Umowa o wykonanie tłumaczenia

Umowa o wykonanie tłumaczenia w Polsce to umowa o dzieło w rozumieniu art. 627 Kodeksu cywilnego (ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r., Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93 ze zm.), na podstawie której tłumacz lub biuro tłumaczeń zobowiązuje się wykonać tłumaczenie oznaczonego dokumentu lub tekstu z jednego języka na drugi, a zamawiający zobowiązuje się zapłacić wynagrodzenie. Jest to umowa rezultatu — tłumacz odpowiada za dostarczenie wiernego, poprawnego językowo tłumaczenia spełniającego wymagania zamawiającego.

Tłumaczenia w obrocie gospodarczym obejmują szerokie spektrum: tłumaczenia prawnicze (umowy, regulaminy, orzeczenia sądowe), tłumaczenia specjalistyczne (techniczne, medyczne, finansowe), tłumaczenia marketingowe i stron internetowych, tłumaczenia przysięgłe (uwierzytelnione) dokumentów urzędowych oraz tłumaczenia konsekutywne i symultaniczne na konferencjach. Każde z tych tłumaczeń ma inną specyfikę, lecz wszystkie podlegają tej samej podstawowej strukturze prawnej.

Prawo autorskie odgrywa kluczową rolę w umowach tłumaczeniowych. Tłumaczenie jest utworem zależnym w rozumieniu art. 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. 1994 nr 24 poz. 83 ze zm.) — tłumacz jest jego twórcą i z mocy prawa posiada autorskie prawa majątkowe do wersji przekładu. Aby zamawiający mógł swobodnie korzystać z tłumaczenia — opublikować je, przekazać kontrahentom, tłumaczyć dalej — umowa musi zawierać klauzulę przeniesienia autorskich praw majątkowych z wymienionymi polami eksploatacji (art. 41 ust. 2 i art. 50 pr. aut.). Przeniesienie tych praw wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 53 pr. aut.). Jednocześnie korzystanie z tłumaczenia opiera się na zezwoleniu od posiadacza praw do oryginału — jeżeli oryginał dokumentu jest chroniony prawem autorskim, tłumacz i zamawiający muszą posiadać odpowiednie prawa do wykonania tłumaczenia.

Wynagrodzenie tłumacza oblicza się najczęściej za stronę tłumaczeniową — standardowa strona tłumaczeniowa wynosi 1 125 znaków ze spacjami lub 250 słów w zależności od przyjętej konwencji. Stawki różnią się w zależności od kombinacji językowej, dziedziny specjalizacji i trybu realizacji (normalny czy ekspresowy). Przy tłumaczeniach przysięgłych — wykonywanych przez tłumaczy wpisanych na listę Ministerstwa Sprawiedliwości — stosuje się szczególne wymagania formalne, w tym pieczęć tłumacza przysięgłego. Do wynagrodzenia netto dolicza się VAT 23%, jeżeli tłumacz jest czynnym podatnikiem, zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług.

Ważnym aspektem umowy tłumaczeniowej jest poufność. Tłumacz często otrzymuje dostęp do wrażliwych dokumentów — umów handlowych, dokumentacji medycznej, akt sądowych, danych finansowych — i zobowiązuje się do zachowania ich treści w tajemnicy na podstawie ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Przy tłumaczeniu dokumentów zawierających dane osobowe konieczne jest ponadto przestrzeganie rozporządzenia (UE) 2016/679 (RODO) nadzorowanego przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

Umowa o wykonanie tłumaczenia w Polsce jest potrzebna zawsze, gdy zlecasz tłumaczenie dokumentu i chcesz uregulować prawa do gotowego przekładu.

Tłumaczenia umów i dokumentów handlowych. Firmy prowadzące handel zagraniczny zlecają tłumaczenia umów, regulaminów, specyfikacji technicznych i korespondencji handlowej. Umowa o tłumaczenie reguluje termin, stawki za stronę tłumaczeniową i poufność dokumentów biznesowych.

Tłumaczenia przysięgłe dokumentów urzędowych. Tłumaczenia uwierzytelnione przez tłumacza przysięgłego z listy Ministerstwa Sprawiedliwości są wymagane przy składaniu dokumentów w sądach, urzędach, Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) i Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Umowa precyzuje wymogi formalne, w tym formę dokumentu z pieczęcią tłumacza.

Tłumaczenia techniczne i specjalistyczne. Producenci i firmy technologiczne zlecające tłumaczenia instrukcji obsługi, dokumentacji technicznej i norm zawierają umowę tłumaczeniową z wymogami dotyczącymi terminologii i zachowania spójności tekstów.

Tłumaczenia prawnicze. Kancelarie prawne, sądy i notariusze zlecające tłumaczenia orzeczeń, umów, testamentów i aktów notarialnych zawierają umowę określającą specjalistyczne wymagania tłumaczenia prawniczego i poufność treści.

Tłumaczenia stron internetowych i materiałów marketingowych. Firmy wchodzące na rynki zagraniczne zlecają tłumaczenia i lokalizację stron internetowych oraz materiałów marketingowych, gdzie umowa reguluje prawa do tłumaczenia jako odrębnego utworu zależnego oraz zasady dalszego korzystania z treści.

Tłumaczenia na potrzeby postępowań sądowych i arbitrażowych. Strony postępowań toczących się przed Sądem Rejonowym, Sądem Okręgowym lub sądem arbitrażowym przy Krajowej Izbie Gospodarczej (KIG) zlecają tłumaczenia dokumentów procesowych z zachowaniem terminów sądowych.

Umowa o wykonanie tłumaczenia w Polsce powinna zawierać następujące kluczowe elementy, aby uregulować prawa autorskie do przekładu i chronić obie strony.

Oznaczenie stron. Pełne dane zamawiającego i tłumacza: firma lub imię i nazwisko, adres, NIP, KRS lub CEIDG, ewentualnie PESEL. Przy tłumaczeniu przysięgłym wskaż numer wpisu tłumacza na listę tłumaczy przysięgłych Ministerstwa Sprawiedliwości.

Dokładny opis przedmiotu tłumaczenia. Typ tłumaczenia (zwykłe, przysięgłe, specjalistyczne), nazwa dokumentu, język źródłowy i docelowy, liczba stron lub znaków, wymagany poziom specjalizacji (prawniczy, medyczny, techniczny). Standardowa strona tłumaczeniowa = 1 125 znaków ze spacjami.

Wynagrodzenie i zasady rozliczenia. Stawka za stronę tłumaczeniową lub za słowo, łączna kwota netto i brutto (VAT 23%), termin płatności, numer rachunku. Opcjonalnie stawka za tryb ekspresowy (zazwyczaj +30-50% wynagrodzenia) i zasady anulowania zlecenia. forms-legal.com zaleca wskazanie łącznej kwoty za całe zlecenie, aby uniknąć sporów przy zmianie objętości tekstu.

Termin wykonania. Data lub liczba dni od zawarcia umowy lub przekazania dokumentu do tłumaczenia. Przy tłumaczeniu ekspresowym wskaż godziny realizacji i cenę za tryb przyspieszony. Jasny termin to podstawa umowy o dzieło (art. 627 KC).

Prawa autorskie do tłumaczenia. Klauzula przenosząca autorskie prawa majątkowe do tłumaczenia jako utworu zależnego (art. 2 pr. aut.) z wymienionymi polami eksploatacji (art. 50 pr. aut.). Przeniesienie wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 53 pr. aut.) i obejmuje wyłącznie wymienione pola (art. 41 ust. 2 pr. aut.).

Format i sposób dostarczenia. Format pliku elektronicznego (DOCX, PDF) lub papierowego, liczba egzemplarzy, przy tłumaczeniu przysięgłym — forma dokumentu z pieczęcią tłumacza przysięgłego i oryginał do wglądu, metoda dostarczenia (e-mail, kurier, odbiór osobisty).

Poufność dokumentów. Zobowiązanie tłumacza do zachowania w tajemnicy treści tłumaczonych dokumentów (ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji), w tym zakaz przekazywania treści osobom trzecim bez zgody zamawiającego. Przy danych osobowych — klauzula RODO.

Rękojmia i poprawki. Zasady zgłaszania błędów i tryb poprawiania tłumaczenia w ramach rękojmi za wady dzieła (art. 638 KC), termin na zgłoszenie zastrzeżeń i liczba bezpłatnych poprawek.

Umowa o wykonanie tłumaczenia w Polsce wypełniana jest w kilku krokach, aby uregulować prawa autorskie i zabezpieczyć poufność dokumentów.

Krok 1 — oznacz strony. Wpisz pełne dane zamawiającego i tłumacza: firmę lub imię i nazwisko, adres, NIP lub PESEL, KRS dla spółek lub CEIDG. Przy tłumaczeniu przysięgłym wskaż numer wpisu tłumacza na listę tłumaczy przysięgłych Ministerstwa Sprawiedliwości — jest to warunek ważności tłumaczenia uwierzytelnionego.

Krok 2 — opisz przedmiot tłumaczenia. Wpisz typ tłumaczenia (zwykłe, specjalistyczne, przysięgłe), nazwę dokumentu, kombinację językową, szacunkową liczbę stron lub znaków ze spacjami. Standardowa strona tłumaczeniowa wynosi 1 125 znaków ze spacjami. Im dokładniejszy opis, tym łatwiej rozliczyć usługę i ocenić jej należyte wykonanie.

Krok 3 — ustal wynagrodzenie. Wpisz stawkę za stronę tłumaczeniową (netto + VAT 23%), szacunkową objętość i łączną kwotę. Wskaż termin płatności i numer konta. Jeżeli możliwe, określ stawkę za tryb ekspresowy.

Krok 4 — wpisz termin wykonania. Podaj datę lub okres od przekazania dokumentu do tłumaczenia, kiedy gotowe tłumaczenie ma być dostarczone. Przy trybie ekspresowym wskaż dodatkowy koszt.

Krok 5 — ureguluj prawa autorskie. Wymień pola eksploatacji, na których zamawiający będzie korzystał z tłumaczenia: internet, druk, przekazanie kontrahentom, tłumaczenie dalej. Pamiętaj, że przeniesienie autorskich praw majątkowych do tłumaczenia jako utworu zależnego wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 53 pr. aut.).

Krok 6 — określ format i dostarczenie. Wpisz format elektroniczny lub papierowy, liczbę egzemplarzy. Przy tłumaczeniu przysięgłym wskaż, że wymagany jest oryginalny dokument z pieczęcią tłumacza przysięgłego.

Krok 7 — podpisz umowę. Wpisz miejscowość i datę, sprawdź poprawność danych i podpisz dokument w dwóch egzemplarzach. Zamawiający będący podmiotem prowadzącym działalność ma obowiązek zgłoszenia umowy o dzieło do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) na formularzu RUD w ciągu 7 dni od zawarcia.

Umowa o wykonanie tłumaczenia w Polsce podlega przepisom Kodeksu cywilnego o umowie o dzieło oraz ustawie o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

Umowa o dzieło — art. 627-646 KC. Tłumacz odpowiada za dostarczenie wiernego i poprawnego przekładu — umowa rezultatu. Wynagrodzenie ryczałtowe jest stałe po zawarciu umowy (art. 632 KC). Zamawiający może odstąpić od umowy przed wykonaniem tłumaczenia (art. 644 KC), płacąc wynagrodzenie pomniejszone o zaoszczędzone koszty. Przy wadach dzieła — błędach w tłumaczeniu — zamawiający korzysta z rękojmi (art. 638 KC).

Prawa autorskie — ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Tłumaczenie jest utworem zależnym (art. 2 pr. aut.) — tłumacz jest jego współtwórcą obok autora oryginału. Prawa majątkowe do tłumaczenia przysługują tłumaczowi i wymagają przeniesienia na zamawiającego z wymienionymi polami eksploatacji (art. 41 ust. 2 i art. 50). Przeniesienie praw wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 53). Autorskie prawa osobiste tłumacza są niezbywalne (art. 16). Korzystanie z tłumaczenia wymaga ponadto uprawnień do oryginału, jeżeli oryginał jest chroniony prawem autorskim.

Tłumacz przysięgły. Tłumacz przysięgły jest wpisany na listę prowadzoną przez Ministerstwo Sprawiedliwości na podstawie ustawy z dnia 25 listopada 2004 r. o zawodzie tłumacza przysięgłego (Dz.U. 2004 nr 273 poz. 2702). Tłumaczenie przysięgłe opatrzone pieczęcią tłumacza jest dokumentem uwierzytelnionym, akceptowanym przez sądy, Krajową Administrację Skarbową (KAS), Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) i inne organy publiczne. Tłumacz przysięgły ponosi odpowiedzialność dyscyplinarną za rzetelność tłumaczenia.

ZUS i podatki. Umowa o dzieło jest co do zasady nieoskładkowana. Zamawiający będący podmiotem prowadzącym działalność ma obowiązek zgłoszenia umowy do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) na formularzu RUD w ciągu 7 dni. Tłumacz prowadzący działalność samodzielnie rozlicza podatek dochodowy w Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) i VAT.

Ochrona danych osobowych. Przy tłumaczeniu dokumentów zawierających dane osobowe konieczne jest przestrzeganie rozporządzenia (UE) 2016/679 (RODO) i ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych nadzorowanej przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO). Jeżeli tłumacz przetwarza dane osobowe w imieniu zamawiającego, konieczna jest umowa powierzenia przetwarzania (art. 28 RODO).

Umowa o wykonanie tłumaczenia w Polsce bywa wadliwa z powodu typowych błędów, które można wyeliminować przy starannym jej sporządzeniu.

Błąd 1 — brak przeniesienia praw autorskich do tłumaczenia. Zapłata za tłumaczenie nie przenosi automatycznie autorskich praw majątkowych do przekładu. Zamawiający, który nie uregulował tej kwestii, nie może swobodnie udostępniać tłumaczenia w internecie ani przekazywać go innym podmiotom. Zalecenie: zawsze ureguluj przeniesienie praw do tłumaczenia jako utworu zależnego (art. 2 pr. aut.) z wymienionymi polami eksploatacji (art. 53 pr. aut.) w formie pisemnej.

Błąd 2 — nieprecyzyjny opis tłumaczonego dokumentu. Ogólny opis bez wskazania typu, języków i objętości prowadzi do sporów o zakres i stawkę. Zalecenie: opisz dokument, kombinację językową i objętość w standardowych stronach tłumaczeniowych.

Błąd 3 — mylenie tłumaczenia zwykłego z przysięgłym. Zamawiający często nie zdają sobie sprawy, że tłumaczenie przysięgłe wymaga tłumacza wpisanego na listę Ministerstwa Sprawiedliwości. Zalecenie: sprawdź, czy dokument (dyplom, odpis aktu, wyrok sądu) wymaga uwierzytelnienia przez tłumacza przysięgłego.

Błąd 4 — pominięcie poufności. Przekazanie wrażliwych dokumentów bez klauzuli poufności naraża zamawiającego na ujawnienie tajemnicy przedsiębiorstwa. Zalecenie: zobowiąż tłumacza do zachowania poufności treści tłumaczonych dokumentów na podstawie ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

Błąd 5 — brak klauzuli RODO. Tłumaczenie dokumentów zawierających dane osobowe bez uregulowania RODO naraża strony na sankcje Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO). Zalecenie: ureguluj kwestię przetwarzania danych osobowych i ewentualnie zawrzyj umowę powierzenia (art. 28 RODO).

Błąd 6 — brak terminu dostarczenia tłumaczenia. Pominięcie terminu wykonania powoduje, że zamawiający nie ma podstaw do dochodzenia roszczeń przy opóźnieniu. Zalecenie: zawsze wskaż termin dostarczenia tłumaczenia, a przy trybie ekspresowym — termin w godzinach oraz dodatkową opłatę.