Regulamin zbiórki publicznej

Regulamin zbiórki publicznej w Polsce jest dokumentem określającym zasady prowadzenia zbiórki publicznej przez organizację pozarządową lub inny uprawniony podmiot, zgodnie z ustawą z dnia 14 marca 2014 r. o zasadach prowadzenia zbiórek publicznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1672). Regulamin zbiórki publicznej wskazuje organizatora, cel zbierania ofiar, okres trwania, metody zbierania i zasady rozliczenia zebranych środków.

Zbiórka publiczna w rozumieniu ustawy z 2014 r. to zbieranie ofiar w gotówce lub w naturze w miejscach publicznych lub za pośrednictwem środków masowego przekazu i Internetu na określony cel pozostający w sferze zadań publicznych lub na cele religijne (art. 1 ustawy o zbiórkach). Ustawa z 14 marca 2014 r. zastąpiła archaiczną ustawę z 1933 roku i radykalnie uprościła procedurę — zamiast urzędowego zezwolenia wymagane jest jedynie zgłoszenie zbiórki na portalu zbiorki.gov.pl prowadzonym przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji. Wpis jest jawny i każdy może zweryfikować legalność dowolnej zbiórki.

Organizatorem zbiórki może być organizacja pozarządowa, komitet założycielski stowarzyszenia, komitet społeczny złożony z co najmniej 3 osób fizycznych lub jednostka kościelna (art. 5 ustawy o zbiórkach publicznych). Spółki prawa handlowego i podmioty gospodarcze prowadzące zbiórki pieniężne w celach zarobkowych nie mogą organizować zbiórek publicznych w rozumieniu tej ustawy.

Przed rozpoczęciem zbiórki organizator zgłasza ją na portalu zbiorki.gov.pl, podając: dane organizatora, cel zbiórki, czas trwania, metody zbierania ofiar, numer rachunku bankowego przeznaczonego wyłącznie dla tej zbiórki. Wpis zbiórki jest automatyczny i nie wymaga zgody urzędu — ustawa odeszła od modelu administracyjnego pozwolenia. Zebrane środki muszą być gromadzone na wyodrębnionym rachunku bankowym i wydatkowane wyłącznie na cel wskazany przy rejestracji (art. 16 ustawy o zbiórkach).

Po zakończeniu zbiórki organizator zobowiązany jest złożyć sprawozdanie z wyników za pośrednictwem portalu zbiorki.gov.pl w terminie 3 miesięcy od zakończenia (art. 17 ustawy). Sprawozdanie jest jawne i zawiera łączną kwotę zebranych środków, koszty zbiórki i zestawienie wydatków na wskazany cel. Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji prowadzi bazę danych zbiórek i sprawozdań publicznie dostępną w Internecie.

Regulamin zbiórki publicznej jest dokumentem wewnętrznym i informacyjnym — nie jest wymagany ustawowo, ale stanowi dobry standard transparentności i pomaga organizacji zachować spójność przy prowadzeniu zbiórki przez wielu wolontariuszy lub za pośrednictwem różnych kanałów (strona internetowa, platformy crowdfundingowe, puszki stacjonarne).

Regulamin zbiórki publicznej w Polsce jest potrzebny w każdej sytuacji, gdy organizacja pozarządowa planuje zbieranie środków pieniężnych lub darów w naturze od publiczności.

Zbiórki internetowe i crowdfunding: każda zbiórka prowadzona za pośrednictwem własnej strony internetowej, platform crowdfundingowych (Zrzutka.pl, Siepomaga.pl, PolakPotrafi.pl) lub mediów społecznościowych jest zbiórką publiczną w rozumieniu ustawy z dnia 14 marca 2014 r. i musi być zgłoszona na portalu zbiorki.gov.pl. Regulamin zbiórki jest dokumentem, który platformy crowdfundingowe często wymagają od organizatorów.

Zbiórki stacjonarne — puszki i skarbonki: zbiórki z użyciem puszek, skarbonek i podobnych urządzeń w przestrzeni publicznej (centra handlowe, ulice, imprezy) wymagają zgłoszenia zbiórki i wyodrębnienia rachunku bankowego dla tej zbiórki. Regulamin precyzuje warunki udziału wolontariuszy obsługujących puszki.

Zbiórki w ramach programów OPP: organizacje pożytku publicznego (OPP) prowadzące kampanie bożonarodzeniowe, wielkopostne lub inne cykliczne zbiórki potrzebują regulaminu, który ujednolica procedury dla całej organizacji i jej oddziałów.

Zbiórki z elementem SMS premium: obsługa SMS premium wymaga umowy z operatorem i jest regulowana przez Urząd Komunikacji Elektronicznej (UKE); regulamin zbiórki informuje darczyńców o kwocie debitowanej i sposobie przekazania środków.

Dokumentacja dla grantu lub dotacji: instytucje finansujące projekty społeczne (NIW-CRSO, Fundusze Europejskie, samorządy) wymagają udokumentowania planowanych źródeł finansowania. Regulamin zbiórki potwierdza legalność planowanego pozyskiwania środków i jest elementem dokumentacji aplikacyjnej.

Prawidłowy regulamin zbiórki publicznej w Polsce zawiera następujące kluczowe elementy.

Dane organizatora: pełna nazwa z numerem KRS i adresem, dane osoby uprawnionej do kontaktu, numer wpisu zbiórki w systemie zbiorki.gov.pl. Numer z portalu jest niezbędny do weryfikacji legalności zbiórki przez darczyńców.

Cel zbiórki: precyzyjny opis celu, na który zbierane są środki, z odniesieniem do celów statutowych organizatora. Cel musi być zgodny z art. 1 ustawy z dnia 14 marca 2014 r. o zasadach prowadzenia zbiórek publicznych — musi pozostawać w sferze zadań publicznych lub mieć charakter religijny.

Okres trwania: wyraźne wskazanie daty rozpoczęcia i zakończenia zbiórki. Czas trwania nie może być bezterminowy — ustawa wymaga wskazania okresu (art. 8 ust. 2 ustawy o zbiórkach).

Metody zbierania: opis metod (przelew bankowy, SMS premium, puszki, aukcje internetowe), wraz ze wskazaniem platform internetowych, z których korzysta organizacja. Każda metoda musi być zgodna ze zgłoszeniem na portalu zbiorki.gov.pl.

Rachunek bankowy: numer wyodrębnionego rachunku bankowego przeznaczonego wyłącznie dla danej zbiórki. Art. 16 ustawy o zbiórkach zakazuje mieszania środków ze zbiórki z innymi środkami organizatora.

Ochrona danych darczyńców: klauzula RODO zgodna z art. 13 rozporządzenia (UE) 2016/679 — wskazanie administratora (organizacja), podstawy przetwarzania (art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda przy dobrowolnym podaniu danych lub lit. b — umowa), celu przetwarzania i praw darczyńcy. Nadzór sprawuje Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

Sprawozdanie: informacja dla darczyńców, że organizacja złoży publiczne sprawozdanie z wyników zbiórki w terminie 3 miesięcy od zakończenia (art. 17 ustawy). Sprawozdanie jest jawne w portalu zbiorki.gov.pl.

Zmiana regulaminu: zasady aktualizacji regulaminu — zmiana wymaga aktualizacji zgłoszenia w portalu zbiorki.gov.pl.

Forms-legal.com udostępnia wzór regulaminu zbiórki publicznej zgodny z aktualnym stanem prawnym, który można wypełnić online i pobrać jako PDF lub Word.

Regulamin zbiórki publicznej w Polsce przygotowuje się przed zgłoszeniem zbiórki na portalu zbiorki.gov.pl. Krok 1 — Rejestracja zbiórki: zaloguj się lub utwórz konto na portalu zbiorki.gov.pl i wypełnij formularz zgłoszenia zbiórki, podając: dane organizatora, cel zbiórki, czas trwania, metody zbierania, numer rachunku bankowego. Po przesłaniu zgłoszenia portal generuje numer zbiórki — wpisz go do regulaminu. Krok 2 — Dane organizatora: wpisz pełną nazwę, numer KRS, adres i dane reprezentanta. Krok 3 — Cel zbiórki: opisz cel konkretnie, wskazując planowaną kwotę lub cel ilościowy. Zbyt ogólny opis (np. „pomoc potrzebującym”) może wzbudzić wątpliwości darczyńców i utrudnić sprawozdanie. Krok 4 — Metody zbierania: zaznacz metody zgodne ze zgłoszeniem — możesz wybrać kilka. Jeżeli korzystasz z platformy crowdfundingowej, wskaż jej nazwę i adres URL zbiórki. Krok 5 — Rachunek bankowy: otwórz w banku wyodrębniony rachunek wyłącznie dla tej zbiórki lub oznacz istniejący rachunek jako dedykowany (zalecanym rozwiązaniem jest jednak osobny rachunek). Wpisz numer rachunku w formacie IBAN. Krok 6 — Podpisz i opublikuj: regulamin podpisuje reprezentant organizatora. Opublikuj regulamin na stronie internetowej organizacji i dołącz do materiałów promocyjnych zbiórki. Krok 7 — Sprawozdanie: po zakończeniu zbiórki złóż sprawozdanie przez portal zbiorki.gov.pl w terminie 3 miesięcy. Sprawozdanie musi zawierać: łączną kwotę zebranych środków, koszty prowadzenia zbiórki i zestawienie wydatków na cel.

Zbiórka publiczna w Polsce jest regulowana ustawą z dnia 14 marca 2014 r. o zasadach prowadzenia zbiórek publicznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1672). Organizator zobowiązany jest zgłosić zbiórkę przez portal zbiorki.gov.pl przed jej rozpoczęciem (art. 8 ustawy). Wpis jest jawny i każdy może sprawdzić legalność zbiórki. Zgłoszenie zbiórki nie wymaga zezwolenia administracyjnego — to radykalna zmiana wobec prawa z 1933 r.

Zebrane środki muszą być gromadzone na wyodrębnionym rachunku bankowym przeznaczonym wyłącznie dla tej zbiórki (art. 16 ustawy). Wypłaty z rachunku zbiórki są dozwolone tylko na cel wskazany przy rejestracji. Mieszanie środków ze zbiórki z innymi środkami organizatora jest zabronione.

Organizator zobowiązany jest do złożenia sprawozdania z wyników zbiórki przez portal zbiorki.gov.pl w terminie 3 miesięcy od dnia zakończenia zbiórki (art. 17 ustawy). Sprawozdanie jest jawne. Brak sprawozdania w terminie może skutkować wezwaniem ze strony Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji lub Prokuratury.

Organizowanie zbiórki publicznej bez zgłoszenia lub poza podmiotami uprawnionymi jest wykroczeniem (art. 56 Kodeksu wykroczeń) lub przestępstwem (art. 286 Kodeksu karnego — oszustwo) w zależności od okoliczności. Środki zebrane bez prawnego umocowania podlegają zwrotowi darczyńcom lub przekazaniu na wskazany cel.

Przetwarzanie danych osobowych darczyńców (imion, adresów e-mail, numerów telefonu przy SMS premium) podlega RODO pod nadzorem Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO). Przy zbiórkach SMS premium dodatkowe wymogi wynikają z przepisów telekomunikacyjnych i nadzoru Urzędu Komunikacji Elektronicznej (UKE). Zbiórki prowadzone przez fundacje i stowarzyszenia posiadające status OPP są dodatkowo nadzorowane przez Urząd do Spraw Pożytku Publicznego.

Regulaminy i praktyka zbiórek publicznych w Polsce generują kilka typowych błędów.

Pierwszym błędem jest nieopublikowanie numeru zbiórki z portalu zbiorki.gov.pl w materiałach promocyjnych i regulaminie. Darczyńcy coraz częściej weryfikują legalność zbiórki przez portal — brak numeru wzbudza podejrzenia i zniechęca do wpłat.

Drugim błędem jest mieszanie środków ze zbiórki z innymi środkami organizatora na tym samym rachunku bankowym. Art. 16 ustawy o zbiórkach nakazuje wyodrębnienie rachunku — naruszenie grozi sankcjami prokuratorskimi.

Trzecim błędem jest brak lub nieterminowe złożenie sprawozdania (termin 3 miesięcy od zakończenia zbiórki — art. 17 ustawy). Brak sprawozdania psuje reputację organizacji i jest publicznie widoczny w portalu zbiorki.gov.pl.

Czwartym błędem jest prowadzenie zbiórki przez podmiot nieuprawniony — np. przez nieformalną grupę osób bez rejestracji komitetu społecznego w portalu zbiorki.gov.pl. Zbieranie środków przez nieuprawniony podmiot jest wykroczeniem lub przestępstwem.

Piątym błędem jest nieprecyzyjne wskazanie celu zbiórki, które uniemożliwia prawidłowe sprawozdanie i może być zakwestionowane przez darczyńców lub organy nadzoru. Szóstym błędem jest brak klauzuli RODO lub jej błędna treść — darczyńcy podający dane kontaktowe muszą zostać poinformowani o przetwarzaniu danych zgodnie z art. 13 RODO, a nadzór sprawuje Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO). Siódmym błędem jest pobieranie nadmiernych kosztów prowadzenia zbiórki z zebranych środków bez odpowiedniego uzasadnienia w sprawozdaniu — art. 16 ustawy przewiduje, że koszty mogą być pokrywane ze zbiórki, ale muszą być uzasadnione i widoczne w sprawozdaniu.