Wniosek o wykreślenie z CEIDG — zamknięcie działalności

Wniosek o wykreślenie z CEIDG w Polsce to formularz CEIDG-1 składany przez przedsiębiorcę — osobę fizyczną prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) — w celu formalnego zamknięcia działalności i wykreślenia wpisu z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Podstawę prawną stanowi art. 16 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy (Dz.U. 2018 poz. 647). Wykreślenie jest bezpłatne.

Wykreślenie z CEIDG kończy byt prawny jednoosobowej działalności gospodarczej. Od daty wskazanej we wniosku przedsiębiorca nie może legalnie wykonywać czynności zarobkowych w ramach tej działalności ani wystawiać faktur VAT jako czynny podatnik. Jednakże wykreślenie z CEIDG nie zwalnia przedsiębiorcy z zobowiązań cywilnoprawnych, podatkowych i składkowych powstałych w trakcie prowadzenia działalności — odpowiada za nie nadal całym swoim majątkiem, ponieważ JDG nie ma odrębnej osobowości prawnej odróżniającej majątek "firmowy" od osobistego. Jest to fundamentalna różnica w porównaniu z zamknięciem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, gdzie wspólnicy co do zasady nie odpowiadają za zobowiązania spółki (art. 151 § 4 Kodeksu spółek handlowych z dnia 15 września 2000 r.).

Wykreślenie z CEIDG następuje na wniosek przedsiębiorcy lub z urzędu. Z urzędu wykreślenie może nastąpić w przypadkach: prawomocnego orzeczenia o zakazie prowadzenia działalności gospodarczej, śmierci przedsiębiorcy (chyba że działalność jest kontynuowana przez małżonka lub spadkobierców), upływu 24 miesięcy zawieszenia bez złożenia wniosku o wznowienie lub wykreślenie, zmiany danych skutkującej utratą przez podmiot cech wymaganych do wpisu w CEIDG.

Przed złożeniem wniosku o wykreślenie należy dopełnić szeregu obowiązków: wyrejestrować się z ZUS przez złożenie formularza ZUS ZWUA (wyrejestrowanie z ubezpieczeń) w ciągu 7 dni od daty zakończenia działalności, złożyć ostatnie deklaracje podatkowe i rozliczyć zaległości wobec Krajowej Administracji Skarbowej (KAS), wyrejestrować się z VAT przez złożenie formularza VAT-Z, zamknąć lub przekształcić konto firmowe, uregulować zobowiązania wobec kontrahentów i pracowników oraz sporządzić remanent likwidacyjny dla celów VAT, jeżeli przy nabyciu towarów odliczano VAT.

Alternatywą dla wykreślenia z CEIDG jest zawieszenie działalności, które zachowuje wpis w CEIDG i umożliwia wznowienie w dowolnym momencie (do 24 miesięcy). Inną alternatywą jest przekształcenie JDG w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) na podstawie art. 584¹–584¹³ Kodeksu spółek handlowych, które pozwala kontynuować działalność w bezpieczniejszej formie prawnej bez przerwy operacyjnej.

Według danych Ministerstwa Rozwoju i Technologii rocznie kilkaset tysięcy przedsiębiorców dokonuje wykreślenia z CEIDG. Statystyki CEIDG wskazują, że najczęstszymi przyczynami zamknięcia działalności są: przejście na stosunek pracy, przekształcenie w spółkę, emerytura lub renta oraz wyjazd za granicę.

Wniosek o wykreślenie z CEIDG w Polsce jest potrzebny wówczas, gdy przedsiębiorca podejmuje decyzję o trwałym zaprzestaniu prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej.

Dobrowolne zakończenie działalności. Przedsiębiorca, który postanawia zakończyć działalność z przyczyn osobistych, ekonomicznych lub rynkowych, składa wniosek o wykreślenie jako formalne potwierdzenie tej decyzji. Wykreślenie z CEIDG zamyka wpis publicznie dostępny w wyszukiwarce CEIDG.gov.pl.

Przejście na stosunek pracy. Specjaliści, którzy rezygnują z samozatrudnienia (B2B) i przechodzą na umowę o pracę, składają wniosek o wykreślenie z CEIDG. Samo zawieszenie działalności przy zatrudnieniu na etacie jest opcją, lecz pociąga za sobą dalsze obowiązki formalne.

Przekształcenie JDG w spółkę z o.o. lub PSA. Przekształcenie jednoosobowej działalności w spółkę kapitałową na podstawie art. 584¹ Kodeksu spółek handlowych (KSH) nie wymaga wykreślenia z CEIDG z urzędu — organ CEIDG dokonuje wykreślenia automatycznie po dokonaniu wpisu spółki do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Jednak niektórzy przedsiębiorcy zakładają nową spółkę i osobno zamykają JDG.

Emerytura lub renta. Przedsiębiorcy przechodzący na emeryturę lub rentę zamykają JDG, aby zakończyć obowiązki składkowe wobec ZUS i podatkowe wobec KAS. Wyrejestrowanie z ZUS następuje na formularzu ZUS ZWUA w ciągu 7 dni od daty zamknięcia.

Upadłość konsumencka lub restrukturyzacja. Przy ogłoszeniu upadłości konsumenckiej przez sąd upadłościowy, wykreślenie z CEIDG następuje z urzędu lub na wniosek syndyka. Postępowanie upadłościowe reguluje ustawa z dnia 28 lutego 2003 r. Prawo upadłościowe.

Zgon przedsiębiorcy. W przypadku śmierci przedsiębiorcy wpisanego do CEIDG, wpis może być kontynuowany przez małżonka lub spadkobierców przez pewien czas na podstawie ustawy z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej. Jeśli kontynuacja nie jest możliwa lub pożądana, wpis jest wykreślany z urzędu lub na wniosek spadkobierców.

Wniosek o wykreślenie z CEIDG w Polsce zawiera elementy wynikające z art. 16 ustawy o CEIDG.

Dane identyfikacyjne przedsiębiorcy. Imię i nazwisko, PESEL, NIP oraz firma przedsiębiorcy zgodna z wpisem w CEIDG. Dane muszą być identyczne z zarejestrowanymi — ich rozbieżność powoduje konieczność wcześniejszej korekty.

Data zaprzestania wykonywania działalności. Data ostatniego dnia działalności zarobkowej. Od tej daty przedsiębiorca nie może wystawiać faktur za nowe usługi. Data wykreślenia może być datą złożenia wniosku lub datą przyszłą, lecz nie może być wcześniejsza niż dzień złożenia wniosku.

Przyczyna wykreślenia (informacyjna). Przyczyna nie jest wymagana prawnie, lecz pomaga w dokumentowaniu historii działalności. CEIDG nie ujawnia przyczyny publicznie. Przy przekształceniu w spółkę warto odnotować datę wpisu spółki do KRS.

Oświadczenie o świadomości zobowiązań. Wniosek powinien zawierać potwierdzenie, że przedsiębiorca jest świadomy, iż wykreślenie z CEIDG nie zwalnia go z zobowiązań powstałych w trakcie działalności. Zobowiązania wobec ZUS, KAS, kontrahentów i pracowników są dochodzalne niezależnie od wykreślenia z ewidencji.

Formy złożenia. Wniosek jest bezpłatny i może być złożony elektronicznie przez portal CEIDG.pl (profil zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny), osobiście w urzędzie gminy lub listownie. Wpis o wykreśleniu jest dokonywany najdalej w kolejnym dniu roboczym. forms-legal.com zaleca pobranie potwierdzenia wykreślenia z CEIDG.gov.pl i zachowanie go w dokumentacji.

Równoległe obowiązki po wykreśleniu. Wyrejestrowanie z ZUS przez formularz ZUS ZWUA (7 dni od daty zamknięcia), wyrejestrowanie z VAT przez formularz VAT-Z do urzędu skarbowego KAS, sporządzenie remanentu likwidacyjnego dla VAT, złożenie ostatniego zeznania podatkowego PIT za rok podatkowy, zamknięcie lub przekształcenie konta firmowego.

Wniosek o wykreślenie z CEIDG w Polsce wypełnia się według poniższych kroków, które zapewniają prawidłowe zamknięcie działalności.

Krok 1 — dopełnij obowiązki przed wykreśleniem. Przed złożeniem wniosku CEIDG-1 upewnij się, że: wystawiłeś wszystkie brakujące faktury, uregulowałeś zobowiązania wobec kontrahentów, uiściłeś zaległe podatki i składki ZUS lub zawarłeś ugody z Krajową Administracją Skarbową (KAS) i ZUS, zatrudnieni pracownicy (jeśli byli) mają rozwiązane umowy o pracę zgodnie z Kodeksem pracy.

Krok 2 — przygotuj dokumenty zamknięcia. Sporządź remanent likwidacyjny na dzień zaprzestania działalności dla celów podatku VAT (jeżeli dotyczy). Sporządź ostatnie zestawienie przychodów i kosztów dla celów PIT. Zachowaj dokumenty przez wymagany okres: dokumenty podatkowe — 5 lat, dokumenty ZUS — 10 lat.

Krok 3 — zaloguj się do CEIDG i złóż wniosek. Przejdź na portal CEIDG.pl, zaloguj się profilem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym i wybierz opcję "Zaprzestanie wykonywania działalności — wykreślenie". Wpisz datę zakończenia działalności.

Krok 4 — wyrejestruj się z ZUS. W ciągu 7 dni od daty zakończenia działalności złóż do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) formularz ZUS ZWUA (wyrejestrowanie z ubezpieczeń). Jeśli zatrudniałeś pracowników, złóż ZUS ZWUA dla każdego z nich. System CEIDG informuje ZUS automatycznie, ale formularz ZUS ZWUA jest odrębnym obowiązkiem.

Krok 5 — wyrejestruj się z VAT. Złóż formularz VAT-Z do właściwego urzędu skarbowego KAS, informując o zaprzestaniu wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu VAT. Termin: ostatni dzień miesiąca, w którym zaprzestano działalności.

Krok 6 — złóż ostatnie deklaracje podatkowe. Złóż ostatnie deklaracje zaliczkowe PIT za rok bieżący, a następnie roczne zeznanie podatkowe (PIT-36, PIT-36L lub PIT-28) za cały rok podatkowy, w którym nastąpiło zamknięcie.

Krok 7 — zamknij konto firmowe. Zamknij lub przekształć konto firmowe w banku. Zachowaj wyciągi bankowe przez wymagany okres przechowywania dokumentów.

Krok 8 — pobierz potwierdzenie wykreślenia. Wejdź na portal CEIDG.gov.pl i pobierz zaświadczenie o wykreśleniu wpisu. Przechowaj je w dokumentacji jako dowód zakończenia działalności.

Wykreślenie z CEIDG w Polsce wiąże się z szeregiem wymogów prawnych dotyczących zamknięcia działalności.

Art. 16 ustawy o CEIDG. Wykreślenie wpisu następuje na wniosek lub z urzędu. Wniosek o wykreślenie złożony przez przedsiębiorcę jest realizowany najdalej w kolejnym dniu roboczym. Organ CEIDG dokonuje wykreślenia z urzędu przy: prawomocnym orzeczeniu o zakazie działalności, śmierci przedsiębiorcy (bez sukcesji), upływie 24 miesięcy zawieszenia bez wniosku.

Odpowiedzialność za zobowiązania po wykreśleniu. Wykreślenie z CEIDG nie zwalnia przedsiębiorcy z zobowiązań powstałych w czasie działalności. Roszczenia kontrahentów z tytułu umów, zobowiązania publicznoprawne wobec KAS (PIT, VAT) i składkowe wobec ZUS są dochodzalne przez przepisowe okresy przedawnienia: 3 lata dla roszczeń z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej (art. 118 Kodeksu cywilnego z dnia 23 kwietnia 1964 r.), 5 lat dla zobowiązań podatkowych (Ordynacja podatkowa), 5 lat dla składek ZUS (ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych).

Wyrejestrowanie z ZUS. W ciągu 7 dni od daty zakończenia działalności obowiązkowo złożony musi być formularz ZUS ZWUA do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Uchybienie terminowi skutkuje naliczeniem składek i odsetek. Przy zatrudnianiu pracowników — ZUS ZWUA dla każdego z nich.

VAT i remanent likwidacyjny. Wyrejestrowanie z VAT przez formularz VAT-Z wymaga sporządzenia remanentu likwidacyjnego (spisania towarów na magazynie i środków trwałych, od których odliczano VAT). VAT od remanentu jest płatny. Formułę remanentu określa art. 14 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Zarząd sukcesyjny. W przypadku śmierci przedsiębiorcy, ustawa z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw umożliwia kontynuację działalności przez małżonka lub zarządcę sukcesyjnego przez czas trwania zarządu (do 2 lat z możliwością przedłużenia). Brak zarządu sukcesyjnego prowadzi do wykreślenia wpisu.

Przechowywanie dokumentacji. Dokumenty rachunkowe i podatkowe należy przechowywać przez 5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy. Dokumenty ZUS — przez 10 lat od wyrejestrowania pracownika. Dokumenty RODO — według harmonogramu retencji zgodnego z rozporządzeniem (UE) 2016/679 (RODO).

Zamknięcie działalności w Polsce bywa wadliwe z powodu poniższych błędów.

Błąd 1 — wykreślenie bez wyrejestrowania z ZUS. Wykreślenie z CEIDG nie jest tożsame z wyrejestrrowaniem z ZUS. Brak formularza ZUS ZWUA w ciągu 7 dni od daty zamknięcia skutkuje dalszym naliczaniem składek. Zalecenie: złóż ZUS ZWUA niezwłocznie po złożeniu wniosku CEIDG-1 o wykreślenie.

Błąd 2 — brak remanentu likwidacyjnego VAT. Niesporządzenie remanentu likwidacyjnego przy zamknięciu działalności przez czynnego podatnika VAT naraża na korektę VAT przez organ podatkowy KAS. Zalecenie: na dzień zaprzestania działalności sporządź remanent i rozlicz VAT zgodnie z art. 14 ustawy o VAT.

Błąd 3 — wystawianie faktur po wykreśleniu. Po wykreśleniu z CEIDG i wyrejestrowaniu z VAT wystawianie faktur VAT za nowe usługi jest niezgodne z prawem podatkowym. Zalecenie: upewnij się, że wszystkie usługi wykonane przed zamknięciem są zafakturowane przed złożeniem wniosku o wykreślenie.

Błąd 4 — nieoddanie kasy fiskalnej. Przedsiębiorcy używający kasy fiskalnej mają obowiązek jej fiskalizacji zakończenia przed zamknięciem działalności i zgłoszenia do urzędu skarbowego KAS. Zalecenie: przed wykreśleniem dopełnij procedury zamknięcia kasy fiskalnej.

Błąd 5 — brak zawiadomienia kontrahentów. Wykreślenie z CEIDG jest publiczne w wyszukiwarce, jednak kluczowi kontrahenci i wierzyciele powinni być o nim poinformowani bezpośrednio. Zalecenie: poinformuj banki, leasingodawców, stałych klientów i dostawców o zamknięciu działalności.

Błąd 6 — nieodpowiednie przechowywanie dokumentów. Dokumenty firmowe muszą być przechowywane nawet po zamknięciu działalności — dokumenty podatkowe 5 lat, ZUS 10 lat, RODO zgodnie z polityką retencji danych opartą na RODO. Zalecenie: przed zamknięciem skataloguj i zabezpiecz dokumenty firmy.