Umowa o zabezpieczenie imprezy masowej

Umowa o zabezpieczenie imprezy masowej w Polsce to dokument regulujący współpracę organizatora imprezy z agencją ochrony w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa uczestników, obsługę służby porządkowej i informacyjnej oraz realizację zadań wynikających z planu zabezpieczenia zatwierdzonego przez właściwy organ administracji. Podstawową regulację stanowi ustawa z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U. 2009 nr 62 poz. 504 ze zm.), zwana dalej Ustawą o BIM, która kompleksowo reguluje obowiązki organizatora, wymogi dla służby porządkowej i informacyjnej, tryb wydawania zezwoleń i odpowiedzialność za bezpieczeństwo.

Zgodnie z art. 3 Ustawy o BIM imprezą masową jest impreza artystyczno-rozrywkowa lub sportowa, na której liczba uczestników może przekroczyć 300 osób w hali lub innym obiekcie budowlanym albo 1000 osób na terenie otwartym. Dla meczu piłki nożnej, imprezy podwyższonego ryzyka i imprezy w stadionach obowiązują zaostrzające wymogi z wyodrębnionymi przepisami. Organizator imprezy masowej jest zobowiązany uzyskać zezwolenie wójta/burmistrza/prezydenta miasta (art. 24 Ustawy o BIM), po uprzednim uzgodnieniu z Policją, Państwową Strażą Pożarną, Pogotowiem Ratunkowym i właścicielem obiektu.

Art. 3 pkt 11 Ustawy o BIM definiuje służbę porządkową jako pracowników wyznaczonych przez organizatora do ochrony bezpieczeństwa i porządku podczas imprezy masowej. Służba porządkowa musi być wyposażona w identyfikatory i wyróżniające stroje. Pracownicy służby porządkowej to kwalifikowani pracownicy ochrony fizycznej wpisani na listę Komendanta Głównego Policji lub osoby posiadające zaświadczenie o ukończeniu szkolenia dla pracowników służby porządkowej (art. 20 Ustawy o BIM). Kierownik do spraw bezpieczeństwa, powołany przez organizatora, koordynuje całość działań bezpieczeństwa i jest odpowiedzialny za kontakty z Policją i innymi służbami (art. 6 ust. 1 Ustawy o BIM).

Nieodbyta w prawidłowy sposób impreza masowa, tj. przeprowadzona bez wymaganego zezwolenia lub niewyposażona w prawidłową służbę porządkową, skutkuje odpowiedzialnością organizatora za wykroczenie lub przestępstwo (art. 58-59 Ustawy o BIM), zakazem organizacji imprez, a w przypadku szkód wyrządzonych uczestnikom — odpowiedzialnością cywilną opartą na art. 471 i następnych Kodeksu cywilnego. Ubezpieczenie OC organizatora imprezy masowej jest wymagane przez art. 53 Ustawy o BIM.

Umowa o zabezpieczenie imprezy masowej w Polsce jest wymagana lub wysoce zalecana w następujących przypadkach.

Koncerty i festiwale muzyczne. Organizatorzy koncertów, festiwali muzycznych, festynów i wydarzeń kulturalnych, na których spodziewana liczba uczestników przekroczy progi z art. 3 Ustawy o BIM (300 osób w obiekcie, 1000 na terenie otwartym), są zobowiązani do zapewnienia służby porządkowej i informacyjnej. Umowa z agencją ochrony jest podstawą prawną do zaangażowania tej służby.

Mecze piłkarskie i imprezy sportowe masowe. Organizatorzy meczów piłkarski, turniejów i widowisk sportowych masowych, na które sprzedawane są bilety, zawierają umowy z agencjami ochrony w celu zapewnienia bezpieczeństwa kibiców i realizacji planu zabezpieczenia zatwierdzanego przez Policję.

Targi, wystawy i konferencje masowe. Organizatorzy targów branżowych, wystaw i konferencji, gdy spodziewana frekwencja przekracza progi Ustawy o BIM, są zobowiązani do wprowadzenia służby porządkowej i informacyjnej oraz zawarcia stosownej umowy z agencją ochrony.

Imprezy plenerowe i pikniki. Organizatorzy plenerowych wydarzeń kulturalnych, pikników, pokazów ogni sztucznych i innych imprez na terenach otwartych, na których spodziewa się powyżej 1000 uczestników, muszą zapewnić zabezpieczenie z agencją ochrony jako częścią systemu bezpieczeństwa.

Imprezy podwyższonego ryzyka. Gdy organ administracji lub Policja klasyfikują imprezę jako imprezę podwyższonego ryzyka, wymagania co do obsady służby porządkowej są wyższe, co wymaga precyzyjnego uregulowania w umowie z agencją ochrony.

Imprezy cykliczne. Organizatorzy cyklicznych eventów (festiwale letnie, coroczne jarmarki) mogą zawierać umowy ramowe z agencją ochrony obejmujące zabezpieczenie wszystkich edycji w danym roku lub kilku lat, z każdorazowym zleceniem szczegółowym.

Umowa o zabezpieczenie imprezy masowej w Polsce powinna zawierać następujące elementy zapewniające zgodność z Ustawą o BIM i Ustawą o Ochronie.

Oznaczenie stron i weryfikacja koncesji. Pełne dane Organizatora i Agencji Ochrony, w tym numer i data ważności koncesji MSWiA agencji (art. 15 Ustawy o Ochronie). Organizator powinien zweryfikować koncesję w Centralnym Rejestrze Działalności na Rzecz Bezpieczeństwa i Porządku Publicznego.

Dane imprezy masowej. Pełna nazwa i rodzaj imprezy (artystyczno-rozrywkowa / sportowa), dokładna lokalizacja, data i godziny (w tym godziny rozpoczęcia i zakończenia czynności zabezpieczenia), szacowana maksymalna liczba uczestników — kluczowa dla ustalenia wymaganej obsady służby porządkowej i informacyjnej.

Zakres zabezpieczenia i obsada. Liczba pracowników służby porządkowej i informacyjnej zgodna z wymaganiami rozporządzenia MSWiA do Ustawy o BIM (minimum 10 pracowników + 1 na każde kolejne 100 uczestników do 1000; powyżej — według wymagań planu zabezpieczenia). Dane kierownika do spraw bezpieczeństwa (art. 6 ust. 1 Ustawy o BIM). Kwalifikacje pracowników (kwalifikowani pracownicy ochrony z listy Komendanta Głównego Policji). forms-legal.com zaleca wskazanie planu rozmieszczenia służby porządkowej jako załącznika do umowy.

Odpowiedzialność organizatora i agencji. Organizator jest odpowiedzialny za uzyskanie zezwolenia (art. 24 Ustawy o BIM), zapewnienie odpowiedniej infrastruktury i ubezpieczenia OC (art. 53 Ustawy o BIM). Agencja ochrony odpowiada za należyte wykonanie zadań zabezpieczenia przez swoich pracowników (art. 471 KC).

Wynagrodzenie. Kwota netto za całość zabezpieczenia plus VAT 23%, zaliczka (jeśli wymagana), termin płatności, odsetki za opóźnienie z art. 481 KC.

Plan zabezpieczenia imprezy. Odwołanie do planu zabezpieczenia zatwierdzonego przez właściwy organ jako załącznika do umowy i dokumentu wiążącego Agencję Ochrony.

Czas trwania umowy. Wskazanie czasu obowiązywania umowy (od daty zawarcia do zakończenia imprezy lub rozliczenia usług) i warunków odstąpienia w przypadku odwołania imprezy lub cofnięcia zezwolenia.

Umowę o zabezpieczenie imprezy masowej w Polsce należy wypełnić i zawrzeć z odpowiednim wyprzedzeniem — najlepiej na 3-4 miesiące przed imprezą, gdyż uzyskanie zezwolenia wymaga czasu.

Krok 1 — upewnij się, że impreza kwalifikuje jako impreza masowa. Sprawdź, czy planowana impreza spełnia progi z art. 3 Ustawy o BIM: więcej niż 300 uczestników w obiekcie lub 1000 na terenie otwartym. Jeżeli tak, konieczne jest uzyskanie zezwolenia i zapewnienie służby porządkowej.

Krok 2 — uzyskaj zezwolenie. Złóż wniosek do wójta/burmistrza/prezydenta miasta co najmniej 30 dni przed planowaną imprezą (14 dni dla imprez cyklicznych). Wniosek musi zawierać plan zabezpieczenia uzgodniony z Policją, Strażą Pożarną i Pogotowiem, co wymaga wcześniejszego zaangażowania agencji ochrony.

Krok 3 — zweryfikuj koncesję agencji ochrony. Sprawdź aktualność koncesji MSWiA agencji w Centralnym Rejestrze Działalności na Rzecz Bezpieczeństwa i Porządku Publicznego. Wpisz numer koncesji w danych agencji.

Krok 4 — opisz imprezę i zakres zabezpieczenia. Wpisz nazwę i rodzaj imprezy, dokładną lokalizację, datę i godziny imprezy oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia czynności zabezpieczenia przez agencję (zazwyczaj kilka godzin wcześniej i po imprezie).

Krok 5 — określ obsadę służby porządkowej. Wpisz liczbę pracowników służby porządkowej i informacyjnej wymaganą zgodnie z rozporządzeniem MSWiA. Wskaż, że pracownicy muszą być kwalifikowani i wpisani na listę Komendanta Głównego Policji oraz posiadać identyfikatory.

Krok 6 — ustal wynagrodzenie. Wpisz wynagrodzenie netto plus VAT 23%. Przy imprezach z dużą obsadą wynagrodzenie liczone jest często jako iloczyn stawki godzinowej i liczby pracownikogodzin lub jako kwota ryczałtowa za całość zabezpieczenia.

Krok 7 — określ odpowiedzialność. Wskaż, że Organizator odpowiada za uzyskanie zezwolenia i ubezpieczenia OC (art. 53 Ustawy o BIM), a Agencja Ochrony za należyte wykonanie zadań przez służbę porządkową.

Krok 8 — podpisz umowę. Wpisz miejscowość i datę. Dołącz plan zabezpieczenia jako załącznik. Pamiętaj, że umowę należy zawrzeć przed złożeniem wniosku o zezwolenie, gdyż agencja ochrony jest stroną planu zabezpieczenia.

Zabezpieczenie imprez masowych w Polsce podlega rygorystycznym wymogom wynikającym z Ustawy o BIM i powiązanych przepisów.

Definicja imprezy masowej i progi. Art. 3 Ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych definiuje imprezę masową jako imprezę artystyczno-rozrywkową lub sportową z liczbą uczestników powyżej 300 (w obiekcie) lub 1000 (na terenie otwartym). Mecze piłkarskie i imprezy podwyższonego ryzyka objęte są zaostrzającymi wymaganiami.

Zezwolenie organizatora (art. 24 Ustawy o BIM). Organizator musi uzyskać zezwolenie wójta/burmistrza/prezydenta miasta co najmniej 30 dni przed imprezą. Wniosek zawiera plan zabezpieczenia imprezy, uzgodniony z Policją, Państwową Strażą Pożarną i Pogotowiem Ratunkowym. Przeprowadzenie imprezy masowej bez wymaganego zezwolenia jest przestępstwem (art. 58 Ustawy o BIM).

Służba porządkowa i informacyjna (art. 20 Ustawy o BIM). Organizator zobowiązany jest zapewnić służbę porządkową i informacyjną złożoną z kwalifikowanych pracowników ochrony fizycznej lub osób z zaświadczeniem o ukończeniu szkolenia. Minimalne obsady określa rozporządzenie MSWiA do Ustawy o BIM. Pracownicy służby muszą być umundurowani i posiadać widoczne identyfikatory.

Kierownik do spraw bezpieczeństwa (art. 6 Ustawy o BIM). Organizator wyznacza kierownika do spraw bezpieczeństwa odpowiedzialnego za koordynację działań bezpieczeństwa, kontakty z Policją i innymi służbami. Kierownik musi spełniać wymagania kwalifikacyjne określone w przepisach wykonawczych.

Obowiązkowe ubezpieczenie OC (art. 53 Ustawy o BIM). Organizator imprezy masowej ma obowiązek zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone uczestnikom lub osobom trzecim w związku z imprezą masową. Minimalne sumy ubezpieczenia określa rozporządzenie Ministra Finansów.

Kodeks cywilny i Ustawa o Ochronie. Umowa z agencją ochrony jest umową o świadczenie usług (art. 750 KC). Agencja musi posiadać ważną koncesję MSWiA (art. 15 Ustawy o Ochronie). Agencja odpowiada za należyte wykonanie (art. 471 KC), kary umowne za zobowiązania niepieniężne (art. 483 KC).

Umowy o zabezpieczenie imprez masowych w Polsce bywają wadliwe z powodu następujących błędów.

Błąd 1 — brak lub zbyt późne uzyskanie zezwolenia. Organizatorzy próbujący złożyć wniosek o zezwolenie z mniej niż 30-dniowym wyprzedzeniem narażają się na odmowę lub utrudnienia w organizacji. Zalecenie: złóż wniosek o zezwolenie na co najmniej 60-90 dni przed imprezą i zaangażuj agencję ochrony na etapie przygotowania planu zabezpieczenia.

Błąd 2 — niewystarczająca obsada służby porządkowej. Zapewnienie zbyt małej liczby pracowników służby porządkowej względem wymagań rozporządzenia MSWiA naraża organizatora na cofnięcie zezwolenia lub odpowiedzialność za incydenty. Zalecenie: oblicz minimalną obsadę na podstawie spodziewanej maksymalnej liczby uczestników i wymogów rozporządzenia.

Błąd 3 — agencja bez ważnej koncesji MSWiA. Zawarcie umowy z agencją nieposiadającą ważnej koncesji MSWiA oznacza, że służba porządkowa nie spełnia wymogów Ustawy o BIM. Zalecenie: zweryfikuj aktualność koncesji przed podpisaniem umowy.

Błąd 4 — brak ubezpieczenia OC organizatora. Pominięcie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej (art. 53 Ustawy o BIM) naraża organizatora na odpowiedzialność osobistą za szkody uczestników. Zalecenie: zawrzyj polisę OC z sumą gwarancyjną adekwatną do skali imprezy.

Błąd 5 — brak planu zabezpieczenia jako załącznika. Brak pisemnego planu zabezpieczenia dołączonego do umowy utrudnia rozliczenie wykonania i może skutkować sporem o zakres usług. Zalecenie: plan zabezpieczenia uzgodniony z Policją dołącz jako wiążący załącznik do umowy.

Błąd 6 — niedookreślona odpowiedzialność za odwołanie imprezy. Brak klauzul o postępowaniu w razie cofnięcia zezwolenia lub odwołania imprezy rodzi spory o wynagrodzenie agencji. Zalecenie: wskaż zasady rozliczenia przy odwołaniu imprezy — jaką część wynagrodzenia zachowuje agencja, jeżeli impreza nie doszła do skutku z przyczyn leżących po stronie Organizatora.