Zlecenie świadectwa charakterystyki energetycznej

Zlecenie świadectwa charakterystyki energetycznej w Polsce to dokument, na podstawie którego właściciel lub zarządca nieruchomości zleca certyfikatorowi energetycznemu sporządzenie świadectwa charakterystyki energetycznej wymaganego przez ustawę z dnia 29 sierpnia 2014 r. o charakterystyce energetycznej budynków (Dz.U. 2014 poz. 1200 ze zm., zwana dalej „u.ch.e.b.”). Świadectwo charakterystyki energetycznej (potocznie zwane certyfikatem energetycznym) to dokument określający klasę energetyczną budynku lub lokalu na skali od A+ (najlepsza) do G (najgorsza), wskaźnik EP (zapotrzebowanie na nieodnawialną energię pierwotną w kWh/(m²·rok)) i wskaźnik EA (energia końcowa).

Obowiązek sporządzenia świadectwa charakterystyki energetycznej wynika z art. 3 u.ch.e.b., który nakłada na właściciela lub zarządcę obowiązek przekazania świadectwa nabywcy lub najemcy przy zbyciu lub wynajmie budynku, części budynku lub lokalu. Obowiązek dotyczy niemal wszystkich nieruchomości — zarówno mieszkalnych (lokale mieszkalne, domy jednorodzinne), jak i użytkowych (biura, lokale handlowe). Świadectwo charakterystyki energetycznej jest ważne przez 10 lat od daty sporządzenia (art. 16 u.ch.e.b.), chyba że przed upływem tego terminu przeprowadzono roboty budowlano-instalacyjne zmieniające charakterystykę energetyczną budynku.

Certyfikatorem energetycznym może być wyłącznie osoba wpisana do centralnego rejestru charakterystyki energetycznej budynków prowadzonego przez Ministerstwo Rozwoju i Technologii (MRiT), spełniająca wymagania art. 17 u.ch.e.b. Rejestr jest publicznie dostępny na stronie rejestrybud.pl. Za sporządzanie świadectw bez wpisu do rejestru grozi kara grzywny (art. 43 u.ch.e.b.). W Polsce w 2026 r. do rejestru wpisanych jest kilkadziesiąt tysięcy certyfikatorów energetycznych.

Świadectwo charakterystyki energetycznej jest wymagane również w procesie budowlanym: art. 57 ust. 1 pkt 5 ustawy Prawo budowlane nakazuje dołączenie świadectwa do zawiadomienia o zakończeniu budowy lub wniosku o pozwolenie na użytkowanie nowego budynku. Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego (PINB) weryfikuje obecność świadectwa przed wydaniem decyzji o pozwoleniu na użytkowanie. Zlecenie świadectwa odpowiednio wcześnie eliminuje ryzyko opóźnień w uzyskaniu pozwolenia na użytkowanie. Wzory dokumentów energetycznych i budowlanych dostępne są na platformie forms-legal.com.

Warunki Techniczne 2021 (rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki — WT 2021) określają maksymalne wartości wskaźnika EP dla nowych budynków. Nowe budynki mieszkalne muszą spełniać EP ≤ 70 kWh/(m²·rok) od 2021 r. Starsze budynki, wybudowane przed rokiem 1990, często mają EP powyżej 200-300 kWh/(m²·rok) i wymagają termomodernizacji. Świadectwo charakterystyki energetycznej jest pierwszym krokiem do identyfikacji potrzeb termomodernizacyjnych i ubiegania się o dofinansowanie z programu „Czyste Powietrze”.

Świadectwo charakterystyki energetycznej w Polsce jest wymagane w kilku kluczowych sytuacjach, a zlecenie jego sporządzenia jest pierwszym krokiem w każdym z tych przypadków. Poniżej opisano najważniejsze okoliczności.

Sprzedaż nieruchomości. Artykuł 3 ust. 1 ustawy o charakterystyce energetycznej budynków z dnia 29 sierpnia 2014 r. nakłada bezwzględny obowiązek przekazania ważnego świadectwa charakterystyki energetycznej nabywcy przy sprzedaży lokalu mieszkalnego, domu jednorodzinnego lub lokalu użytkowego. Notariusz jest zobowiązany odnotować w akcie notarialnym fakt przekazania lub nieprzekazania świadectwa. Brak świadectwa nie uniemożliwia zawarcia transakcji, lecz nabywca może żądać obniżenia ceny lub skierować sprawę do sądu. W praktyce renomowani pośrednicy nieruchomości (licencjonowani agenci Real Estate) wymagają aktualnego świadectwa przed wystawieniem oferty.

Wynajem nieruchomości. Artykuł 3 ust. 1 u.ch.e.b. nakłada analogiczny obowiązek przekazania świadectwa najemcy lub dzierżawcy przy zawieraniu umowy najmu lub dzierżawy budynku, części budynku lub lokalu. Przy umowie najmu okazjonalnego (art. 19a ustawy o ochronie praw lokatorów) lub najmu instytucjonalnego (art. 19f u.o.p.l.) obowiązek ten dotyczy właściciela lokalu.

Zakończenie budowy i odbiór nowego budynku. Artykuł 57 ust. 1 pkt 5 ustawy Prawo budowlane nakłada obowiązek dołączenia świadectwa charakterystyki energetycznej do zawiadomienia o zakończeniu budowy lub wniosku o pozwolenie na użytkowanie składanego do Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego (PINB). Brak świadectwa uniemożliwia uzyskanie pozwolenia na użytkowanie, co blokuje legalne zasiedlenie budynku.

Dobrowolna ocena energetyczna przed remontem. Właściciel budynku planujący remont lub termomodernizację może zlecić świadectwo energetyczne w celu oceny aktualnej klasy energetycznej budynku i jako punkt wyjścia do planowania usprawnień. Świadectwo wskazuje zalecenia dotyczące poprawy efektywności energetycznej, które można uwzględnić w projekcie remontu.

Kiedy świadectwo energetyczne nie jest wymagane. Artykuł 3 ust. 4 u.ch.e.b. wyłącza obowiązek sporządzania świadectw dla: budynków podlegających ochronie, na podstawie przepisów o ochronie zabytków, kościołów i domów kultu religijnego, budynków mieszkalnych przeznaczonych do użytkowania przez mniej niż cztery miesiące w roku, wolnostojących budynków o powierzchni użytkowej poniżej 50 m2, budynków sprzedawanych wyłącznie w celu wyburzenia.

Prawidłowe zlecenie świadectwa charakterystyki energetycznej w Polsce powinno zawierać kilka kluczowych elementów. Poniżej opisano najważniejsze składniki.

Dane certyfikatora i weryfikacja wpisu do rejestru MRiT. Zlecenie musi precyzyjnie identyfikować certyfikatora: imię i nazwisko lub firmę, numer wpisu do centralnego rejestru charakterystyki energetycznej budynków prowadzonego przez Ministerstwo Rozwoju i Technologii (MRiT), adres i NIP. Numer wpisu należy zweryfikować w rejestrze MRiT przed podpisaniem zlecenia — świadectwo sporządzone przez osobę nieuprawnioną jest nieważne i grozi karą grzywny.

Dokładny opis nieruchomości. Zlecenie powinno precyzyjnie opisywać nieruchomość: pełny adres (ulica, numer budynku i lokalu, miejscowość, kod pocztowy), rodzaj nieruchomości (lokal mieszkalny, dom jednorodzinny, lokal użytkowy), całkowitą powierzchnię użytkową w m2, rok budowy i ewentualnych remontów. Dane te są kluczowe dla poprawnej metodologii obliczeń określonej w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury w sprawie metodologii obliczania charakterystyki energetycznej budynku.

Cel sporządzenia świadectwa. Zlecenie powinno wskazywać cel sporządzenia świadectwa: sprzedaż nieruchomości, wynajem nieruchomości, nowe budownictwo (pozwolenie na użytkowanie) lub własne potrzeby. Cel wpływa na termin sporządzenia — przy sprzedaży lub najmie świadectwo musi być gotowe przed podpisaniem umowy lub aktu notarialnego, co wymaga odpowiedniego wyprzedzenia czasowego.

Wynagrodzenie i termin. Wynagrodzenie za sporządzenie świadectwa energetycznego jest zazwyczaj ryczałtowe. Termin wykonania powinien być realistyczny — zazwyczaj 3-14 dni roboczych od przeprowadzenia wizji lokalnej nieruchomości. Ważne jest, by termin uwzględniał planowany termin podpisania umowy sprzedaży lub najmu.

Forma przekazania świadectwa. Certyfikator powinien przekazać świadectwo w wersji papierowej (oryginał z podpisem certyfikatora i numerem rejestru MRiT) i w wersji elektronicznej (PDF). Niektóre banki i instytucje finansowe wymagają elektronicznej wersji świadectwa z kwalifikowanym podpisem elektronicznym certyfikatora — warto to sprawdzić przed zleceniem. Wzory dokumentów energetycznych dostępne są na forms-legal.com.

Zalecenia poprawy efektywności energetycznej. Świadectwo charakterystyki energetycznej zawiera zalecenia dotyczące możliwości poprawy efektywności energetycznej budynku lub lokalu. Choć nie są wiążące, stanowią cenną informację dla nabywcy lub najemcy i mogą być podstawą negocjacji ceny nieruchomości.

Sporządzenie zlecenia świadectwa charakterystyki energetycznej w Polsce jest procesem prostym. Poniżej opisano kolejne kroki.

Krok 1 — znajdź i zweryfikuj certyfikatora energetycznego. Wyszukaj certyfikatora energetycznego w swojej okolicy i zweryfikuj numer jego wpisu w centralnym rejestrze charakterystyki energetycznej budynków MRiT na stronie rejestrybud.pl. Sprawdź, czy certyfikator ma aktywny wpis i jest uprawniony do sporządzania świadectw. Skonsultuj się z agencją nieruchomości lub notariuszem — zazwyczaj polecają certyfikatorów, z którymi współpracują.

Krok 2 — uzupełnij dane certyfikatora. Wpisz pełną firmę lub imię i nazwisko certyfikatora, numer wpisu do rejestru MRiT, adres i NIP. Poproś certyfikatora o potwierdzenie danych do zlecenia.

Krok 3 — uzupełnij dane zleceniodawcy. Wpisz swoje pełne dane: imię i nazwisko lub firmę, adres zamieszkania lub siedziby, PESEL lub NIP.

Krok 4 — opisz nieruchomość. Wpisz pełny adres nieruchomości z numerem lokalu, wybierz rodzaj nieruchomości z listy, podaj powierzchnię użytkową w m2 i rok budowy. Wybierz cel sporządzenia świadectwa (sprzedaż, najem, nowe budownictwo, własne potrzeby).

Krok 5 — uzgodnij wynagrodzenie i termin. Wpisz uzgodnione wynagrodzenie ryczałtowe netto + VAT 23% i realistyczny termin sporządzenia świadectwa liczony od daty wizji lokalnej.

Krok 6 — przygotuj dokumenty dla certyfikatora. Udostępnij certyfikatorowi dostęp do nieruchomości i przekaż: projekt budowlany lub dostępną dokumentację techniczną, instrukcje obsługi systemu ogrzewania, rachunki za energię z 12 miesięcy (jeśli dostępne). Bez dostępu do nieruchomości certyfikator nie może przeprowadzić wizji lokalnej, która jest niezbędna do sporządzenia rzetelnego świadectwa.

Krok 7 — odbierz świadectwo i sprawdź. Po otrzymaniu świadectwa sprawdź, czy zawiera: imię i nazwisko certyfikatora z numerem rejestru MRiT, pełny adres nieruchomości, rok budowy, powierzchnię użytkową, wskaźnik EP i EA, klasę energetyczną na skali A+-G, zalecenia poprawy efektywności energetycznej, datę sporządzenia. Świadectwo energetyczne z błędnym adresem lub powierzchnią może nie zostać zaakceptowane przez notariusza lub instytucję finansową.

Świadectwo charakterystyki energetycznej w Polsce podlega ścisłym regulacjom prawnym. Poniżej opisano kluczowe wymogi.

Obowiązek świadectwa przy sprzedaży i najmie — art. 3 u.ch.e.b. Artykuł 3 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 2014 r. o charakterystyce energetycznej budynków nakłada na właściciela lub zarządcę obowiązek przekazania świadectwa nabywcy lub najemcy przy zbyciu lub wynajmie nieruchomości. Notariusz wpisuje do aktu notarialnego informację o przekazaniu lub nieprzekazaniu świadectwa. Brak przekazania świadectwa nie powoduje nieważności umowy, lecz nabywca może żądać jego dostarczenia w terminie 14 dni lub dochodzić roszczeń za szkodę.

Obowiązek świadectwa przy nowym budownictwie — art. 57 Prawa budowlanego. Artykuł 57 ust. 1 pkt 5 ustawy Prawo budowlane z dnia 7 lipca 1994 r. nakłada obowiązek dołączenia świadectwa charakterystyki energetycznej do zawiadomienia o zakończeniu budowy lub wniosku o pozwolenie na użytkowanie składanego do Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego (PINB). Bez świadectwa PINB odmówi wydania decyzji o pozwoleniu na użytkowanie.

Certyfikatorzy energetyczni — rejestr MRiT i kary. Artykuł 17 u.ch.e.b. określa wymagania kwalifikacyjne dla certyfikatorów energetycznych i nakłada obowiązek wpisu do centralnego rejestru. Artykuł 43 u.ch.e.b. przewiduje karę grzywny dla osób sporządzających świadectwa bez wpisu do rejestru MRiT. Ministerstwo Rozwoju i Technologii (MRiT) prowadzi rejestr i jest uprawnione do kontroli poprawności wydanych świadectw.

Ważność świadectwa — 10 lat. Artykuł 16 u.ch.e.b. stanowi, że świadectwo charakterystyki energetycznej jest ważne przez 10 lat od daty sporządzenia. Traci ważność przed upływem tego terminu, jeżeli w budynku lub lokalu przeprowadzono roboty budowlano-instalacyjne, w wyniku których zmieniła się charakterystyka energetyczna (np. docieplenie ścian, wymiana systemu grzewczego, montaż fotowoltaiki).

Klasy energetyczne i wartości graniczne EP. Warunki Techniczne 2021 (rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r. ze zm., WT 2021) określają wymagane wartości EP dla nowych budynków. Od 2021 r. nowe budynki mieszkalne muszą spełniać EP ≤ 70 kWh/(m²·rok). Klasa energetyczna A+ odpowiada EP ≤ 25 kWh/(m²·rok), klasa A — EP 25-70, klasa B — EP 70-90, klasa C — EP 90-120, klasa D — EP 120-160, klasa E — EP 160-200, klasa F — EP 200-280, klasa G — EP >280 kWh/(m²·rok). Budynki klasy F i G wymagają pilnej termomodernizacji.

Unijna dyrektywa EPBD 2024/1275. Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2024/1275 z dnia 24 kwietnia 2024 r. (EPBD 2024) wymaga stopniowego podnoszenia efektywności energetycznej budynków w całej UE, w tym Polski. Do 2030 r. budynki mieszkalne mają osiągnąć co najmniej klasę E, a do 2033 r. — klasę D. Wdrożenie dyrektywy EPBD 2024 do polskiego prawa będzie wymagało nowelizacji ustawy o charakterystyce energetycznej budynków.

Zlecający świadectwa charakterystyki energetycznej w Polsce popełniają szereg błędów. Poniżej opisano najczęstsze uchybienia.

Błąd 1 — korzystanie z ofert zbyt tanich certyfikatorów bez weryfikacji uprawnień. Na rynku funkcjonują osoby oferujące „świadectwa energetyczne” za 50-100 zł, sporządzone bez wizji lokalnej, wyłącznie na podstawie danych podanych przez właściciela. Świadectwa takie są nierzetelne, mogą nie odpowiadać rzeczywistości, a notariusze i instytucje finansowe mogą je zakwestionować. Weryfikacja certyfikatora w rejestrze MRiT eliminuje to ryzyko.

Błąd 2 — zbyt późne zlecenie świadectwa przed planowaną transakcją. Właściciele nieruchomości zlecają sporządzenie świadectwa na kilka dni przed planowanym podpisaniem aktu notarialnego lub umowy najmu. Certyfikator potrzebuje czasu na wizję lokalną, obliczenia i sporządzenie dokumentu — zazwyczaj 7-14 dni. Przy intensywnym kalendarzu certyfikatora czas ten może być dłuższy. Zaleca się zlecenie świadectwa co najmniej 3-4 tygodnie przed planowaną transakcją.

Błąd 3 — nieudostępnienie certyfikatorowi dostępu do nieruchomości i dokumentacji. Certyfikatorzy niekiedy wystawiają świadectwa bez przeprowadzenia wizji lokalnej, opierając się wyłącznie na danych podanych przez właściciela. Świadectwo sporządzone bez wizji lokalnej może zawierać błędy co do rzeczywistego stanu instalacji, izolacji i systemu ogrzewania. Rzetelne świadectwo wymaga fizycznej wizji lokalnej certyfikatora.

Błąd 4 — niezachowanie świadectwa przez 10 lat. Świadectwo charakterystyki energetycznej jest ważne 10 lat. Właściciele nieruchomości niekiedy tracą oryginał świadectwa i przy kolejnej sprzedaży muszą zlecać nowe. Warto zarchiwizować świadectwo w formie papierowej i elektronicznej (skan PDF) w bezpiecznym miejscu.

Błąd 5 — pominięcie świadectwa przy wynajmie krótkoterminowym. Właściciele, którzy wynajmują nieruchomości na platformach takich jak Airbnb lub Booking.com, niekiedy nie są świadomi obowiązku posiadania świadectwa charakterystyki energetycznej. Artykuł 3 u.ch.e.b. nie przewiduje wprost wyjątku dla najmu krótkoterminowego — interpretacja organów i Ministerstwo Rozwoju i Technologii wskazuje, że najem krótkoterminowy „na doby” może podlegać obowiązkowi świadectwa, gdy jest prowadzony jako działalność gospodarcza.

Błąd 6 — nieaktualizacja świadectwa po remoncie zmieniającym charakterystykę energetyczną. Właściciele, którzy przeprowadzili termomodernizację (docieplenie ścian, wymiana okien, instalacja pompy ciepła), niekiedy nadal korzystają ze starego świadectwa, które nie odzwierciedla poprawionej klasy energetycznej budynku. Stare świadectwo zaniża wartość nieruchomości i jest nierzetelne w rozumieniu art. 3 u.ch.e.b. — nowe świadectwo powinno być sporządzone po zakończeniu istotnych robót termomodernizacyjnych.