Umowa szkoleniowa
UMOWA SZKOLENIOWA
zawarta na podstawie art. 750 w zw. z art. 734 Kodeksu cywilnego (umowa o świadczenie usług)
Zawarta w [Miejsce Data] pomiędzy:
Strony
[Zamawiajacy Nazwa], [Zamawiajacy Dane], zwanym dalej „Zamawiającym”,
a
[Szkolacy Nazwa], [Szkolacy Dane], zwanym dalej „Organizatorem Szkolenia”.
Przedmiot umowy
§ 1. Przedmiot umowy
1. Organizator Szkolenia zobowiązuje się przeprowadzić na rzecz Zamawiającego następujące szkolenie: [Tematyka Szkolenia].
2. Termin i miejsce szkolenia: [Termin Miejsce].
3. Liczba uczestników i wymagania: [Liczba Uczestnikow].
4. Umowa jest umową o świadczenie usług, do której zgodnie z art. 750 Kodeksu cywilnego (ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r., Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93 ze zm.) stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu (art. 734 i n.). Organizator Szkolenia świadczy usługi z należytą starannością z uwzględnieniem zawodowego charakteru działalności (art. 355 § 2 KC).
Wynagrodzenie
§ 2. Wynagrodzenie i płatność
5. Za przeprowadzenie szkolenia Zamawiający zapłaci wynagrodzenie: [Wynagrodzenie].
6. Do wynagrodzenia netto dolicza się podatek od towarów i usług według stawki 23% zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, chyba że szkolenie korzysta ze zwolnienia z VAT jako usługa kształcenia zawodowego (art. 43 ust. 1 pkt 29 ustawy o VAT), co Organizator Szkolenia odrębnie potwierdza.
7. W razie opóźnienia w zapłacie Organizatorowi przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie (art. 481 KC).
Materiały szkoleniowe i certyfikat
§ 3. Materiały szkoleniowe i certyfikat ukończenia
8. Organizator Szkolenia zapewni: [Materialy Szkoleniowe].
9. Materiały szkoleniowe (skrypty, prezentacje, ćwiczenia) są chronione prawem autorskim na podstawie ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Zamawiający i uczestnicy uprawnieni są do korzystania z nich wyłącznie do celów własnych — nie mogą ich zwielokrotniać, sprzedawać ani udostępniać osobom trzecim bez zgody Organizatora Szkolenia.
Rezygnacja i odwołanie szkolenia
§ 4. Rezygnacja i odwołanie szkolenia
10. Zasady rezygnacji ze szkolenia przez Zamawiającego i odwołania szkolenia przez Organizatora: [Rezygnacja Odwolanie].
11. W razie odwołania szkolenia przez Organizatora Szkolenia bez ważnej przyczyny Organizator zwraca całą wpłaconą zaliczkę i odpowiada za szkodę na zasadach ogólnych (art. 471 KC).
Poufność i ochrona danych
§ 5. Poufność i ochrona danych osobowych uczestników
12. Strony zobowiązują się do zachowania poufności informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa Zamawiającego (art. 11 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji) przekazanych Organizatorowi w toku realizacji umowy.
13. Dane osobowe uczestników szkolenia przetwarzane są zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2016/679 (RODO) i ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych. Jeżeli Zamawiający przekazuje dane osobowe pracowników Organizatorowi, strony zawierają odrębną umowę powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO) lub potwierdzają inną podstawę prawną.
Postanowienia końcowe
§ 6. Postanowienia końcowe
14. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego o zleceniu (art. 734 i n.) stosowane odpowiednio na podstawie art. 750.
15. Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
16. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach.
Podpisy
_______________________________ _______________________________
Zamawiający Organizator Szkolenia
Zamawiający
________________
Signature
Organizator Szkolenia
________________
Signature
Czym jest Umowa szkoleniowa?
Umowa szkoleniowa w Polsce to umowa o świadczenie usług, do której zgodnie z art. 750 Kodeksu cywilnego (ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r., Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93 ze zm.) stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu (art. 734 i następne). Na jej podstawie firma szkoleniowa lub trener (organizator szkolenia) zobowiązuje się przeprowadzić szkolenie, warsztaty lub kurs dla wskazanych uczestników, a zamawiający zobowiązuje się zapłacić wynagrodzenie. Jest to umowa starannego działania — organizator odpowiada za profesjonalne przeprowadzenie szkolenia zgodnie z programem, a nie za osiągnięcie przez uczestników określonego wyniku.
Szkolenia w obrocie biznesowym obejmują różnorodne formy: szkolenia zamknięte (dedykowane pracownikom jednej firmy), szkolenia otwarte (dla uczestników z różnych podmiotów), warsztaty praktyczne, webinary i szkolenia online, kursy certyfikacyjne, szkolenia BHP (na podstawie przepisów Kodeksu pracy, ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r.) i szkolenia zawodowe, a także konferencje i eventy edukacyjne. Każda z tych form wymaga umowy regulującej program, termin, miejsce i warunki finansowe.
Kluczową kwestią podatkową w umowach szkoleniowych jest stawka VAT. Co do zasady usługi szkoleniowe podlegają VAT według stawki 23% na podstawie ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Jednak szkolenia kwalifikowane jako usługi kształcenia zawodowego lub przekwalifikowania zawodowego, finansowane w całości lub w co najmniej 70% ze środków publicznych (art. 43 ust. 1 pkt 29 ustawy o VAT), korzystają ze zwolnienia z podatku. Zwolnienie dotyczy też podmiotów objętych systemem oświaty. Status podatkowy szkolenia powinien być potwierdzony przez organizatora w umowie lub na fakturze.
Materialy szkoleniowe (skrypty, prezentacje, ćwiczenia, nagrania) są chronione prawem autorskim na podstawie ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Uczestnicy nabywają prawo do korzystania z materiałów wyłącznie do celów własnych, jeżeli umowa nie stanowi inaczej. Zwielokrotnianie i udostępnianie materiałów osobom trzecim bez zgody organizatora narusza autorskie prawa majątkowe.
Przy szkoleniach zamkniętych dane osobowe uczestników są przekazywane organizatorowi szkolenia, co rodzi obowiązki wynikające z rozporządzenia (UE) 2016/679 (RODO) i ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, nadzorowanych przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO). Przekazanie listy uczestników organizatorowi wymaga odpowiedniej podstawy prawnej przetwarzania (art. 6 RODO) lub zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO).
Umowa szkoleniowa zabezpiecza obie strony, regulując: program i zakres szkolenia, termin i miejsce, liczbę uczestników, wynagrodzenie z uwzględnieniem statusu VAT, politykę rezygnacji i odwołania, materiały szkoleniowe i certyfikaty, poufność i ochronę danych osobowych. Dobrze sporządzona umowa eliminuje spory o zakres usługi i zasady rozliczenia przy odwołaniu.
Kiedy potrzebujesz Umowa szkoleniowa?
Umowa szkoleniowa w Polsce jest potrzebna zawsze, gdy organizujesz lub zamawiasz szkolenie dla pracowników albo klientów.
Szkolenia zamknięte dla pracowników. Firmy zamawiające szkolenia dedykowane dla swoich zespołów — z umiejętności miękkich, obsługi klienta, technik sprzedaży, zarządzania projektami — zawierają umowę szkoleniową, która precyzuje program, termin, liczbę uczestników i wynagrodzenie.
Szkolenia techniczne i certyfikacyjne. Przedsiębiorstwa zlecające szkolenia z obsługi maszyn, oprogramowania ERP, systemów IT lub szkolenia kończące się certyfikatem zawierają umowę, która reguluje program, harmonogram egzaminów i wystawienie certyfikatów.
Szkolenia BHP i pożarnicze. Szkolenia wstępne i okresowe w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, wymagane przez Kodeks pracy, wymagają umowy z firmą szkoleniową BHP, określającej zakres i formę zaświadczeń dla pracowników.
Webinary i szkolenia online. Firmy kupujące dostęp do platform szkoleniowych online lub zamawiające webinary dla pracowników zawierają umowę regulującą dostęp, platformę szkoleniową, nagrania i prawa do materiałów po zakończeniu kursu.
Szkolenia finansowane z funduszy unijnych lub Funduszu Pracy. Projekty szkoleniowe finansowane ze środków publicznych wymagają umowy, która potwierdza zwolnienie z VAT (art. 43 ust. 1 pkt 29 ustawy o VAT) przy finansowaniu z co najmniej 70% środków publicznych.
Konferencje i eventy edukacyjne. Organizatorzy konferencji branżowych i dni szkoleniowych zawierają umowy szkoleniowe z prelegentami, precyzując tematykę wystąpień, honorarium, prawa do nagrań i materiałów z konferencji.
Szkolenia dla klientów lub partnerów. Firmy szkolące swoich klientów lub partnerów handlowych z obsługi produktów zawierają umowę, która reguluje program, certyfikaty autoryzacji i warunki korzystania z materiałów szkoleniowych.
Co powinien zawierać Umowa szkoleniowa
Umowa szkoleniowa w Polsce powinna zawierać następujące kluczowe elementy, aby uregulować prawa i obowiązki stron zgodnie z art. 750 Kodeksu cywilnego.
Oznaczenie stron. Pełne dane zamawiającego i organizatora szkolenia: firma, adres, NIP, REGON, KRS dla spółek. Prawidłowa identyfikacja pozwala ustalić strony i ich zdolność do zawarcia umowy, weryfikowaną w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS).
Program i zakres szkolenia. Szczegółowy opis tematyki, cel szkolenia, liczba godzin dydaktycznych (1 godzina dydaktyczna = 45 min), forma (stacjonarne, online, hybrydowe). Program szkolenia może stanowić załącznik do umowy. Precyzja opisu jest kluczowa dla oceny należytego wykonania usługi.
Termin i miejsce. Data lub daty, godziny, adres miejsca szkolenia stacjonarnego lub platforma i link przy szkoleniu online. Wskazanie osoby odpowiedzialnej za organizację logistyczną po stronie zamawiającego.
Liczba uczestników. Minimalna i maksymalna liczba uczestników. Przy szkoleniach z ceną za osobę minimalna liczba uczestników gwarantuje opłacalność szkolenia dla organizatora. forms-legal.com zaleca wskazanie zarówno ceny łącznej za szkolenie, jak i ceny za osobę w przypadku zmiany liczby uczestników.
Wynagrodzenie i status VAT. Kwota netto, stawka VAT (23% lub zwolnienie z art. 43 ust. 1 pkt 29 ustawy o VAT przy szkoleniach zawodowych finansowanych ze środków publicznych), termin płatności i zaliczka. Przy szkoleniach refundowanych z Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS) lub środków unijnych potwierdzenie zwolnienia z VAT jest konieczne.
Polityka rezygnacji i odwołania. Zasady rezygnacji ze szkolenia przez zamawiającego z wyprzedzeniem (termin bezkosztowej rezygnacji i opłaty przy późniejszej rezygnacji), zasady odwołania szkolenia przez organizatora i odpowiedzialność za zwrot zaliczki.
Materialy szkoleniowe i certyfikat. Wykaz materiałów dostarczanych uczestnikom, format, zasady korzystania z materiałów (tylko do celów własnych — ustawa o prawie autorskim). Certyfikat lub zaświadczenie o ukończeniu szkolenia i prawa do jego wystawienia.
Ochrona danych osobowych uczestników. Klauzula RODO dotycząca przetwarzania danych uczestników zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2016/679 (RODO) i ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, nadzorowaną przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO). Jeżeli zamawiający przekazuje listę uczestników, konieczna jest umowa powierzenia (art. 28 RODO).
Jak wypełnić Umowa szkoleniowa
Umowa szkoleniowa w Polsce wypełniana jest krok po kroku, aby uregulować świadczenie usługi zgodnie z art. 750 Kodeksu cywilnego.
Krok 1 — oznacz strony. Wpisz pełne dane zamawiającego i organizatora szkolenia: firmę, adres, NIP, REGON, KRS dla spółek lub CEIDG. Zweryfikuj reprezentację spółek w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS).
Krok 2 — opisz szkolenie. Wpisz tematykę szkolenia, program (możesz dołączyć jako załącznik), formę (stacjonarne, online, hybrydowe), liczbę godzin dydaktycznych. Precyzja programu pozwala ocenić, czy szkolenie zostało przeprowadzone zgodnie z umową.
Krok 3 — wskaż termin i miejsce. Wpisz daty i godziny szkolenia, adres lub platformę online. Wskaż też, kto zapewnia niezbędny sprzęt i salę szkoleniową — zamawiający czy organizator.
Krok 4 — określ liczbę uczestników. Wpisz planowaną i maksymalną liczbę uczestników. Wskaż, czy zmiana liczby uczestników wpływa na cenę.
Krok 5 — wpisz wynagrodzenie. Podaj kwotę netto za całe szkolenie lub za osobę, stawkę VAT (23% lub zwolnienie z VAT) i termin płatności. Ustal, czy wymagana jest zaliczka i kiedy jest płatna. Sprawdź, czy szkolenie korzysta ze zwolnienia z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 29 ustawy o podatku od towarów i usług.
Krok 6 — opisz materiały i certyfikat. Wymień materiały szkoleniowe (skrypt, prezentacje, nagranie) i ich format. Wskaż, że certyfikat lub zaświadczenie o ukończeniu szkolenia zostanie wystawiony każdemu uczestnikowi po zakończeniu szkolenia.
Krok 7 — wpisz politykę rezygnacji. Ustal termin bezkosztowej rezygnacji i opłaty przy późniejszym odwołaniu. Określ zasady zastępstwa uczestnika i tryb odwołania szkolenia przez organizatora.
Krok 8 — podpisz umowę. Wpisz miejscowość i datę, sprawdź poprawność danych i podpisz dokument w dwóch egzemplarzach. Dla spółek podpis składa osoba uprawniona według KRS.
Wymogi prawne dla Umowa szkoleniowa
Umowa szkoleniowa w Polsce podlega przepisom Kodeksu cywilnego o zleceniu (stosowanym przez art. 750 KC) oraz przepisom podatkowym i RODO.
Umowa o świadczenie usług — art. 750 KC w zw. z art. 734 KC. Organizator szkolenia jako usługodawca jest zobowiązany do świadczenia usług z należytą starannością, ocenianą z uwzględnieniem zawodowego charakteru działalności (art. 355 § 2 KC). Jest to umowa starannego działania — organizator odpowiada za profesjonalne przeprowadzenie szkolenia zgodnie z programem, nie za zdanie egzaminów przez uczestników. Przy wypowiedzeniu stosuje się art. 746 KC.
VAT przy szkoleniach — ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Usługi szkoleniowe podlegają co do zasady VAT 23%. Zwolnienie z VAT przysługuje usługom kształcenia zawodowego lub przekwalifikowania zawodowego finansowanym w całości lub co najmniej 70% ze środków publicznych — art. 43 ust. 1 pkt 29 ustawy o VAT. Zwolnienie obejmuje też usługi kształcenia i wychowania świadczone przez jednostki objęte systemem oświaty. Organizator jest zobowiązany poinformować zamawiającego o statusie VAT i wystawić fakturę zgodną z art. 106a-106q ustawy o VAT.
Szkolenia BHP — Kodeks pracy. Szkolenia wstępne i okresowe z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy są obowiązkiem pracodawcy wynikającym z art. 237³ i n. Kodeksu pracy (ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r.). Szkolenia BHP muszą być prowadzone przez podmioty z odpowiednimi uprawnieniami. Pracownik nie może być dopuszczony do pracy bez aktualnego szkolenia BHP. Nadzór nad warunkami pracy sprawuje Państwowa Inspekcja Pracy (PIP).
Ochrona danych osobowych uczestników — RODO. Dane osobowe uczestników szkoleń przetwarzane są na podstawie art. 6 rozporządzenia (UE) 2016/679 (RODO). Przekazanie listy uczestników organizatorowi szkolenia wymaga podstawy prawnej (zgody lub umowy) lub zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO), nadzorowanego przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).
Materialy szkoleniowe — ustawa o prawie autorskim. Skrypty, prezentacje i nagrania są chronione ustawą z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Uczestnicy mogą korzystać z materiałów wyłącznie do celów własnych — zwielokrotnianie i udostępnianie osobom trzecim bez zgody organizatora narusza prawa autorskie.
Najczęstsze błędy w Umowa szkoleniowa
Umowa szkoleniowa w Polsce bywa wadliwa z powodu typowych błędów, których można uniknąć przy starannym jej sporządzeniu.
Błąd 1 — brak polityki rezygnacji. Pominięcie zasad rezygnacji prowadzi do sporów, gdy zamawiający odwołuje szkolenie na kilka dni przed terminem. Zalecenie: ustal czytelną politykę z terminami bezkosztowej rezygnacji i stopniowanymi opłatami za późne odwołanie.
Błąd 2 — niejasny program szkolenia. Ogólny opis „szkolenie ze sprzedaży” bez planu godzinowego prowadzi do rozbieżności oczekiwań zamawiającego i organizatora. Zalecenie: dołącz szczegółowy program szkolenia jako załącznik do umowy.
Błąd 3 — pominięcie statusu VAT. Brak wyraźnego wskazania stawki VAT lub zwolnienia z VAT powoduje problemy przy fakturowaniu i rozliczaniu kosztów szkolenia w firmie. Zalecenie: wyraźnie wskaż, czy szkolenie podlega VAT 23% czy korzysta ze zwolnienia na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 29 ustawy o VAT.
Błąd 4 — brak uregulowania praw do materiałów szkoleniowych. Uczestnicy często sądzą, że mogą swobodnie udostępniać skrypty i prezentacje innym osobom lub firmom. Zalecenie: wskaż wyraźnie, że materiały objęte są prawem autorskim i można z nich korzystać wyłącznie do celów własnych.
Błąd 5 — pominięcie RODO przy przekazywaniu list uczestników. Przekazanie listy uczestników (imię, nazwisko, e-mail) bez podstawy prawnej narusza RODO i może skutkować sankcjami Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO). Zalecenie: ureguluj przetwarzanie danych uczestników w umowie lub zawrzyj oddzielną umowę powierzenia (art. 28 RODO).
Błąd 6 — brak klauzuli o zastępstwie uczestnika. Często zamawiający chce zmienić uczestnika szkolenia na inną osobę. Bez uregulowania tej kwestii może dojść do sporu o możliwość zastąpienia i ewentualne dodatkowe koszty. Zalecenie: wskaż warunki zastąpienia uczestnika bez opłaty lub za dodatkową opłatą administracyjną.
Cytuj tę stronę
Powołaj się na ten darmowy szablon w artykule, programie zajęć lub notatce badawczej:
Forms Legal. (2026). Umowa szkoleniowa (Polska) [Legal document template]. Forms Legal. https://forms-legal.com/pl/polska/business/services/umowa-szkoleniowa
"Umowa szkoleniowa (Polska)." Forms Legal, 2026, https://forms-legal.com/pl/polska/business/services/umowa-szkoleniowa.
@misc{formslegal-umowa-szkoleniowa,
author = {{Forms Legal}},
title = {Umowa szkoleniowa (Polska)},
year = {2026},
howpublished = {\url{https://forms-legal.com/pl/polska/business/services/umowa-szkoleniowa}},
note = {Free legal document template}
}Najczęściej zadawane pytania
Nie wszystkie szkolenia korzystają ze zwolnienia z VAT — to zależy od rodzaju szkolenia i źródła finansowania. Usługi kształcenia zawodowego lub przekwalifikowania zawodowego, finansowane w całości ze środków publicznych albo w co najmniej 70% ze środków publicznych, korzystają ze zwolnienia z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 29 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Przez środki publiczne rozumie się środki z budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, funduszy UE (Europejski Fundusz Społeczny), Funduszu Pracy, Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS). Szkolenia finansowane wyłącznie ze środków prywatnych (z budżetu firmy zamawiającej) podlegają co do zasady VAT 23%. Zwolnienie dotyczy też usług kształcenia świadczonych przez jednostki objęte systemem oświaty w Polsce. Organizator szkolenia jest zobowiązany do prawidłowego wystawienia faktury i potwierdza status VAT szkolenia, co powinno być uwzględnione w umowie szkoleniowej. Przy szkoleniach KFS warto zadbać o dokumentację źródła finansowania, bo Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) weryfikuje prawidłowość stosowanego zwolnienia.
Program szkolenia jako załącznik do umowy szkoleniowej powinien zawierać: tytuł i cel szkolenia (co uczestnik będzie potrafił po jego ukończeniu), szczegółową agendę podzieloną na moduły lub bloki tematyczne, z przypisanymi godzinami dydaktycznymi (1 godzina dydaktyczna = 45 minut), opis metod dydaktycznych (wykład, warsztaty, ćwiczenia, case studies, symulacje, e-learning), imię i nazwisko lub profil trenera prowadzącego szkolenie oraz jego kwalifikacje, wykaz materiałów szkoleniowych dostarczanych uczestnikom, warunki uczestnictwa (wymagana wiedza wstępna, dostęp do sprzętu) oraz opis certyfikatu lub zaświadczenia wystawianego po zakończeniu szkolenia. Dokładny program jest kluczowy dla oceny należytego wykonania umowy o świadczenie usług szkoleniowych. Gdy organizator odejdzie od programu bez zgody zamawiającego, zamawiający może powołać się na nienależyte wykonanie umowy na podstawie art. 471 Kodeksu cywilnego. Warto zastrzec, że zmiana programu jest możliwa wyłącznie za pisemną zgodą zamawiającego.
To zależy od postanowień umowy szkoleniowej. Przepisy Kodeksu cywilnego nie zabraniają zastępowania uczestników, więc możliwość i warunki zastępstwa reguluje wyłącznie umowa. W praktyce większość organizatorów szkoleń otwartych zezwala na zastępstwo bez dodatkowych opłat, pod warunkiem wcześniejszego poinformowania organizatora o zmianie uczestnika (zazwyczaj co najmniej 2-3 dni przed szkoleniem). Przy szkoleniach zamkniętych, gdzie cena jest ustalana za całe szkolenie niezależnie od liczby uczestników, zastępstwo zwykle nie zmienia warunków finansowych. Umowa szkoleniowa powinna wyraźnie wskazywać: czy zastępstwo jest dopuszczalne bez zgody organizatora, czy nowy uczestnik musi spełniać wymagania wstępne, do kiedy można zgłosić zmianę uczestnika, czy zmiana wymaga aktualizacji danych dla celów RODO i certyfikatu. Brak uregulowania tej kwestii może prowadzić do sporów, gdy zamawiający chce wysłać inną osobę niż pierwotnie planowana, a organizator wydał już certyfikat na określone nazwisko.
Jeżeli organizator szkolenia odwoła szkolenie bez ważnej przyczyny lub z winy leżącej po jego stronie, ponosi odpowiedzialność na zasadach ogólnych z art. 471 Kodeksu cywilnego — zobowiązany jest do naprawienia szkody poniesionej przez zamawiającego wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania umowy. Zamawiający może dochodzić zwrotu kosztów poniesionych w związku ze szkoleniem, w tym kosztów przygotowania uczestników, przejazdu, zakwaterowania, a także utraconych korzyści, jeżeli szkolenie miało związek z planowanymi działaniami biznesowymi. Organizator powinien niezwłocznie poinformować zamawiającego o odwołaniu i zaproponować nowy termin szkolenia lub zwrócić całą wpłaconą zaliczkę. Umowa szkoleniowa powinna zawierać wyraźne postanowienie o trybie informowania zamawiającego o odwołaniu, terminie zwrotu zaliczki oraz ewentualnej rekompensacie za poniesione koszty przygotowawcze. Warto też zastrzec karę umowną za odwołanie szkolenia przez organizatora w terminie krótszym niż uzgodniony — to motywuje organizatora do dotrzymania terminu, a zamawiającemu ułatwia dochodzenie rekompensaty bez konieczności udowadniania poniesionej szkody.
Tak, wydatki na szkolenia pracowników i właścicieli firmy co do zasady stanowią koszty uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT) lub art. 22 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), pod warunkiem że szkolenie jest związane z prowadzoną działalnością i ma na celu osiągnięcie, zachowanie lub zabezpieczenie przychodów. Dokumentem potwierdzającym poniesienie kosztu jest faktura wystawiona przez organizatora szkolenia zgodnie z art. 106b ustawy o VAT, opatrzona numerem NIP nabywcy. Przy szkoleniach pracowników finansowanych przez pracodawcę, umownie zobowiązującym pracownika do pozostania w firmie po szkoleniu (klauzula lojalności), refundacja szkoleń jest zwolniona ze składek ZUS i ze świadczeń ze stosunku pracy dla pracownika. Szkolenia finansowane ze środków Zakładowego Funduszu Szkoleniowego lub Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS), administrowanego przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) i wojewódzkie urzędy pracy, podlegają odrębnym zasadom rozliczenia, wymagającym dokumentacji potwierdzającej wydatkowanie środków zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie.
Szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP) są obowiązkowe dla pracowników na podstawie art. 237³ i następnych Kodeksu pracy (ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r.) — pracodawca jest zobowiązany zapewnić szkolenie wstępne przed dopuszczeniem pracownika do pracy oraz szkolenia okresowe w zależności od stanowiska. Szkolenia BHP muszą być prowadzone przez podmioty z odpowiednimi uprawnieniami, a instruktorzy muszą spełniać wymagania kwalifikacyjne określone w rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy. Umowa szkoleniowa na szkolenia BHP powinna wskazywać: rodzaj szkolenia (wstępne ogólne, wstępne stanowiskowe, okresowe), listę uczestników z podziałem na stanowiska, program szkolenia zgodny z rozporządzeniem, wynagrodzenie za osobę lub za grupę, format zaświadczenia (karta szkolenia wstępnego lub zaświadczenie o szkoleniu okresowym) oraz termin ważności szkolenia. Szkolenia BHP finansowane przez pracodawcę korzystają ze zwolnienia z VAT jako usługi kształcenia zawodowego finansowane ze środków własnych pracodawcy — pod warunkiem że szkolenie kwalifikuje się jako kształcenie zawodowe (nadzór Państwowej Inspekcji Pracy, PIP). Prawidłowe zaświadczenia BHP muszą być przechowywane w aktach pracownika zgodnie z przepisami Kodeksu pracy.
Nagrania video ze szkoleń, webinarów i warsztatów są utworami audiowizualnymi chronionymi ustawą z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Prawa majątkowe do nagrania przysługują temu, kto je zrealizował — organizatorowi lub zamawiającemu, w zależności od ustaleń. W umowie szkoleniowej warto wyraźnie uregulować: kto ma prawo do nagrywania szkolenia (zamawiający, organizator czy oboje), na jakich polach eksploatacji można korzystać z nagrania (archiwum wewnętrzne, publiczne udostępnianie, sprzedaż), jak długo nagranie może być przechowywane i udostępniane, czy uczestnicy wyrazili zgodę na nagrywanie (co jest wymagane przy utrwaleniu wizerunku i głosu zgodnie z art. 81 pr. aut. i RODO). Przy szkoleniach zamkniętych zamawiający często chce nagrać szkolenie dla celów szkolenia nowych pracowników — wówczas umowa powinna zawierać zgodę organizatora na nagrywanie i klauzulę dotyczącą praw autorskich do nagrania, w tym licencję dla zamawiającego na określone pola eksploatacji.
Niniejszy szablon ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Przepisy różnią się w zależności od jurysdykcji i zmieniają się z czasem. W sprawie porady dostosowanej do Twojej sytuacji skonsultuj się z wykwalifikowanym prawnikiem.Pełne zastrzeżenie prawne
Znalazłeś błąd? Daj nam znaćRelated Documents
You may also find these documents useful:
Umowa konsultingowa
Wzór umowy konsultingowej w Polsce — doradztwo strategiczne, finansowe, IT, marketingowe i prawne. Reguluje zakres doradztwa, wynagrodzenie ryczałtowe lub godzinowe z VAT 23%, poufność tajemnicy przedsiębiorstwa, zakaz konkurencji i zasady raportowania. Podstawa: art. 750 KC.
Umowa coachingowa
Wzór umowy coachingowej w Polsce — coaching kariery, executive coaching, life coaching i coaching zespołowy. Reguluje cel i harmonogram sesji, wynagrodzenie, politykę odwoływania, poufność z wyjątkami i standardy etyczne ICF. Podstawa: art. 750 KC.
Umowa o świadczenie usług
Wzór umowy o świadczenie usług między przedsiębiorcami lub z osobą fizyczną w Polsce. Reguluje zakres usług, wynagrodzenie z VAT 23%, fakturowanie, wykonanie osobiste, poufność i wypowiedzenie. Podstawa prawna: art. 750 w zw. z art. 734 Kodeksu cywilnego.
Umowa o współpracy B2B
Wzór umowy o współpracy B2B między dwoma przedsiębiorcami w Polsce. Reguluje zakres usług, wynagrodzenie z VAT 23%, fakturowanie, poufność, zakaz konkurencji i wypowiedzenie. Podstawa prawna: art. 353[1] i art. 750 Kodeksu cywilnego.