Oświadczenie o niezaleganiu ze składkami ZUS i podatkami

Oświadczenie o niezaleganiu ze składkami ZUS i zobowiązaniami podatkowymi w Polsce to dokument, w którym przedsiębiorca lub osoba fizyczna potwierdza pod rygorem odpowiedzialności karnej (art. 233 § 1 Kodeksu karnego), że na wskazany dzień nie posiada zaległości w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) ani zaległości podatkowych wobec Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Jest to oświadczenie własne, składane przez samego zainteresowanego — w odróżnieniu od zaświadczenia o niezaleganiu wystawianego przez organ ZUS (ZUS-EKO) lub urząd skarbowy KAS (ZAS-W lub zaświadczenie o niezaleganiu).

Dokument ten jest wymagany w wielu sytuacjach prawnych i biznesowych. W postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych art. 108 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (PZP, Dz.U. 2019 poz. 2019) stanowi, że z postępowania wyklucza się wykonawcę, który zalega z opłacaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne — chyba że zawarł porozumienie o spłacie lub złożył wniosek o ulgę w spłacie. Zamawiający publiczni — organy administracji rządowej, samorządowej, jednostki budżetowe, szpitale publiczne i spółki komunalne — żądają tego oświadczenia od każdego wykonawcy ubiegającego się o kontrakt.

Oświadczenie własne jest szybsze do uzyskania niż formalne zaświadczenie z ZUS lub urzędu skarbowego, które może zająć od kilku dni do kilku tygodni. Zaświadczenia te wymagają złożenia wniosku przez portal ZUS PUE (Platforma Usług Elektronicznych) lub ePUAP do urzędu skarbowego KAS. Oświadczenie własne, choć pozbawione pieczęci urzędowej, jest prawnie skuteczne i akceptowane w większości procedur komercyjnych. Należy jednak pamiętać, że złożenie fałszywego oświadczenia jest przestępstwem zagrożonym karą pozbawienia wolności do 8 lat (art. 233 § 1 Kodeksu karnego z dnia 6 czerwca 1997 r.).

Zaległości wobec ZUS obejmują nieopłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe (dobrowolne), wypadkowe oraz ubezpieczenie zdrowotne, a także składki na Fundusz Pracy (FP) i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP). Zasady obliczania i opłacania składek reguluje ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. 1998 nr 137 poz. 887). Zaległości podatkowe wobec KAS obejmują PIT (podatek dochodowy od osób fizycznych), VAT, akcyzę i inne należności podatkowe, a zasady ich powstawania i przedawnienia określa ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. 1997 nr 137 poz. 926).

Ważne jest odróżnienie "zaległości" od "ulg w spłacie". Zaległości rozłożone na raty na mocy decyzji ZUS (art. 29 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych) lub urzędu skarbowego KAS (art. 67a Ordynacji podatkowej) nie są zaległościami w rozumieniu art. 108 PZP — wykonawca regularnie spłacający raty może złożyć oświadczenie z zastrzeżeniem, że zaległości są rozłożone na raty, co nie wyklucza go z postępowania zamówieniowego.

Oświadczenie o niezaleganiu ze składkami ZUS i podatkami w Polsce jest potrzebne w wielu sytuacjach prawnych i biznesowych.

Postępowania o udzielenie zamówień publicznych. Art. 108 ust. 1 pkt 3 ustawy Prawo zamówień publicznych (PZP) obliguje zamawiających do wykluczenia wykonawców zalegających ze składkami ZUS lub podatkami. Oświadczenie o niezaleganiu jest standardowym dokumentem w każdej ofercie złożonej w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem lub innych trybów PZP. Zamawiający mogą żądać zaświadczenia z ZUS i urzędu skarbowego KAS lub akceptować oświadczenie własne.

Wnioski o dofinansowanie z funduszy UE i krajowych. Programy Funduszy Europejskich, granty PARP (Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości), NCBiR (Narodowe Centrum Badań i Rozwoju) i inne instytucje publiczne wymagają oświadczenia o niezaleganiu jako warunku otrzymania dofinansowania. Zaległości publicznoprawne mogą być podstawą odmowy przyznania dotacji.

Wnioski kredytowe i pożyczkowe. Banki, fundusze pożyczkowe i inne instytucje finansowe nierzadko wymagają oświadczenia lub zaświadczenia o braku zaległości ZUS i podatkowych jako elementu oceny zdolności kredytowej i wiarygodności finansowej wnioskodawcy.

Zawarcie umów handlowych z dużymi kontrahentami. Korporacje, spółki giełdowe i podmioty publiczne standardowo wymagają od nowych dostawców, podwykonawców i zleceniobiorców oświadczenia o niezaleganiu jako elementu procesu weryfikacji kontrahenta (due diligence). Jest to element oceny ryzyka i należytej staranności w kontekście odpowiedzialności solidarnej za zobowiązania podatkowe.

Najem lokali użytkowych i biurowych. Wynajmujący lokale do prowadzenia działalności gospodarczej (galerie handlowe, biurowce, inkubatory przedsiębiorczości) mogą wymagać oświadczenia o niezaleganiu jako warunku zawarcia umowy najmu, szczególnie przy długoterminowych umowach najmu lokali użytkowych.

Przystępowanie do przetargów na roboty budowlane. Generalni wykonawcy wybierając podwykonawców do projektów budowlanych finansowanych ze środków publicznych wymagają oświadczeń o niezaleganiu ze względu na solidarną odpowiedzialność inwestora i wykonawcy za wynagrodzenie podwykonawców (art. 647¹ Kodeksu cywilnego).

Postępowania restrukturyzacyjne i wnioski o prolongatę. Przedsiębiorcy składający wnioski o rozłożenie zaległości na raty do ZUS (art. 29 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych) lub urzędu skarbowego KAS (art. 67a Ordynacji podatkowej) dokumentują aktualny stan zaległości oświadczeniem, stanowiącym punkt wyjścia do negocjacji z organem.

Oświadczenie o niezaleganiu ze składkami ZUS i podatkami w Polsce musi zawierać elementy niezbędne do jego wiarygodności i skuteczności prawnej.

Dane identyfikacyjne oświadczającego. Pełne imię i nazwisko, firma przedsiębiorcy, PESEL, NIP, REGON (w przypadku zarejestrowanego przedsiębiorcy), adres zamieszkania lub siedziby. Dane muszą być identyczne z danymi w CEIDG, KRS lub innych rejestrach, do których dostęp ma adresat oświadczenia — inaczej dokument może zostać zakwestionowany.

Adresat i cel oświadczenia. Wskazanie podmiotu, dla którego oświadczenie jest składane (zamawiający, bank, instytucja dotacyjna) oraz celu jego złożenia — w szczególności przy zamówieniach publicznych powołanie się na art. 108 ustawy PZP. Oświadczenie nieadresowane lub bez wskazania celu może być zakwestionowane jako niespełniające wymogów formalnych.

Data, na którą składane jest oświadczenie. Kluczowy element — oświadczenie potwierdza stan zaległości na konkretny dzień. Adresat często wymaga, aby data nie była wcześniejsza niż 30 lub 90 dni przed złożeniem oferty lub wniosku. Przy zamówieniach publicznych dokumenty nie mogą być starsze niż 3 miesiące.

Zakres oświadczenia — ZUS i KAS. Oświadczenie powinno obejmować zarówno Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) — składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, jak i Krajową Administrację Skarbową (KAS) — zobowiązania podatkowe (PIT, VAT, akcyza). Oświadczenie wyłącznie co do ZUS lub wyłącznie co do KAS może być niewystarczające.

Klauzula o zaległościach rozłożonych na raty. Jeśli zaległości istniały, ale są regularnie spłacane w ratach na podstawie decyzji ZUS (art. 29 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych) lub urzędu skarbowego KAS (art. 67a Ordynacji podatkowej), oświadczenie powinno zawierać stosowne zastrzeżenie — oświadczenie o niezaleganiu z pełną świadomością, że raty są spłacane regularnie.

Klauzula o odpowiedzialności karnej. Zdanie: "Jestem świadomy/a odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia (art. 233 § 1 Kodeksu karnego — kara pozbawienia wolności do 8 lat)." Klauzula ta podnosi powagę dokumentu i odpowiada wymogom art. 127 ust. 1 PZP. forms-legal.com wskazuje, że wiele instytucji finansujących UE wymaga tej klauzuli wprost w treści oświadczenia.

Data i podpis. Miejscowość, data złożenia i czytelny podpis. Dla spółek — podpis osoby uprawnionej do reprezentacji zgodnie z KRS. Dla przedsiębiorcy JDG — podpis własnoręczny. Dopuszczalny jest kwalifikowany podpis elektroniczny zrównany z formą pisemną na podstawie art. 78¹ Kodeksu cywilnego z dnia 23 kwietnia 1964 r.

Oświadczenie o niezaleganiu ze składkami ZUS i podatkami w Polsce wypełnia się według poniższych kroków.

Krok 1 — zidentyfikuj adresata i wymagania. Sprawdź, jakich dokumentów wymaga podmiot, dla którego oświadczenie jest składane. Przy zamówieniach publicznych zapoznaj się ze Specyfikacją Warunków Zamówienia (SWZ) — mogą wymagać zaświadczenia z ZUS i urzędu skarbowego KAS (nie tylko oświadczenia własnego). Oświadczenie własne jest akceptowane, gdy zamawiający wyraźnie na nie pozwala.

Krok 2 — zweryfikuj stan zaległości. Przed złożeniem oświadczenia sprawdź: stan konta w ZUS (portal ZUS PUE — Platforma Usług Elektronicznych), status podatkowy w systemie KAS (portal podatki.gov.pl), saldo konta podatkowego. Upewnij się, że nie masz zaległości, które mogą narazić Cię na odpowiedzialność karną za złożenie fałszywego oświadczenia.

Krok 3 — uzupełnij dane identyfikacyjne. Wpisz pełne imię i nazwisko lub firmę, PESEL i NIP, adres zamieszkania lub siedziby. Dane muszą być aktualne i zgodne z wpisem w CEIDG lub KRS.

Krok 4 — wskaż adresata i cel. Wpisz pełną nazwę podmiotu, dla którego oświadczenie jest składane, oraz cel — np. "Postępowanie przetargowe nr XYZ — art. 108 ust. 1 pkt 3 ustawy PZP" lub "Wniosek o dofinansowanie z PARP — Program Funduszy Europejskich 2021–2027".

Krok 5 — wskaż datę oświadczenia. Wpisz datę, na którą stan zaległości jest potwierdzany. Dla zamówień publicznych data nie powinna być starsza niż 3 miesiące. Dla umów handlowych — zwykle nie starszy niż 30 dni.

Krok 6 — zaznacz zakres i uwzględnij raty. Wskaż, że oświadczenie obejmuje zarówno ZUS (składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne), jak i KAS (zobowiązania podatkowe). Jeśli masz zaległości rozłożone na raty, dopisz stosowne zastrzeżenie.

Krok 7 — dodaj klauzulę odpowiedzialności karnej i podpisz. Dołącz zdanie o świadomości odpowiedzialności karnej za fałszywe oświadczenie (art. 233 § 1 KK). Podpisz oświadczenie własnoręcznie lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zachowaj kopię oświadczenia w dokumentacji firmy.

Oświadczenie o niezaleganiu ze składkami ZUS i podatkami w Polsce podlega kilku istotnym regulacjom prawnym.

Odpowiedzialność karna — art. 233 § 1 KK. Złożenie fałszywego oświadczenia mającego służyć jako dowód w postępowaniu — w tym oświadczenia o niezaleganiu ze składkami w postępowaniu zamówieniowym lub przy wniosku o dotację — jest przestępstwem z art. 233 § 1 Kodeksu karnego z dnia 6 czerwca 1997 r. (Dz.U. 1997 nr 88 poz. 553). Grozi karą pozbawienia wolności od 6 miesięcy do 8 lat (§ 1a: jeśli sprawca działał w celu osiągnięcia korzyści majątkowej). Złożenie oświadczenia przy istniejących nieujawnionych zaległościach może skutkować wszczęciem postępowania karnego.

Zamówienia publiczne — art. 108 PZP. Ustawa z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (PZP, Dz.U. 2019 poz. 2019) w art. 108 ust. 1 pkt 3 przewiduje obowiązkowe wykluczenie wykonawcy zalegającego z opłacaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia, chyba że zawarł wiążące porozumienie o spłacie lub złożył wniosek o ulgę. Art. 126 ust. 1 PZP określa dokumenty wymagane jako dowód braku podstaw wykluczenia, w tym zaświadczenie z ZUS i urzędu skarbowego KAS. Zamawiający może zaakceptować oświadczenie własne (art. 127 PZP), szczególnie w postępowaniach poniżej progów unijnych.

Zaległości rozłożone na raty — art. 29 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych i art. 67a Ordynacji podatkowej. Zaległości ZUS objęte układem ratalnym na podstawie decyzji ZUS (art. 29 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych) lub zaległości podatkowe z ulgi w spłacie (art. 67a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa) nie są traktowane jako zaległości w rozumieniu art. 108 PZP — pod warunkiem regularnej spłaty rat. W oświadczeniu należy to wyraźnie zaznaczyć.

Solidarna odpowiedzialność za zaległości podatkowe. Przy spółkach cywilnych, na podstawie art. 115 Ordynacji podatkowej, wspólnicy spółki cywilnej odpowiadają solidarnie za zaległości podatkowe spółki. Przy JDG — odpowiedzialność jest osobista i nieograniczona. Przy sp. z o.o. — zarząd może odpowiadać subsydiarnie za zaległości spółki na podstawie art. 116 Ordynacji podatkowej oraz art. 299 KSH.

Termin ważności oświadczenia i zaświadczenia. Zaświadczenia z ZUS i urzędu skarbowego KAS są ważne przez 3 miesiące od daty wystawienia (standardowa praktyka zamówieniowa oparta na rozporządzeniu Ministra Rozwoju z 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych). Oświadczenie własne jest aktualne na datę złożenia — adresat może żądać, aby nie było starsze niż 30 lub 90 dni.

Oświadczenie o niezaleganiu ze składkami ZUS i podatkami w Polsce bywa wadliwe z powodu poniższych błędów.

Błąd 1 — składanie oświadczenia mimo faktycznych zaległości. Złożenie fałszywego oświadczenia naraża na odpowiedzialność karną z art. 233 § 1 Kodeksu karnego (kara pozbawienia wolności do 8 lat). Zalecenie: przed złożeniem oświadczenia zweryfikuj stan konta w ZUS PUE i w systemie KAS. Jeśli masz zaległości — rozważ zawarcie układu ratalnego przed złożeniem oświadczenia.

Błąd 2 — pomijanie zaległości rozłożonych na raty. Nieujawnienie zaległości objętych układem ratalnym (choć prawnie dopuszcza to art. 108 PZP) może być interpretowane jako próba wprowadzenia w błąd przez adresata. Zalecenie: w oświadczeniu wyraźnie zaznacz, że zaległości istniały, ale są regularnie spłacane w ratach na podstawie decyzji ZUS (art. 29 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych) lub KAS (art. 67a Ordynacji podatkowej).

Błąd 3 — zbyt stara data oświadczenia. Adresaci oświadczeń często wymagają, aby potwierdzało stan nie starszy niż 30 lub 90 dni. Przy zamówieniach publicznych zaświadczenia nie mogą być starsze niż 3 miesiące. Zalecenie: składaj oświadczenie blisko terminu, w którym jest wymagane — nie na zapas z wielomiesięcznym wyprzedzeniem.

Błąd 4 — brak klauzuli odpowiedzialności karnej. Przy zamówieniach publicznych (art. 127 ust. 1 PZP) i wnioskach o dotacje UE klauzula o odpowiedzialności karnej z art. 233 § 1 KK jest wymogiem formalnym. Brak tej klauzuli może skutkować odrzuceniem oświadczenia przez zamawiającego lub instytucję finansującą. Zalecenie: zawsze dodawaj klauzulę odpowiedzialności karnej w treści oświadczenia.

Błąd 5 — brak danych identyfikacyjnych. Oświadczenie bez PESEL, NIP i pełnych danych adresowych może zostać uznane za nieskuteczne. Adresat musi być w stanie zidentyfikować oświadczającego i ewentualnie zweryfikować deklarowany stan zaległości przez własne kanały. Zalecenie: podaj wszystkie dane identyfikacyjne — imię i nazwisko, firmę, PESEL, NIP, adres.

Błąd 6 — oświadczenie złożone przez nieuprawnioną osobę. W przypadku spółek oświadczenie musi być złożone przez osobę uprawnioną do reprezentacji zgodnie z Krajowym Rejestrem Sądowym (KRS) — zarząd, prokurent lub pełnomocnik z pełnomocnictwem. Oświadczenie złożone przez pracownika bez pełnomocnictwa jest nieważne. Zalecenie: sprawdź, kto jest uprawniony do reprezentacji spółki i czy wymagane jest pełnomocnictwo.