Erklæring om skattefri rejsegodtgørelse

Erklæring om skattefri rejsegodtgørelse i Danmark er et formelt dokument, der bekræfter, at en medarbejder har modtaget kost- og/eller logigodtgørelse fra sin arbejdsgiver i forbindelse med en tjenesterejse, og at godtgørelsen holder sig inden for de skattefri satser fastsat i ligningslovens § 9 A. Erklæringen er afgørende som dokumentation over for Skattestyrelsen, da det er arbejdsgiverens ansvar at sikre korrekt håndtering og indberetning.

Den retlige hjemmel er ligningslovens § 9 A (»Rejsegodtgørelse«), der giver lønmodtagere ret til at modtage skattefri godtgørelse fra arbejdsgiveren for merudgifter til kost og logi opstået under rejser i tjenesten. Godtgørelsen er skattefri, forudsat at den ikke overstiger de satser, som Skatterådet fastsætter hvert år. For 2026 er de skattefri satser: - **Kostgodtgørelse:** 825 kr. pr. døgn (heldøgn fra 2. dag). Første dag: 550 kr. - **Logigodtgørelse:** 220 kr. pr. nat.

For at en godtgørelse er skattefri, skal en række betingelser være opfyldt: (1) Medarbejderen skal have rejst fra sit sædvanlige arbejdssted til et midlertidigt arbejdssted. (2) Rejsen inkl. overnatning skal overstige 24 timer. (3) Godtgørelsen må ikke overstige de gældende satser — overstiger godtgørelsen satserne, er det overskydende beløb skattepligtigt og skal indberettes af arbejdsgiveren via e-indkomst til Skattestyrelsen.

Kildeskatteloven (LBK nr. 824 af 28/04/2021) og bekendtgørelse om kildeskat pålægger arbejdsgivere at indeholde A-skat af skattepligtige godtgørelser og indberette til indkomstregisteret. Arbejdsgiverens konsekvens ved at udbetale godtgørelse over de skattefri grænser uden indberetning er A-skatteansvar og potentielle bøder.

Erklæringen om skattefri rejsegodtgørelse er den primære dokumentationsform, der skal opbevares af arbejdsgiveren i 5 år og fremvises ved Skattestyrelsens kontrol. Erklæringen bekræfter over for Skattestyrelsen, at betingelserne i ligningslovens § 9 A er opfyldt.

Dokumentet »Erklæring om skattefri rejsegodtgørelse« fra forms-legal.com er udformet i overensstemmelse med Skattestyrelsens krav til dokumentation og giver arbejdsgiveren et sikkert grundlag for korrekt håndtering af rejseudgifter.

En central forudsætning er 24-timers-reglen: rejsen inklusiv overnatning skal overstige 24 timer. En endagsrejse berettiger ikke til kostgodtgørelse. Mange virksomheder udbetaler fejlagtigt kostgodtgørelse for under-24-timers-rejser og opdager det kun under Skattestyrelsens kontrol.

Arbejdsgiverens incitament er betydeligt: godtgørelse inden for de skattefri satser er skattefri for medarbejderen og fuldt ud fradragsberettiget som erhvervsudgift for virksomheden. Overskrides satserne, er det overskydende beløb skattepligtig løn — og arbejdsgiveren hæfter for den manglende A-skat plus AM-bidrag.

Fra et praktisk perspektiv er det afgørende, at virksomheder har et systematisk system for dokumentation af rejsegodtgørelser — en simpel Excel-skabelon pr. medarbejder pr. rejse kan gøre den afgørende forskel ved Skattestyrelsens kontrol. Skattestyrelsen gennemfører løbende lønkontroller af virksomheder og anmoder om dokumentation for alle udbetalte godtgørelser i de seneste 3-5 år. Virksomheder, der ikke kan fremvise erklæringer, risikerer at hæfte for A-skat på samtlige udbetalte godtgørelser.

De skattefri satser for rejsegodtgoerelse revideres normalt hvert aar og offentliggores af Skatteraadet paa skat.dk. Satserne reguleres i takt med prisniveauudviklingen. Benytter arbejdsgiveren satser fra forrige aar, er der risiko for at overdrive godtgoerelsen i forhold til de aktuelle satser - naermere bestemt hvis satserne er faldet, hvilket sjeldent sker. I praksis stiger satserne normalt med prisniveauet og reguleres en gang om aaret.

Erklæring om skattefri rejsegodtgørelse i Danmark er nødvendig i følgende situationer:

**Tjenesterejse med overnatning:** Enhver gang en medarbejder rejser til et midlertidigt arbejdssted og overnatter væk fra bopælen i mindst én nat — og rejsens samlede varighed overstiger 24 timer — kan arbejdsgiveren udbetale skattefri kostgodtgørelse og logigodtgørelse. Erklæringen er dokumentationsgrundlaget for, at betingelserne er opfyldt.

**Kursus- og uddannelsesrejser:** Medarbejdere, der deltager i kurser, seminarer eller uddannelse på en ekstern lokation og overnatter borte fra bopælen, er berettigede til rejsegodtgørelse, forudsat at kurset er i arbejdsgiverens interesse.

**Kundebesøg og udestadering:** Salgskonsulenter, it-konsulenter, rådgivere og andre medarbejdere, der midlertidigt udfører arbejde hos kunder eller på projektlokaliteter borte fra det sædvanlige arbejdssted, har typisk krav på rejsegodtgørelse.

**Internationale tjenesterejser:** Udbetaling af rejsegodtgørelse for arbejde i udlandet følger de samme principper efter ligningslovens § 9 A, men satserne er de samme — uanset destinationslandets leveomkostningsniveau. Er udgifterne til kost og logi i udlandet dokumenteret højere end de skattefri satser, kan arbejdsgiveren refundere de faktiske dokumenterede udgifter, men alt over de skattefri satser er skattepligtigt.

**Kontrol fra Skattestyrelsen:** Skattestyrelsen foretager kontrol af arbejdsgiveres udbetaling af skattefrie godtgørelser som led i den løbende lønkontrol. Er der ikke dokumentation i form af erklæringer om rejsegodtgørelse, vil Skattestyrelsen som udgangspunkt anse godtgørelserne for skattepligtige og opkræve A-skat med renter.

**Selvstændige med ansatte:** Selvstændige erhvervsdrivende, der har ansatte og sender dem på tjenesterejser, er underlagte de samme regler som lønmodtagerforhold og skal have erklæringer på plads.

**Hvornår er erklæringen IKKE nødvendig:** Dagrejser uden overnatning (under 24 timer) berettiger ikke til skattefri kostgodtgørelse og logigodtgørelse. Kørselsgodtgørelse (ligningslovens § 9 B) er adskilt fra rejsegodtgørelse og kræver en særskilt kørselsopgørelse.

**Kortidsansatte og sæsonmedarbejdere:** Sæsonmedarbejdere og vikarers tjenesterejser er fuldt ud berettigede til skattefri rejsegodtgørelse, forudsat at betingelserne er opfyldt. Mange virksomheder undlader at udstede erklæringer for korttidsansatte, men kravet gælder uanset ansættelsesperiodens længde.

**Freelancere og selvstændige kontraktorer:** Selvstændige, der arbejder på projekt-basis for en opdragsgiver, og som er i et B-honorar-forhold, kan IKKE modtage skattefri rejsegodtgørelse fra opdragsgiveren på samme måde som lønmodtagere. De kan i stedet fratrække faktiske erhvervsmæssige rejseudgifter i virksomheden.

Erklæring om skattefri rejsegodtgørelse i Danmark skal indeholde:

**1. Medarbejderoplysninger:** Fulde navn, CPR-nummer og stilling. CPR-nummeret er nødvendigt for korrekt indberetning via e-indkomst.

**2. Arbejdsgiveroplysninger:** Virksomhedens navn og CVR-nummer. CVR-nummeret identificerer arbejdsgiveren i e-indkomst og ved Skattestyrelsens kontrol.

**3. Rejseperiode:** Startdato og slutdato for tjenesterejsen (evt. med klokkeslæt). Rejsens samlede varighed skal overskride 24 timer inkl. overnatning.

**4. Midlertidigt arbejdssted:** Adressen på det midlertidige arbejdssted. Rejsegodtgørelse forudsætter transport til et midlertidigt arbejdssted, der adskiller sig fra det sædvanlige arbejdssted.

**5. Antal overnatninger:** Antallet af faktiske overnatninger borte fra bopælen.

**6. Formål:** Erhvervsmæssigt formål med rejsen — beskriv konkret, hvilken arbejdsopgave der nødvendiggjorde rejsen.

**7. Udbetalt kostgodtgørelse:** Det beløb, arbejdsgiveren har udbetalt i kostgodtgørelse — skal ikke overstige de skattefri satser (2026: 825 kr./dag fra dag 2, 550 kr. første dag). Er måltider betalt af arbejdsgiver, reduceres satsen med 15 % pr. måltid.

**8. Udbetalt logigodtgørelse:** Det beløb, arbejdsgiveren har udbetalt i logigodtgørelse — må ikke overstige 220 kr./nat (2026). Er logiudgiften betalt af arbejdsgiver, gives ingen logigodtgørelse.

**9. Medarbejderens erklæring:** Medarbejderen bekræfter, at oplysningerne er korrekte, og at rejsens karakter berettiger til skattefri godtgørelse.

**10. Arbejdsgiverens bekræftelse:** Arbejdsgiveren bekræfter, at godtgørelsen er udbetalt inden for de skattefri satser, og at rejsens erhvervsmæssige formål er dokumenteret.

**11. Opbevaringspligt:** Erklæringen skal opbevares af arbejdsgiveren i 5 år, jf. bogføringsloven (LBK nr. 97 af 26/01/2023). forms-legal.com leverer en komplet dokumentationsskabelon.

**12. Reduktion for dækkede måltider:** Betaler arbejdsgiveren for morgenmad (15 %), frokost (30 %) og aftensmad (30 %), reduceres kostgodtgørelsessatsen tilsvarende. Eksempel: hotel med morgenmad og aftensmad = 45 % reduktion: 825 × 0,55 = 453,75 kr./dag.

**13. Kørselsgodtgørelse og rejsegodtgørelse:** En tjenesterejse kan berettige til BÅDE rejsegodtgørelse (kost/logi) og kørselsgodtgørelse (ligningslovens § 9 B, 3,99 kr./km op til 20.000 km/år).

**14. Særregler for udlændinges tjenesterejser i Danmark:** Udenlandske arbejdstagere, der er udsendt til Danmark af en udenlandsk arbejdsgiver, er i visse tilfælde berettigede til særlige skattefri godtgørelser under tilflytterpakken (ligningslovens § 9 A og § 33 A). Disse regler er komplekse og kræver konsultation med en skattespecialist.

Udfyld erklæring om skattefri rejsegodtgørelse for medarbejdere i Danmark som følger:

**Trin 1 — Medarbejderoplysninger:** Angiv medarbejderens fulde navn, CPR-nummer og stilling.

**Trin 2 — Arbejdsgiveroplysninger:** Angiv virksomhedens navn, CVR-nummer og adresse.

**Trin 3 — Rejseperiode:** Angiv start- og slutdato for rejsen. Vær præcis — er der usikkerhed om, hvornår rejsen reelt startede/sluttede, beregn fra afgangstidspunkt fra sædvanligt arbejdssted/bopæl til hjemkomsttidspunkt.

**Trin 4 — Midlertidigt arbejdssted:** Angiv den fulde adresse på det midlertidige arbejdssted — ex. kundeadresse, kursussted, konferencelokation.

**Trin 5 — Overnatninger:** Angiv det faktiske antal nætter, medarbejderen overnattede borte fra bopælen.

**Trin 6 — Formål:** Beskriv det erhvervsmæssige formål — fx »kundebesøg hos TeleDanmark A/S for opsætning af nyt CRM-system«. Vær specifik.

**Trin 7 — Kostgodtgørelse:** Beregn godtgørelsen: første dag 550 kr., øvrige dage 825 kr. pr. dag (2026-satser). Fratrækkes for måltider dækket af arbejdsgiver (15 % pr. måltid: morgenmad 15 %, frokost 30 %, aftensmad 30 % — i alt reduceres der med de dækkede måltiders procentsats af dagssatsen).

**Trin 8 — Logigodtgørelse:** Beregn: antal overnatninger × 220 kr. (2026). Er hotelregningen betalt direkte af virksomheden, gives ingen logigodtgørelse.

**Trin 9 — Underskrifter:** Medarbejder og en repræsentant for arbejdsgiveren underskriver erklæringen.

**Trin 10 — Arkivér:** Opbevar erklæringen i virksomhedens bogføring i 5 år. Fremsend til Skattestyrelsen, hvis de anmoder om dokumentation ved kontrol.

**Trin 11 — Digitale løsninger:** Mange virksomheder anvender digitale udgiftsstyringsplatforme (fx Pleo, Dinero, SAP Concur) til rejseafregning. Erklæringen er stadig nødvendig som grundbilag.

**Trin 12 — Dobbelt check af satser:** Satser aendres typisk hvert aar pr. 1. januar. Check altid Skattestyrelsens aktuelle satser paa skat.dk, inden erklaeringen udfaerdiges. En fejlagtigt for hoej godtgoerelse er skattepligtig og koster virksomheden A-skat.

Skattefri rejsegodtgørelse i Danmark er reguleret af:

**Ligningsloven § 9 A:** Giver lønmodtagere ret til skattefri kost- og logigodtgørelse ved tjenesterejser, der overstiger 24 timer og inkluderer overnatning. Satserne fastsættes af Skatterådet hvert år.

**Skattefri satser 2026 (Skatterådet):** - Kostgodtgørelse: 825 kr./dag (heldøgn); 550 kr. på rejsens 1. dag. - Logigodtgørelse: 220 kr./nat. - Reducering: 15 % af dagssatsen pr. dækkede måltid (morgenmad, frokost, aftensmad = 15 %, 30 %, 30 %).

**Kildeskatteloven (LBK nr. 824 af 28/04/2021):** - § 48: Arbejdsgiverens pligt til at indeholde A-skat og AM-bidrag af skattepligtige lønandele, herunder godtgørelser der overstiger de skattefri satser. - § 75: Indberetningspligten til e-indkomst for alle udbetalt A-indkomst.

**Bekendtgørelse om kildeskat:** Fastsætter procedurerne for indberetning og indeholdelse.

**Bogføringsloven (LBK nr. 97 af 26/01/2023):** - § 15: Bilag skal opbevares i 5 år fra regnskabsårets afslutning. Erklæringen om rejsegodtgørelse er et bilag til lønbogføringen og skal opbevares tilsvarende.

**Skattestyrelsens vejledning:** Skattestyrelsen udgiver vejledninger om rejsegodtgørelse og de aktuelle satser. Disse er tilgængelige på skat.dk under »Godtgørelser og satser«.

**Ansvar for korrekthed:** Det er arbejdsgiverens ansvar at sikre, at rejsegodtgørelser er korrekt beregnet og dokumenteret. Udbetaling af godtgørelse ud over de skattefri satser uden korrekt indberetning medfører, at Skattestyrelsen kan opkræve A-skat med renter og pålægge bøde.

Bogføringsloven (LBK nr. 97 af 26/01/2023) § 15 kræver opbevaring af bilag i 5 år. Erklæringen om rejsegodtgørelse er et lønbilag og skal opbevares tilsvarende.

Skattestyrelsens vejledning om skattefri rejsegodtgoerelse opdateres hvert aar og er tilgaengelig paa skat.dk under Godtgoerelser og satser. Vejledningen indeholder aktuelle satser, eksempler, FAQ og beskrivelse af dokumentationskravet. Alle HR- og loenafdelingmedarbejdere, der administrerer rejsegodtgoerelse, boer laese vejledningen.

Hyppige fejl ved erklæringer om skattefri rejsegodtgørelse i Danmark:

**1. Rejsen under 24 timer:** Dagrejser uden overnatning giver ikke ret til skattefri kostgodtgørelse og logigodtgørelse efter ligningslovens § 9 A. For dagrejser kan kørselsgodtgørelse (ligningslovens § 9 B) og evt. dokumenterede småudgifter dækkes, men ikke den standardiserede kostgodtgørelse.

**2. Manglende angivelse af midlertidigt arbejdssted:** Rejsegodtgørelse forudsætter et midlertidigt arbejdssted. Er der ikke angivet en specifik adresse, vil Skattestyrelsen tvivle på, om betingelserne er opfyldt.

**3. Forkert beregning ved dækkede måltider:** Betaler arbejdsgiveren for måltider (fx frokost på kursushotellet), skal kostgodtgørelsessatsen reduceres. Mange arbejdsgivere glemmer dette, og den overskydende godtgørelse er skattepligtig.

**4. Godtgørelse af logi oveni betalt hotel:** Betales hotellet direkte af virksomheden, kan der ikke dertil udbetales logigodtgørelse. Er logiet betalt af virksomheden, er logigodtgørelsen skattepligtig.

**5. Manglende dokumentation:** Mange virksomheder mangler erklæringer ved Skattestyrelsens kontrol, fordi rejsegodtgørelser er udbetalt mundtligt eller kun via lønseddel uden underliggende dokumentation.

**6. Ukorrekte satser:** Brug altid de aktuelle satser fastsat af Skatterådet for det relevante indkomstår. Satser ændres typisk hvert år pr. 1. januar og offentliggøres på skat.dk.

**7. Selvstændige udbetaler til sig selv:** Selvstændige erhvervsdrivende i personligt regi kan ikke modtage skattefri rejsegodtgørelse af sig selv. De kan i stedet fratrække faktiske, dokumenterede rejseudgifter som erhvervsmæssige udgifter i virksomheden.

**8. Overnatning valgt af personlige årsager:** Er overnatningen valgt af medarbejderens personlige præferencer og ikke erhvervsmæssig nødvendighed, kan Skattestyrelsen anfægte godtgørelsen.

**9. Generisk formålsbeskrivelse:** Angiv altid det specifikke formål med kundens navn, opgavens art og hvorfor fremmøde var nødvendigt.

**10. Manglende angivelse af midlertidigt arbejdssted:** Erklaeringen skal altid angive adressen paa det midlertidige arbejdssted. Mangler denne oplysning, kan Skattestyrelsen afvise godtgoerelsen som udokumenteret.

Ofte ses det, at virksomheder afskaffer rejsegodtgoerelseserklaeringen og overgaar til at refundere faktiske udgifter (kvitteringer for hotel og restaurantbesog). Faktisk refusion er ogsa skattefri, forudsat udgifterne er erhvervsmaessige og dokumenteret med kvitteringer. Men faktisk refusion kraver mere bogfoeringsadministration end standardgodtgoerelses-ordningen. Mange virksom- heder blander metoderne, hvilket er forvirrende og potentielt fejlbehaeftet ved kontrol. Vaelg een metode og hold dig til den konsekvent.