahenta lub zamawiającego. W szczególności przy przetargach publicznych zamawiający weryfikują umocowanie osoby podpisującej dokumenty w oparciu o odpis z KRS lub CEIDG. Zalecenie: oświadczenie podpisuje zawsze osoba lub osoby uprawnione do reprezentacji spółki zgodnie z aktualnym odpisem z KRS lub właściciel JDG, a w razie korzystania z pełnomocnika — dołącz oryginał lub notarialnie poświadczoną kopię pełnomocnictwa obejmującego umocowanie do składania oświadczeń środowiskowych.

Błąd 7 — niespójność z danymi w systemie BDO. Oświadczenie zawierające informacje o odpadach, masach lub odbiorcach niezgodne z danymi w systemie BDO (Baza Danych o Odpadach prowadzona przez Głównego Inspektora Ochrony Środowiska) może zostać zakwestionowane podczas kontroli Inspekcji Ochrony Środowiska lub audytu kontrahenta. Organy coraz częściej weryfikują dane deklarowane przez przedsiębiorców przez bezpośrednie porównanie z zapisami w systemie BDO. Zalecenie: przed sporządzeniem oświadczenia zaloguj się do systemu BDO i zweryfikuj dane o wytworzonych odpadach, masach i podmiotach odbiorczych, a następnie sporządź oświadczenie na podstawie danych systemowych — nie pamięci lub starych umów. Rozbieżność między oświadczeniem a danymi w BDO to jeden z głównych powodów nakładania kar administracyjnych przez Regionalną Dyrekcję Ochrony Środowiska i Marszałka Województwa.