Umowa wolontariatu

Umowa wolontariatu w Polsce jest pisemnym porozumieniem zawieranym między korzystającym (organizacją lub podmiotem uprawnionym) a wolontariuszem, regulującym warunki dobrowolnego i nieodpłatnego świadczenia pracy lub usług przez wolontariusza na rzecz korzystającego. Umowa wolontariatu jest uregulowana przede wszystkim w ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U. z 2023 r. poz. 571), która poświęca wolontariatowi art. 42-50, a także w Kodeksie cywilnym (ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r.) w zakresie nieuregulowanym przez ustawę OPP.

Kluczową cechą wolontariatu jest jego dobrowolność i nieodpłatność — wolontariusz nie pobiera wynagrodzenia za świadczone usługi, a umowa wolontariatu nie jest stosunkiem pracy w rozumieniu Kodeksu pracy (ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r.). Oznacza to, że wolontariusz nie podlega ubezpieczeniu społecznemu i zdrowotnemu z tytułu wolontariatu (z wyjątkiem ubezpieczenia NNW opisanego poniżej) i nie przysługuje mu urlop wypoczynkowy ani inne świadczenia pracownicze.

Korzystającym w umowie wolontariatu może być organizacja pozarządowa (fundacja, stowarzyszenie), organ administracji publicznej (np. urząd gminy, powiatowe centrum pomocy rodzinie), stowarzyszenie samorządu terytorialnego, kościół i związek wyznaniowy lub spółdzielnia socjalna — wszystkie wymienione w art. 42 ust. 1 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Przedsiębiorcy prowadzący działalność wyłącznie w celu osiągnięcia zysku nie mogą korzystać z wolontariatu w rozumieniu ustawy OPP.

Wolontariuszem może być pełnoletnia osoba fizyczna lub za zgodą rodziców albo opiekunów prawnych — osoba małoletnia powyżej 13 roku życia. Cudzoziemcy posiadający tytuł pobytowy uprawniający do pracy w Polsce mogą być wolontariuszami; cudzoziemcy bez takiego tytułu powinni sprawdzić warunki w przepisach imigracyjnych.

Ustawa OPP nie wymaga pisemnej formy umowy wolontariatu dla wolontariatu krótkoterminowego (do 30 dni). Dla wolontariatu powyżej 30 dni korzystający obowiązany jest wystawić pisemne potwierdzenie zakresu i okresu wolontariatu (art. 44 ust. 2 ustawy OPP), a na życzenie wolontariusza — pisemną ocenę świadczeń. Praktycznym standardem branżowym jest zawieranie pisemnej umowy wolontariatu w każdym przypadku, niezależnie od długości współpracy.

Umowa wolontariatu w Polsce jest potrzebna zawsze, gdy organizacja pozarządowa — fundacja, stowarzyszenie lub inny podmiot uprawniony z art. 42 ust. 1 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie — chce sformalizować współpracę z osobą świadczącą nieodpłatne usługi.

Przy wolontariacie powyżej 30 dni: korzystający obowiązany jest zapewnić wolontariuszowi ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) na czas wykonywania świadczeń (art. 46 ust. 1 pkt 3 ustawy OPP). Brak pisemnej umowy przy długotrwałej współpracy naraża korzystającego na zarzut naruszenia obowiązków wobec wolontariusza i może skutkować odpowiedzialnością cywilną w razie wypadku.

Przy ubieganiu się o granty i dotacje: instytucje finansujące, w tym Narodowy Instytut Wolności — Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego (NIW-CRSO) i Fundusze Europejskie, wymagają dokumentowania wolontariatu jako wkładu własnego organizacji. Umowy wolontariatu z ewidencją czasu pracy wolontariuszy stanowią podstawę do wykazania wartości wkładu niepieniężnego w projektach.

Przy organizowaniu wydarzeń i zbiórek publicznych: wolontariusze obsługujący zdarzenia, zbiórki publiczne (ustawa z dnia 14 marca 2014 r. o zasadach prowadzenia zbiórek publicznych) i imprezy masowe powinni mieć zawarte umowy wolontariatu, aby były określone ich uprawnienia, obowiązki i zasady odpowiedzialności.

Przy ochronie danych beneficjentów: wolontariusze mający dostęp do danych osobowych podopiecznych fundacji lub stowarzyszenia powinni zostać upoważnieni do przetwarzania danych (art. 29 RODO) i zapoznać się z zasadami ochrony danych — co jest celowo regulowane w umowie wolontariatu.

Prawidłowa umowa wolontariatu w Polsce zawiera elementy wynikające z art. 44-46 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

Strony i oznaczenie korzystającego: pełna nazwa organizacji z numerem KRS lub CEIDG, adresem i danymi osoby uprawnionej do reprezentacji. Oznaczenie wolontariusza: imię, nazwisko, PESEL, adres zamieszkania.

Zakres świadczeń: opis zadań wolontariusza musi być na tyle konkretny, by wolontariusz wiedział, czego się od niego oczekuje. Zbyt ogólny opis, jak „pomoc organizacji”, może utrudniać rozliczenie wolontariatu jako wkładu własnego w projekcie.

Czas i miejsce: data rozpoczęcia, czas trwania (na czas oznaczony lub nieoznaczony) i miejsce wykonywania świadczeń. Przy wolontariacie zdalnym warto wskazać formę komunikacji i narzędzia pracy.

Obowiązki korzystającego: informowanie wolontariusza o ryzyku dla zdrowia i środkach ochrony (art. 45 ust. 1 pkt 2 ustawy OPP), zapewnienie bezpiecznych warunków, pokrycie kosztów podróży i diety (jeśli uzgodniono), ubezpieczenie NNW (obowiązkowe powyżej 30 dni).

Ubezpieczenie NNW: przy wolontariacie trwającym powyżej 30 dni korzystający obowiązany jest zapewnić wolontariuszowi ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków (art. 46 ust. 1 pkt 3 ustawy OPP). Przy krótszym wolontariacie ubezpieczenie jest dobrowolne; wolontariusz może zawrzeć je samodzielnie.

Zwrot kosztów: na podstawie art. 45 ust. 1 pkt 5 ustawy OPP korzystający może zwrócić wolontariuszowi koszty podróży i diet na zasadach określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zwrot ten nie jest wynagrodzeniem i nie podlega oskładkowaniu ZUS.

Klauzula poufności: wolontariusze mający dostęp do danych wrażliwych beneficjentów lub informacji organizacyjnych powinni zobowiązać się do zachowania poufności.

Ochrona danych osobowych (RODO): klauzula informacyjna z art. 13 RODO wskazująca administratora danych, podstawę przetwarzania i prawa wolontariusza.

Wypowiedzenie: każda strona może rozwiązać umowę wolontariatu w dowolnym czasie; forma pisemna jest zalecana dla bezpieczeństwa dowodowego.

Forms-legal.com udostępnia wzór umowy wolontariatu dostosowany do polskich przepisów, który można wypełnić online i pobrać jako PDF lub Word.

Umowę wolontariatu w Polsce wypełnia się wspólnie przez organizację i wolontariusza przed rozpoczęciem współpracy. Krok 1 — Korzystający: wpisz pełną nazwę organizacji, numer KRS lub CEIDG, adres siedziby i imię oraz nazwisko i funkcję osoby podpisującej umowę w imieniu organizacji (prezes zarządu, dyrektor). Krok 2 — Wolontariusz: wpisz imię, nazwisko, PESEL i adres zamieszkania. W przypadku wolontariusza małoletniego (powyżej 13 roku życia) dołącz pisemną zgodę rodziców lub opiekunów prawnych. Krok 3 — Zakres świadczeń: opisz konkretne zadania, np. „prowadzenie kont w mediach społecznościowych fundacji, 4 h tygodniowo” lub „obsługa punktu zbiórek publicznych w każdą sobotę”. Krok 4 — Czas trwania: wskaż datę rozpoczęcia i — jeśli wolontariat jest terminowy — datę zakończenia. Przy wolontariacie na czas realizacji projektu wpisz nazwę projektu. Krok 5 — Ubezpieczenie: przy wolontariacie powyżej 30 dni zaznacz, że organizacja zapewnia ubezpieczenie NNW. Warto dołączyć do akt kopię polisy. Krok 6 — Zwrot kosztów: jeżeli organizacja zwraca koszty podróży lub diety, wpisz zasady (np. „według faktycznych wydatków na podstawie biletów i rachunków”). Krok 7 — Podpisy: umowę podpisują obie strony — reprezentant organizacji i wolontariusz — w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej strony. Krok 8 — Ewidencja: prowadź ewidencję czasu pracy wolontariusza (tygodniowy harmonogram lub miesięczna karta czasu pracy) — jest wymagana przy wykazaniu wkładu własnego w projektach z dofinansowaniem publicznym.

Wolontariat w Polsce reguluje ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U. z 2023 r. poz. 571), a w zakresie nieuregulowanym — Kodeks cywilny (ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r.). Wolontariusz nie jest pracownikiem w rozumieniu Kodeksu pracy (ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r.) i nie podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu społecznemu ani zdrowotnemu z tytułu umowy wolontariatu.

Obowiązki korzystającego wynikają z art. 44-46 ustawy OPP: obowiązek informowania o ryzyku i środkach ochrony (art. 45 ust. 1 pkt 2), zapewnienie bezpiecznych warunków, potwierdzenie zakresu i okresu wolontariatu na żądanie wolontariusza (art. 44 ust. 3), przy wolontariacie powyżej 30 dni — ubezpieczenie NNW (art. 46 ust. 1 pkt 3). Wolontariuszowi mogą być zwracane koszty podróży i diety (art. 45 ust. 1 pkt 5) na zasadach jak dla pracowników, bez obowiązku odprowadzania podatku od wolontariusza (zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 113 ustawy PIT).

Przetwarzanie danych osobowych wolontariusza (imię, nazwisko, PESEL, adres) przez organizację podlega RODO — rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 — oraz ustawie z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, nadzorowanej przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO). Organizacja przetwarza dane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy). Klauzula informacyjna z art. 13 RODO musi być wolontariuszowi przekazana przed lub w chwili zbierania danych. Wolontariuszowi przysługują prawa dostępu, sprostowania i usunięcia danych (art. 15-17 RODO). Umowa wolontariatu nie wymaga formy notarialnej — wystarczy forma pisemna.

Umowy wolontariatu w Polsce bywają dotknięte kilkoma typowymi błędami prawnymi i praktycznymi.

Pierwszym błędem jest zawarcie umowy wolontariatu z podmiotem niebędącym korzystającym w rozumieniu ustawy OPP (np. spółką prawa handlowego działającą wyłącznie zarobkowo). Takie umowy nie korzystają z ochrony wynikającej z ustawy OPP i mogą być traktowane jako ukryta umowa zlecenia lub umowa o pracę.

Drugim błędem jest niezapewnienie ubezpieczenia NNW przy wolontariacie trwającym powyżej 30 dni (art. 46 ust. 1 pkt 3 ustawy OPP). W razie wypadku wolontariusza korzystający ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą.

Trzecim błędem jest prowadzenie wolontariatu bez żadnej dokumentacji (umowy lub potwierdzenia) — brak dokumentów uniemożliwia wykazanie wkładu własnego w projektach z dofinansowaniem publicznym.

Czwartym błędem jest traktowanie wolontariatu jako stosunku pracy poprzez nakładanie na wolontariusza obowiązków charakterystycznych dla zatrudnienia (ściśle określone godziny pracy, zakaz podejmowania innych działań, polecenia służbowe). Taki wolontariat może być zakwalifikowany przez Państwową Inspekcję Pracy (PIP) jako ukryta umowa o pracę, co skutkuje obowiązkiem zapłaty zaległych wynagrodzeń, składek ZUS i kar.

Piątym błędem jest brak klauzuli RODO lub nieprzekazanie wolontariuszowi klauzuli informacyjnej, co jest naruszeniem art. 13 RODO i może skutkować karą pieniężną nałożoną przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO). Szóstym błędem jest brak ewidencji czasu pracy wolontariuszy, co uniemożliwia rozliczenie wolontariatu jako wkładu własnego w projektach unijnych lub krajowych programach rządowych.