Kreditnota

En kreditnota er et officielt regnskabsbilag, der udstedes af en sælger (leverandør) til en køber (kunde) og annullerer eller reducerer en allerede udstedt faktura. Dokumentet er en negativ faktura — det krediterer det fakturerede beløb (helt eller delvist) og genopretter dermed en korrekt regnskabsmæssig status for begge parter.

I dansk regnskabs- og momsret er kreditnotaen ikke blot god skik — den er i mange tilfælde lovpåkrævet. Momsbekendtgørelsen (BEK nr. 1253 af 31/08/2020) fastsætter, at en virksomhed, der har udstedt en faktura med angivet moms, og som efterfølgende nedsætter vederlaget, returnerer varer eller annullerer leverancen, skal udstede en kreditnota for at berigtige momsgrundlaget. Bogføringsloven (LBK nr. 1959 af 28/10/2021) kræver, at alle regnskabsbilag — herunder kreditnotaer — opbevares i mindst fem år.

Dansk moms (merværdiafgift) udgør 25 % af vederlaget ekskl. moms, jf. momsloven (LBK nr. 1021 af 26/09/2019). Er en faktura fejlagtigt udstedt med 25 % moms på en ydelse, der er momsfritaget (f.eks. visse undervisningsydelser, sundhedsydelser eller finansielle ydelser, jf. momslovens §§ 13-15), skal kreditnotaen rette dette og tilbageføre den fejlagtige moms.

Kreditnotaen adskiller sig fra en refusion (der er en pengeoverførsel) og fra et rabatbrev (der er en forudgående prisaftale). Kreditnotaen er et bilagsdokument — den registrerer en rettelse og udgør hjemlen for tilbagebetalingen.

Alle kreditnotaer skal nummereres i en fortløbende rækkefølge og indeholde de samme obligatoriske oplysninger som fakturaen (udsteder, CVR-nummer, dato, reference til original faktura). For erhvervsdrivende momspligtige virksomheder registreret hos Erhvervsstyrelsen er korrekt udstedelse af kreditnotaer en integreret del af den løbende momsindberetning til Skattestyrelsen.

Kreditnotaen er desuden central i det digitale regnskab. Virksomheder, der benytter regnskabssoftware som e-conomic (Visma), Billy eller Dinero, udsteder kreditnotaer digitalt og linker til den originale faktura. Skattestyrelsen (skat.dk) kan ved revision kraeve adgang til systemloggen. For EU-handel med omvendt betalingspligt (reverse charge, jf. momslovens § 46) udstedes kreditnotaen med nul procent moms og reference til reverse charge. Den udenlandske kundes momsregistreringsnummer verificeres via EUs VIES-system (ec.europa.eu). Kreditnotaskabelonen fra forms-legal.com kan downloades gratis. Kreditnotaen er tillige et vigtigt instrument i forbindelse med internationale transaktioner. I EU-handel med omvendt betalingspligt (reverse charge, momslovens § 46) skal kreditnotaen anfoere momsregistreringsnummer (VAT-nr.) for baade udsteder og modtager. EUs VIES-system (ec.europa.eu/taxation_customs/vies) giver mulighed for at verificere momsregistreringen. For eksport ud af EU (eksportmoms 0 %) skal kreditnotaen anfoere toldanmeldelsesnummeret som reference. Kreditnotaskabelonen fra forms-legal.com dAekker baade den nationale og den internationale kreditnotamodel og kan downloades gratis. Den juridiske karakter af kreditnotaen er ogsaa relevant for selskabsretten. I forbindelsen med kapitalforhojelser i ApS og A/S under Erhvervsstyrelsen kan en kreditnota dokumentere, at et tilgodehavende hos selskabet er nedsat, hvad der pavirker grundlaget for et apportindskud. Erhvervsstyrelsen kraever i saadanne tilfaelde dokumentation for fordringens aktuelle stoerrelse pr. tegningsdagen. En kreditnota udstedt inden tegningen dokumenterer den reducerede fordring.

En kreditnota er påkrævet eller stærkt anbefalet i Danmark i følgende situationer:

**Returnering af varer:** Kunden returnerer hele eller en del af en leverance inden for reklamationsfristen (to år for forbrugerkøb, jf. købelovens § 83). Sælger udsteder kreditnota for de returnerede varer, og momsen tilbageføres.

**Fejlfakturering:** Fakturaen indeholder fejl — forkert pris, forkert momssats, forkert mængde, forkert varebeskrivelese, forkert CVR-nummer m.v. Kreditnotaen annullerer den fejlagtige faktura, og en ny korrekt faktura udstedes.

**Aftalte rabatter og prisnedsættelser:** Parterne aftaler i efterfølgende forhandling en prisnedsættelse. Kreditnotaen reducerer det allerede fakturerede beløb i overensstemmelse med rabataftalen.

**Annullering af ordre/ydelse:** Leverancen gennemføres ikke (force majeure, annullering, ophævelse af kontrakt). Sælger krediterer hele fakturaen.

**Overopkrævet moms:** Sælger har fejlagtigt beregnet 25 % moms på en momsfritaget ydelse. Kreditnotaen retter momsgrundlaget og sikrer, at myndigheder og køber ikke dobbeltbeskattes.

**Delvise leverancer:** Fakturaen er udstedt for en fuld leverance, men kun en del er leveret. Kreditnotaen reducerer beløbet til den faktiske leverance.

Ved ophaevelse af kontrakt — f.eks. fordi leverandoeren er vaaesentligt forsinket, og kunden haever koebet jf. koebelovens misligholdelsesregler (LBK nr. 1853 af 24/09/2021) — udsteder leverandoeren en kreditnota for det allerede fakturerede beloeb. Ligeledes er kreditnotaen central ved reklamation fra forbrugere: Forbrugerklagenaevnet (Naevnenes Hus, naevneneshus.dk) kan kraeve, at virksomheden dokumenterer refusionen via en kreditnota. Kreditnotaen benyttes endvidere ved storordrerabatter: En storkunde aftaler med leverandoeren, at der ydes en rabaet paa 5 % paa aarsomsaetningen over et vist niveau. Kreditnotaen udstedes aarligt som en tilbagebetaling af den optjente rabaet. Dette er en skattemassig relevant transaktion — Skattestyrelsen kan kraeve, at rabataftalen foreligger skriftligt, og at kreditnotaerne afspejler det aftalte rabaetniveau. Forbrugerklagenaeevnet (Naevnenes Hus) behandler sager, hvor erhvervsdrivende naeegter at udstede kreditnota ved berettiget reklamation. Forbrugere kan indgive klage for et gebyr paa kr. 100. Kreditnotaen er tillige relevant ved omstruktureringer: Naar to virksomheder fusionerer og indbyrdes fakturaer skal annulleres, udsteder den ophoorende virksomhed kreditnotaer til den overlevende virksomhed for alle ubetalte fakturaer. Disse kreditnotaer indgaar i fusionsbalancen og paavirker kapitalstrukturen.

En juridisk korrekt kreditnota i Danmark skal som minimum indeholde følgende elementer, jf. momsbekendtgørelsens krav:

**1. Betegnelsen „KREDITNOTA»:** Dokumentet skal tydeligt markeres som en kreditnota — ikke blot som en faktura med negativt beløb.

**2. Fortløbende kreditnotanummer:** Kreditnotaer nummereres i en separat løbende rækkefølge (f.eks. KN-2026-001), jf. bogføringsloven.

**3. Udstedelsesdato:** Datoen for kreditnotaens udstedelse.

**4. Udstederens oplysninger:** Fulde firmanavn, adresse og CVR-nummer (Det Centrale Virksomhedsregister, Erhvervsstyrelsen, virk.dk). CVR-nummeret er obligatorisk for alle momspligtige virksomheder.

**5. Modtagerens oplysninger:** Kundens navn, adresse og CVR-nummer (ved erhvervskunder).

**6. Reference til original faktura:** Nummer og dato for den faktura, der krediteres. Denne reference er afgørende for korrekt bogføring og momsopgørelse.

**7. Årsag til kreditering:** Kort beskrivelse — returnering, fejlfakturering, rabat m.v.

**8. Beløbsoversigt:** - Krediteret beløb ekskl. moms (kr.) - Momssats (25 % ved standard, 0 % ved fritagne ydelser) - Momsbeløb (kr.) - Krediteret totalbeløb inkl. moms (kr.)

**9. Tilbagebetalingsoplysninger:** Bankoplysninger til refusion, frist og betalingsmetode — eller angivelse af, at kreditnotaen modregnes i kommende faktura.

**10. Underskrift:** Udstederens underskrift (eller digital signatur via MitID). Kreditnotaer fra forms-legal.com kan downloades gratis som PDF eller Word og tilpasses virksomhedens layout.

For virksomheder paalaegt at udstede e-fakturaer til det offentlige (stat, kommuner, regioner) gaelder, at kreditnotaer ligeledes skal afsendes digitalt via OIOUBL-formatet og Nemhandel-platformen (nemhandel.dk). Manglende overholdelse kan medfore bode og forsinket betaling fra det offentlige. Kreditnotaskabelonen fra forms-legal.com kan tilpasses virksomhedens logo og layout. For digitale virksomheder og e-handelplatforme er automatisk kreditnotaoprettelse i ERP-systemet (f.eks. SAP, Microsoft Dynamics, e-conomic) en forudsaetning for skalering. Kreditnotaen skal oprettes automatisk ved godkendt returvare, og momsopgoeerelsens saldokort skal opdateres i realtid. Dataformat: OIOUBL (offentlig sektor) eller UBL 2.1 (erhvervssektoren internationalt). Kreditnotanummerering: Det er en best practice at foere et separat kreditnotanummerregister. Mange regnskabssystemer nummererer automatisk, men ved manuel udstedelse boer serien vaere KN-AAAR-XXX for at adskille sig fra fakturaserien (F-AAAR-XXX). Klar adskillelse letter momsafstemningen og sikrer, at hverken revisoren eller Skattestyrelsen forveksler kreditnotaer med fakturaer under en revision.

Kreditnotaen udfyldes i disse trin:

**Trin 1 — Udstederens oplysninger:** Angiv virksomhedens navn, adresse og CVR-nummer præcist som i CVR-registret hos Erhvervsstyrelsen.

**Trin 2 — Kreditnotanummer og dato:** Tildel et fortløbende nummer. Vær konsistent i nummereringen (f.eks. KN-ÅÅÅÅ-XXX) for nem regnskabsmæssig opfølgning.

**Trin 3 — Reference til original faktura:** Skriv fakturanummeret og -datoen for den faktura, der krediteres. Vedhæft en kopi af origianlfakturaen.

**Trin 4 — Årsag:** Vælg den rette årsag og beskriv kortfattet. En præcis årsag beskytter mod tvister med kunden og dokumenterer momsgrundlaget over for Skattestyrelsen.

**Trin 5 — Beløbsoversigt:** Angiv de eksakte beløb inkl. og ekskl. moms. Dobbelttjek momsberegningen: 25 % af beløbet ekskl. moms = momsbeløbet.

**Trin 6 — Tilbagebetalingsmetode:** Er pengene overført som bankoverførsel, notér bankoplysningerne. Er kreditnotaen modregnet i en ny faktura, angiv dette og send begge dokumenter samlet til kunden.

**Trin 7 — Bogføring:** Bogfør kreditnotaen omgående — debet på omsætningskonto og kredit på debitorkonto (svarende til den originale faktura, blot omvendt). Angiv den nedsatte moms i den løbende momsindberetning til Skattestyrelsen.

Ved aarsovergange er det saerlig vigtigt at bogfoere kreditnotaen i det rigtige regnskabsaar. Er den originale faktura fra december 2025 og kreditnotaen udstedes i januar 2026, paavirkes begge aars momsopgoerelser. Konsulter virksomhedens revisor (statsautoriseret under FSR — danske revisorer) for korrekt periodisering og rapportering til Skattestyrelsen. Ved kreditering af en proformafaktura: En proformafaktura er ikke en rigtig faktura og er ikke momsbelaegt. Er en proformafaktura fejlagtigt behandlet som en reel faktura, udstedes en kreditnota for den momsbelagte del og en korrektion af regnskabsforingen. Praktisk tip til smaabedrifter: Har du ikke et regnskabsprogram, kan du udstede kreditnotaen i et simpelt regneark (Excel eller Google Sheets) og gemme det som PDF. Angiv altid: kreditnotanummer, dato, original fakturanummer, CVR-numre, beloeb inkl. og ekskl. moms, og aarsag. Kreditnotaskabelonen fra forms-legal.com kan downloades og udfyldes gratis. En korrekt udstedt og rettidigt sendt kreditnota er grundlaget for et godt forretningsforhold og sikrer korrekt momsafregning over for Skattestyrelsen i Danmark.

Er virksomheden registreret for moms hos Skattestyrelsen, skal kreditnotaen angives i momsindberetningen for den periode, hvori den udstedes. Bogforing sker omgaaende.

Kreditnotaen er undergivet følgende lovkrav i Danmark:

**Momsloven (LBK nr. 1021 af 26/09/2019) og Momsbekendtgørelsen (BEK nr. 1253 af 31/08/2020):** Kreditnotaen er påkrævet ved enhver nedsættelse af et allerede faktureret momspligtigt vederlag. Korrekt udstedelse er en forudsætning for momsfradragsret hos køber og korrekt momsafregning hos sælger. Manglende kreditnota ved returvarer kan medføre, at Skattestyrelsen anfægter fradraget.

**Bogføringsloven (LBK nr. 1959 af 28/10/2021):** Alle regnskabsbilag, herunder kreditnotaer, opbevares i mindst fem år fra regnskabsårets afslutning. Manglende opbevaring kan medføre strafansvar og bødepålæg.

**Købeloven (LBK nr. 1853 af 24/09/2021) §§ 72-87 (forbrugerkøb):** Den 2-årige reklamationsret medfører, at sælgere til forbrugere i visse tilfælde er forpligtede til at udstede kreditnotaer eller foretage refusioner ved mangelfulde varer — uanset selskabets interne returbetingelser.

**Selskabsloven (LBK nr. 1168 af 01/09/2023):** Ledelsen i ApS og A/S har ansvar for korrekt bogføring, herunder at kreditnotaer udstedes og registreres i overensstemmelse med regnskabsstandarderne.

**GDPR + Databeskyttelsesloven (LOV nr. 502 af 23/05/2018):** Kreditnotaer, der indeholder personoplysninger om forbrugere, er undergivet GDPR's regler om behandling og opbevaring.

Bogforingsloven (LBK nr. 1959 af 28/10/2021): Alle regnskabsbilag — herunder kreditnotaer — opbevares i mindst fem aar fra regnskabsaarets afslutning. Digital opbevaring accepteres, forudsat systemet kan gengive dokumentet i laeselig form. E-fakturaloven: Offentlige myndigheder kraever e-fakturaer og kreditnotaer i standardformat via Nemhandel-platformen. EU-momsforordning 2006/112/EF artikel 226: En kreditnota skal opfylde de samme formkrav som en faktura, inklusive leverandoerens og kundens momsregistreringsnummer, beskrivelseaf ydelsen, datoen og reference til den originale faktura. Manglende elementer kan medfore, at Skattestyrelsen afviser momsfradraget. Sammenfattende er kreditnotaen et lovpaalaegt og regnskabsmaessigt uundvaerligt bilag for alle momspligtige virksomheder i Danmark. En korrekt udformet og rettidigt udstedt kreditnota beskytter baade saelger og koeber og sikrer en korrekt momsafregning over for Skattestyrelsen. Brug skabelonen fra forms-legal.com og overhold bogforingslovens og momsbekendtgorelsens krav. Overhold altid de gaeldende lovkrav og konsulter Skattestyrelsen ved tvivl.

Hyppige fejl ved kreditnotaer i Danmark:

**1. Manglende reference til original faktura:** En kreditnota uden fakturanummer er regnskabsmæssigt ubrugelig og accepteres ikke af Skattestyrelsen som grundlag for momsberigtigelse.

**2. Forkert momsbehandling:** Kreditnotaen er udstedt med 25 % moms på en ydelse, der var momsfritaget (eller omvendt). Det skaber komplikationer i momsregnskabet og kan udløse efterbetaling.

**3. Kreditnota udstedt for sent:** Jo længere tid der går fra den originale faktura til kreditnotaen, jo mere kompliceret er bogføringen og momsberigtigelsen — navnlig ved årsovergange.

**4. Manglende nummerering:** Kreditnotaer, der ikke er nummereret løbende, er i strid med bogføringsloven og gør det vanskeligt at kontrollere, at alle kreditnotaer er korrekt registreret.

**5. Ikke kommunikeret til kunden:** Kreditnotaen er udstedt internt men ikke sendt til kunden. Kunden bogfører herefter en gæld, der faktisk er afskrevet — med tvister til følge.

Fejlangivet momsperiode er en alvorlig fejl: kreditnotaen angiver den forkerte momsperiode, og Skattestyrelsen accepterer ikke fradraget. Brug altid udstedelsesdatoen paa kreditnotaen som momsperiodesreference. Kreditnotaskabelonen fra forms-legal.com forebygger denne fejl ved klar datoguide. Kreditnota sendt til forkert modtager: En kreditnota rettet mod en afdeling af en stor virksomhed men adresseret til moderselskabets CVR-nr. — dette kan medfore, at modtagervirksomheden ikke kan bogfoere kreditnotaen korrekt. Verificer altid, at CVR-nummeret paa kreditnotaen er identisk med det CVR-nummer, der staar paa den originale faktura. Sidst men ikke mindst: Kreditnotaer, der udstedes uden at informere kundens kreditor (bankens factor), kan skabe problemer i factoring­ordninger. Er kundens tilgodehavende overdraget til et factoringselskab, og kreditnotaen nedssaetter tilgodehavendet, skal factoringselskabet informeres straks. Faktureringssystemet boer have en automatisk notifikation til factoren ved kreditnotaudstedelse. Husk at informere din boghoelker eller revisor (statsautoriseret under FSR) om kreditnotaen straks efter udstedelsen, saa momsopgoerelsen er korrekt ved naeste afregningsdato til Skattestyrelsen. Kreditnotaskabelonen fra forms-legal.com giver et solidt udgangspunkt.

Husk at kreditnotaen skal vaere klar og praecis. Brug kreditnotaskabelonen fra forms-legal.com som udgangspunkt og konsulter din revisor ved tvivl om momsbehandlingen.